淺議高校檔案利用信息反饋工作
——以河南廣播電視大學(xué)綜合檔案室為例

衛(wèi)恒

（河南廣播電視大學(xué) 黨政辦公室，河南 鄭州 450046）

淺議高校檔案利用信息反饋工作
——以河南廣播電視大學(xué)綜合檔案室為例

衛(wèi)恒

（河南廣播電視大學(xué) 黨政辦公室，河南 鄭州 450046）

以河南廣播電視大學(xué)綜合檔案室為例，分析高校檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，試圖探討完善高校檔案利用信息反饋工作的相關(guān)機制。

高校；檔案利用；信息反饋

一、高校檔案利用信息反饋現(xiàn)狀

新中國檔案學(xué)和檔案教育奠基人吳寶康先生提出的“以利用為綱”觀點認為，檔案利用即是推動檔案工作向前發(fā)展最有力、最為活躍的因素，更在檔案工作中起主導(dǎo)和支配作用。檔案利用信息反饋是指在檔案利用這一連續(xù)活動中，檔案工作者和檔案利用者將發(fā)現(xiàn)的問題和情況、提出的要求、意見、評價和效益等，以信息的方式反過來傳輸給檔案部門，檔案部門據(jù)此來調(diào)節(jié)檔案工作各環(huán)節(jié)，使其逐步趨于完善，在滿足利用者需求的過程中不斷提高檔案管理的水平。［1］高校檔案館（室）保存了學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等職能活動中直接形成的具有保存價值的各種載體形式的重要信息資源，真實地記錄著學(xué)校的歷史和發(fā)展，承擔(dān)著檔案利用服務(wù)工作。在滿足本校師生日常利用需要的同時，對日益增多的社會利用需求，如何實現(xiàn)更高效便捷的查詢利用，如何更科學(xué)地預(yù)測利用需求應(yīng)當(dāng)引起檔案工作者的關(guān)注，檔案利用信息反饋的收集和研究工作也亟須引起高校檔案館（室）高度的重視。

表1 2005-2015年檔案利用及信息反饋統(tǒng)計表

本文以河南電大綜合檔案室2005—2015年的檔案利用及信息反饋情況為例進行分析。

通過表1可以看出，河南電大綜合檔案室在2005—2015年的十余年間共接待利用者 1474次，提供利用檔案3654件。工作查考是利用檔案的一個主要方面，占利用總量的57%；學(xué)籍、學(xué)歷證明其次，占利用總量的28%；個人職稱、工資方面的利用需求較少，占利用總量的10%；其他利用目的占5%。在此期間檔案利用信息反饋情況不容樂觀，從檔案利用信息反饋統(tǒng)計表中可以看出，早期的檔案利用信息反饋基本處于“零”狀態(tài)，檔案室基本沒有開展此項工作，只是隔三差五地收集一些反饋信息。到2011年可以說是個轉(zhuǎn)折點，信息反饋工作稍有起色，并從這一年后呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢。

圖1 2005-2015年檔案利用目的統(tǒng)計圖

檔案利用工作是整個檔案工作中重要的一個環(huán)節(jié)，但也是比較薄弱的一個環(huán)節(jié)，如果把檔案工作比作一個系統(tǒng)（如圖2），那么檔案利用工作就可以作為整個檔案管理系統(tǒng)中具有反饋作用的子系統(tǒng)，忽視檔案利用信息反饋的現(xiàn)象不僅存在于河南電大檔案室，也是大部分高校檔案館（室）普遍存在的一個問題。［2］當(dāng)前高校檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀和問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

（一）缺乏高校檔案利用信息反饋的保障體系

圖2 檔案工作系統(tǒng)

首先，缺乏相應(yīng)的制度保障。已出臺的相關(guān)檔案法律規(guī)章鮮有提及檔案利用信息反饋要求，各高校檔案館（室）大都未將檔案利用信息反饋工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的崗位責(zé)任制、工作程序及有關(guān)的規(guī)章制度。在實際工作中，對檔案利用信息反饋的時間、內(nèi)容、程序、要求和方法等沒有統(tǒng)一明確的規(guī)范指導(dǎo)，如《河南廣播電視大學(xué)檔案查（借）閱及利用制度》《河南廣播電視大學(xué)綜合檔案室檔案工作人員崗位職責(zé)》中都沒有涉及檔案利用信息反饋的相關(guān)要求。其次是組織保障的不健全。各高校檔案館（室）多數(shù)沒有設(shè)立相應(yīng)的組織機構(gòu)來承擔(dān)該項工作，缺乏有效的監(jiān)督機制和管理規(guī)范，高校檔案工作者的流動性較大，大都不是專崗專職，檔案隊伍缺乏穩(wěn)定性，導(dǎo)致檔案工作銜接不順暢，無法保障檔案利用信息反饋工作的持續(xù)開展。最后是經(jīng)費保障的不足?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”。但在實際工作中大部分高校的檔案館，尤其是仍然處于檔案室階段的高校，其經(jīng)費支出都是由所屬處室統(tǒng)一安排協(xié)調(diào)，如此一來，在經(jīng)費保障方面勢必具有一定的局限性。

