事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進措施

方磊

摘 要：隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國事業(yè)單位的市場化步伐也在不斷加快，如何更好地適應(yīng)市場發(fā)展需要是目前事業(yè)單位需要重點考慮的問題。為此，事業(yè)單位開始加強內(nèi)部管理，保證事業(yè)單位能夠在激烈的市場競爭環(huán)境中獲得更好的發(fā)展機會。通過分析事業(yè)單位檔案工作存在的問題，提出了一些有效的改進措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案工作；信息化程度；管理理念

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.062

1 事業(yè)單位檔案工作存在的問題

1.1 對檔案工作不重視

事業(yè)單位屬于特殊的單位，它的日常工作關(guān)系著國計民生，對人們生活有著非常重要的影響。事業(yè)單位的檔案工作對各種重要文件都進行了詳細的記錄，如果在檔案管理中存在失誤，就可能造成所需相關(guān)材料無法及時、有效地提供出來，從而影響了事業(yè)單位的經(jīng)營，對服務(wù)對象也會造成很大的影響。但是，檔案工作的好壞對事業(yè)單位的經(jīng)濟效益不產(chǎn)生直接影響，因此，目前事業(yè)單位的一些管理者以及工作人員對檔案工作缺乏足夠的重視，認為只要配備一個管理員，保證資料不丟失，就沒有必要加大資金投入去提升檔案工作效率。

1.2 檔案管理制度不健全

目前，大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度不健全，很多檔案管理制度只是簡單的幾條，大多數(shù)都是從網(wǎng)上直接下載的，與事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況缺乏一定的聯(lián)系，因此管理制度無法充分發(fā)揮其制度保障基礎(chǔ)作用，形同虛設(shè)。另外，大多數(shù)事業(yè)單位僅僅對檔案的保存工作進行了一些規(guī)范，對檔案管理的及時性、有效性，檔案的完整性與規(guī)范性都缺少具體規(guī)定，這也會影響檔案工作的順利開展，對事業(yè)單位檔案管理水平的提升造成了一定的影響。

1.3 檔案服務(wù)能力薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，檔案管理人員對其工作范圍不是非常了解，檔案管理員的服務(wù)能力較差，他們認為檔案管理就是把相關(guān)檔案存放入適當(dāng)?shù)奈恢?，保證檔案的完整性與安全性即可，并不考慮其他。同時，檔案管理中還存在著看門守攤、重藏輕用現(xiàn)象，甚至很多檔案都是堆積多年沒人管理，檔案的價值不能得到充分的發(fā)揮。另外，事業(yè)單位的檔案管理方法相對落后，一般情況下都是采用手動的方式進行檔案查詢，這使得檔案管理工作的效率非常低，檔案管理人員很難及時、準確地找到需要查找的檔案信息。這對于事業(yè)單位提升檔案利用率，充分發(fā)揮檔案工作的職能非常不利。

1.4 檔案工作信息化程度低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了我國經(jīng)濟生活的各個方面。事業(yè)單位在檔案工作開展的過程中如果能夠提升信息化程度，不僅可以幫助檔案管理人員提高工作效率，還可以幫助事業(yè)單位更加全面地應(yīng)用檔案中的各種信息，為事業(yè)單位更好地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。然而，目前我國事業(yè)單位檔案工作信息化程度非常低，檔案大多是以紙質(zhì)的形式被保存，事業(yè)單位內(nèi)部沒有電子檢索技術(shù)，這樣檔案查詢效率非常低。另外，缺少電子存檔，使得檔案工作無法通過網(wǎng)絡(luò)的形式尋找到需要的數(shù)據(jù)與資料。

