檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

李紅梅

摘 要：檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，更是每個(gè)單位的進(jìn)行文書處理以及相關(guān)資料保存等的基礎(chǔ)性工作。尤其是在經(jīng)濟(jì)全球化的當(dāng)今時(shí)代，作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要措施和手段，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化向縱深方向發(fā)展就具有極為重要的意義和價(jià)值。本文就在對(duì)當(dāng)前檔案管理工作所可能存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行分析并有針對(duì)性地提出相關(guān)的措施與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化、管理人員的專業(yè)化以及信息服務(wù)的高效化等四個(gè)方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類的實(shí)體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲(chǔ)，以求能夠發(fā)揮其最大的價(jià)值和作用。在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，各類信息的存儲(chǔ)顯得越來(lái)越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長(zhǎng)，各類行業(yè)、各個(gè)單位都將檔案的搜集、整理和存儲(chǔ)擺在更加重要的關(guān)鍵位置。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國(guó)各類檔案館以及市級(jí)以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)3億卷，并且這個(gè)數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲(chǔ)的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)與之匹配，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題與不足

近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲(chǔ)信息和資料的意識(shí)明顯增強(qiáng)以及現(xiàn)代化的設(shè)備和專業(yè)化人才的不斷投入，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)確實(shí)取得了許多驕人的成績(jī)。然而，細(xì)究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問(wèn)題和不足，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識(shí)相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強(qiáng)，但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們實(shí)際工作中對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)仍然不足，許多單位對(duì)檔案的整理和存儲(chǔ)也陷入一種程式化、機(jī)械化的模式當(dāng)中，只片面的注重實(shí)體資料的整理，相關(guān)的電子信息的存儲(chǔ)非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無(wú)法滿足日益高漲的存儲(chǔ)需求，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施也亟待更新，現(xiàn)代化的設(shè)施配備不足，多媒體的技術(shù)沒有得到最大程度的利用和最大價(jià)值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)。

2.檔案管理的專業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業(yè)、各個(gè)單位最為活躍和最能創(chuàng)造價(jià)值的資源，檔案管理工作自然也不會(huì)例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒有接受過(guò)這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專業(yè)化素質(zhì)以及相關(guān)的學(xué)科理論知識(shí)和素養(yǎng)已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對(duì)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足、落實(shí)不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓(xùn)，定期的學(xué)習(xí)和職業(yè)技能的提升更是無(wú)從談起，這也是導(dǎo)致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)對(duì)策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)，需要一整套的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細(xì)節(jié)抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價(jià)值不會(huì)有一絲一毫的受損，及時(shí)進(jìn)行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個(gè)方面入手：

1.嚴(yán)格細(xì)化公文制發(fā)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。所謂檔案，通俗來(lái)講就是各類公文資料的統(tǒng)稱。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴(yán)格細(xì)化公文執(zhí)法的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此在進(jìn)行公文的制作之前，要對(duì)紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定；其次，在不違背國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則的基礎(chǔ)上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標(biāo)題到內(nèi)容再到各項(xiàng)格式的正確無(wú)誤；最后，文體的選用、書寫的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無(wú)誤，這可以交由具體的相關(guān)簽發(fā)人員負(fù)責(zé)。

2.推動(dòng)文檔一體化建設(shè)。在實(shí)際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會(huì)提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個(gè)單位的文書整理、文件歸檔和存儲(chǔ)納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復(fù)環(huán)節(jié)，改變當(dāng)前各個(gè)部門就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，進(jìn)行各類檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e(cuò)誤歸檔、遺漏歸檔以及重復(fù)歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、精確化的實(shí)現(xiàn)。

3.杜絕重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔的現(xiàn)象歷來(lái)層出不窮，這也往往被視為是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來(lái)也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，筆者認(rèn)為在市級(jí)的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲(chǔ)的指導(dǎo)原則，這就需要我們做好以下幾個(gè)方面的工作：

首先，在對(duì)各個(gè)部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行檔案的搜集和整理時(shí)，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項(xiàng)工作的完成情況和實(shí)施細(xì)節(jié)，如此來(lái)保證相關(guān)文書資料的時(shí)效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過(guò)程中，要注意分門別類，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點(diǎn)和核心，降低相關(guān)資料的重復(fù)操作和整理，保證各項(xiàng)工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點(diǎn)的同時(shí)，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲(chǔ)完整性的同時(shí)，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點(diǎn)幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化歷來(lái)是我們不變的追求，在具體的操作過(guò)程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導(dǎo)原則和具體的操作方法，這其中無(wú)一不需要我們對(duì)文件資料進(jìn)行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點(diǎn)核心，唯有如此，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)生，2015.

[2]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].才智，2013.

[3]張磊.探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑龍江史志，2014.endprint