（二）高校檔案利用信息反饋缺乏多樣性和主動性

一方面檔案利用反饋信息的收集方式過于簡單，流于形式，一般都是采用“檔案利用情況登記表”或者是“檔案利用登記冊”等形式，主要登記姓名、單位、聯(lián)系方式，利用目的和效果等項，填寫隨意，尤其對利用目的和效果這些重要信息項往往只有寥寥數(shù)字，如“補辦畢業(yè)證”“學(xué)歷認證”“打官司用”等。高校檔案館（室）建立網(wǎng)站的情況不是很普及，即使已有網(wǎng)站的也僅僅停留在宣傳報道的建設(shè)層面，缺少互動性內(nèi)容，沒能充分利用檔案網(wǎng)站開展反饋信息的收集，如設(shè)置利用者意見箱、發(fā)放檔案利用信息反饋表、打電話或發(fā)信函督促利用者反饋信息等，仍處于一種坐等利用者上門反饋的被動狀態(tài)。

（三）高校檔案利用信息反饋意識薄弱、宣傳力度不夠

高校檔案館（室）一直以來大都以檔案管理職能部門自居，以服務(wù)本校檔案利用工作為主要任務(wù)，向檔案信息開發(fā)利用轉(zhuǎn)變的觀念薄弱，缺乏對社會提供檔案利用服務(wù)的意識。而對公眾來說，高校檔案館（室）更是長期以“尤抱琵琶半遮面”的封閉、半封閉姿態(tài)出現(xiàn)，檔案利用信息反饋工作本身在我國就起步較晚，不僅高校檔案館（室）自身缺乏足夠的認識，公眾對高校檔案利用信息反饋工作的狀況更是無從知曉。而高校檔案工作者仍未很好地完成從檔案管理職能工作的角色到檔案利用服務(wù)提供者的崗位轉(zhuǎn)變，沒有看清信息反饋工作的重要性，主動服務(wù)觀念淡薄，缺乏與檔案利用者的溝通。

二、完善高校檔案利用信息反饋機制

（一）建立健全保障體系

1．制度體系。國家層面來說，可以在《檔案法》及其實施辦法等相關(guān)法規(guī)中以具體條款的形式列出檔案利用信息反饋工作的要求，在宏觀上對檔案利用實踐進行指導(dǎo)和監(jiān)督，制定相關(guān)的配套管理機制和具有實踐操作性的指導(dǎo)規(guī)范，敦促地方各級檔案行政管理部門也盡快完善和細化地方法規(guī)。對各高校檔案館（室）來說，應(yīng)根據(jù)檔案利用的相關(guān)規(guī)定和本校工作實際，同時學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)院校的經(jīng)驗，將反饋信息收集的程序、方法等規(guī)定納入檔案開放利用的相關(guān)制度中，依規(guī)開展反饋信息的收集、處理等基礎(chǔ)性工作，力求檔案利用信息反饋工作常態(tài)化，切實提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量，進一步明確檔案工作者和利用者信息反饋的責(zé)任和義務(wù)。

2．組織體系。高校檔案館（室）應(yīng)當(dāng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組或組織機構(gòu)，專人專職負責(zé)反饋信息的收集、調(diào)查、分析以及處理，將這項工作納入日常工作職責(zé)范圍，定期或不定期地向利用服務(wù)部門提供真實可靠的反饋數(shù)據(jù)，科學(xué)預(yù)測公眾的利用需求，改善服務(wù)質(zhì)量。同時，保障檔案隊伍的穩(wěn)定，明確職責(zé)分工，保證檔案工作者在完成本職工作的基礎(chǔ)上進行信息收集、處理，將反饋工作落到實處。在崗位交接時明晰檔案人員的移交職責(zé)、履行完備的交接手續(xù)，確保檔案交接工作嚴格按照規(guī)定辦理，保證信息反饋工作銜接有序。