2 不斷改進事業(yè)單位檔案工作的措施

2.1 提升對檔案工作的重視

為了提升內(nèi)部管理水平，事業(yè)單位一定要提高對檔案工作的重視。具體可從以下3方面入手做起：①管理人員應(yīng)該認真學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，清晰地認識事業(yè)單位檔案管理的重要性，保證檔案管理工作能夠符合國家的要求，讓檔案工作服務(wù)于事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展。②管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)檔案方面的知識，對檔案的重要性有一個清醒的認識。在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該積極宣傳檔案工作的重要性，提高檔案人員以及其他工作人員對檔案工作的認識，使其在日常的工作過程中更加積極地配合檔案工作的開展，保證檔案工作及時、有效地完成。③為了全面提升事業(yè)單位工作人員對檔案管理工作的重視，事業(yè)單位應(yīng)該建立與檔案管理相關(guān)的績效政策，對于積極參與檔案管理工作的人員給予適當(dāng)?shù)莫剟?，提升檔案管理人員工作的積極性，提升檔案工作效率與工作質(zhì)量。

2.2 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度對檔案工作有很好的規(guī)范作用，為進一步提升檔案管理的效率，事業(yè)單位應(yīng)該建立健全檔案管理制度。一方面，要針對檔案管理中的問題制訂嚴格的制度，保證檔案管理制度能夠與事業(yè)單位的實際情況保持必要的聯(lián)系；另一方面，要保證檔案管理制度的全面性，盡量對檔案立卷、保管、查閱等方面都進行一定的規(guī)范，防止由于制度漏洞讓一些人員有機可乘，損害事業(yè)單位的檔案，降低檔案管理水平。同時，還要對檔案建立時間以及保存期限進行明確的規(guī)定，對于特殊重要的檔案，應(yīng)該要求檔案人員重點關(guān)注，要求其保存期限超過10年，防止重要檔案在利用的時候由于保存不當(dāng)無法很好地幫助事業(yè)單位進行有效的經(jīng)營與管理。對于檔案管理工作人員，必須要求其查詢時間，不能無限期地等待管理人員查找相關(guān)的檔案。如果檔案管理人員沒有按照規(guī)定的期限找到需要的檔案，事業(yè)單位應(yīng)該對管理人員予以一定的懲處，提升檔案管理人員工作的積極性。

2.3 創(chuàng)新管理理念與方法

要想做好檔案管理工作，就必須要緊跟時代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理理念。針對目前事業(yè)單位檔案工作服務(wù)差的問題，事業(yè)單位應(yīng)該樹立明確的服務(wù)意識，檔案管理人員應(yīng)該明白，管理檔案的最終目的就是給需要的人員使用，檔案并不應(yīng)該一直處于靜止狀態(tài)，無法充分發(fā)揮其作用。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中應(yīng)遵循“便民、高效”的原則，創(chuàng)新檔案接收體制，實現(xiàn)檔案分類存放、信息查詢快捷的目標。

2.4 提升檔案管理的信息化水平

信息化水平高，能夠有效提升檔案管理的效率與執(zhí)行力，進一步擴大檔案的管理范圍，更加有利于檔案工作職能的充分發(fā)揮。因此，事業(yè)單位應(yīng)該提升當(dāng)前的信息化水平。加強信息化硬件投入，購買檔案管理軟件，實現(xiàn)電子索引，提升檔案管理效率。同時，加大對網(wǎng)絡(luò)信息的收集，把更多的檔案信息通過電子形式存儲于電子介質(zhì)之中，這樣既能節(jié)省空間，還能提高安全度。

3 結(jié)束語

隨著社會的進步，檔案管理工作也進入了一個全新的發(fā)展階段。事業(yè)單位要想充分發(fā)揮檔案的作用，就必須要與時俱進，利用先進的管理手段，不斷提升對檔案管理工作的效率。只有檔案管理工作得以有效開展，才能保證事業(yè)單位更有效地提升管理水平。

參考文獻

[1]牛彬楠.機關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2016（05）：82.

[2]王秀英.事業(yè)單位檔案工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015（03）：103.

〔編輯：劉曉芳〕