（二）拓寬檔案利用反饋信息內(nèi)容，創(chuàng)新信息反饋方式

檔案利用登記、統(tǒng)計及書信、電話、調(diào)查表等傳統(tǒng)的信息反饋方式都具有一定的局限性，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展和手機新媒體的興起、普及，為檔案利用信息反饋提供了更多更快捷的方式。

1．電子郵件。電子郵件是人們在工作、學(xué)習(xí)和生活中廣泛使用的一種交流方式，高校檔案館（室）可以將“檔案利用效果登記表”以電子郵件方式發(fā)送給利用者，快捷高效地與利用者進行溝通和交流。

2．博客反饋。建立檔案網(wǎng)站的高校檔案館（室）可以通過設(shè)置檔案利用博客社區(qū)，吸收各界意見，根據(jù)評論及留言，了解利用者的真實感受，科學(xué)預(yù)測利用需求。

3．網(wǎng)絡(luò)論壇。高校檔案館（室）可以在檔案網(wǎng)站上專門開設(shè) 《網(wǎng)上留言》《網(wǎng)上咨詢》《查檔利用反饋》等欄目，廣泛及時地收集利用者的意見和利用過程中遇到的問題，便于兩者之間的溝通交流，更好地體現(xiàn)檔案利用反饋效果。

4．手機媒體。手機作為新時代的通信工具已成為人們生活必不可缺的一部分。檔案部門可以將利用反饋信息以短信形式發(fā)送給利用者，同時，微信公眾平臺也為檔案利用信息反饋提供了便捷的渠道。

（三）樹立主動服務(wù)觀念，強化信息反饋意識

新形勢下，社會對高校檔案信息資源利用的需求不斷增加，需要高校檔案工作者積極自覺強化主動服務(wù)的意識，善于發(fā)現(xiàn)和了解利用需求，充分認識到提高自身素質(zhì)的緊迫感，實現(xiàn)由檔案管理員到檔案信息開發(fā)者的轉(zhuǎn)變。

一方面，高校檔案工作者應(yīng)進一步強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，同時關(guān)注專業(yè)學(xué)科的知識前沿，及時同步更新自身的專業(yè)知識體系，提升業(yè)務(wù)修養(yǎng)和綜合素質(zhì)。［3］在思想上提高對檔案利用信息反饋工作重要性的認識，在業(yè)務(wù)工作中充分熟悉館藏檔案資源，熟練掌握各種檢索工具，對各層次利用者針對不同的利用目的，創(chuàng)新利用服務(wù)渠道，向他們推薦適合的檔案查閱方法和手段，保證查全率和查準(zhǔn)率，實時了解利用者的需求及意見、建議，及時獲取利用反饋信息，提高利用服務(wù)質(zhì)量。另一方面，高校檔案館（室）急需進一步加大宣傳力度，不僅僅局限于傳統(tǒng)的宣傳手段，還可以充分利用移動網(wǎng)絡(luò)、手機新媒體等信息平臺，向本校和社會宣傳普及檔案利用的程序方法，讓公眾逐步了解檔案利用信息反饋工作，喚醒公眾檔案利用信息的意識，及時調(diào)整不適當(dāng)?shù)臋n案利用方法和工作環(huán)節(jié)，逐步取得利用者的配合，進一步樹立和提升高校檔案館（室）在公眾心目中的形象，更好地促使利用者主動向檔案館（室）反饋相關(guān)信息，架起高校檔案館（室）與利用者之間的橋梁，更好地適應(yīng)新形勢下檔案利用工作發(fā)展的要求。

［1］肖潤.檔案利用信息反饋的問題、原因和對策研究［J］.四川檔案，2011，（2）.

［2］李金峰，史江.檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀、問題與原因探析［J］.檔案學(xué)研究，2007，（2）.

［3］王建玲.淺談如何做好檔案利用信息反饋工作［J］.檔案管理，2009，（3）.

Abstrack：Taking Henan Radio&Television University comprehensive archives as an example，this paper analyze the current situation and open problems about the information feedback of Archives utilizationin Universities，and attempts to discuss theperfection of relevant mechanism of information feedback of Archives utilization in Universities.

A Brief Analysis on Information Feedback of Archives Utilization inUniversities——Take Henan Radio&TV University Comprehensive Archives as an Example

Wei Heng
（Henan Radio&TV University，ZhengZhou，Henan，450046）

universities；archives utilization；information feedback

G472.4

A

1671-2862（2017）02-0104-04

2016-12-07

衛(wèi)恒，女，河南信陽人，碩士研究生，河南廣播電視大學(xué)館員，研究方向：檔案利用、檔案信息化。