信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析

余毅

摘要：在信息社會的背景下，辦公室文書檔案管理工作是非常重要的一項工作，它涉及到辦公室的人事管理，并且對辦公室的人事管理起著非常重要的作用，本文從辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，針對完善辦公室文書管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：信息社會；文書檔案；管理工作

引言：

在信息化的社會中，辦公室文書管理工作面臨的挑戰(zhàn)會加大，要想讓辦公室文書管理工作能夠適應(yīng)不斷變遷的社會，應(yīng)該對其進行改革和創(chuàng)新，這對辦公室工作效率的提高和人事管理水平的提高均有所幫助。

一、辦公室文書檔案管理中存在的問題

在信息社會中，辦公室的文書檔案管理工作不是人們想象中的那樣輕松，這是因為辦公室的文書檔案管理并沒有充分利用好信息社會中種種便利的手段，即辦公室文書檔案管理與信息化社會發(fā)展存在嚴(yán)重脫節(jié)[1]。這種情況的出現(xiàn)，責(zé)任不能全推到辦公室工作能力不強上面，畢竟在快速發(fā)展的時代中，僅作為一個職能部門的辦公室在招聘和培養(yǎng)人才方面都需要一段時間，但是很多管理人員認(rèn)為辦公室內(nèi)部管理體系已經(jīng)很完整，不需要多做變動，這是不對的，也正是因為這種意識的存在，導(dǎo)致辦公室工作人員日常工作中循規(guī)蹈矩、按部就班、不懂創(chuàng)新，并且在工作中得過且過、漫不經(jīng)心，這導(dǎo)致了了辦公室工作氣氛的散漫，導(dǎo)致辦公室文書管理工作難以接受信息時代的新理論。

此外，在不斷進步的社會中，出現(xiàn)了不同種類的文書，這是之前所沒有的，這是一種新興的事物，因此對很多工作人員來說，有些不知所措、無從下手，這種情況會導(dǎo)致文書工作的工作難度增加，導(dǎo)致辦公室職能的發(fā)揮受限。

二、對辦公室文書管理工作進行改革與創(chuàng)新的建議

（一）對管理方式進行改革

從之前的文書檔案管理工作看，其中常常存在著檔案登記不清的情形，這對辦公室中的檔案安全和個人信息安全都造成了很大的威脅，并且不利于辦公室發(fā)揮職能，因此，在文書檔案管理方式上，應(yīng)該進行改革和創(chuàng)新[2]。

在工作中，應(yīng)該將責(zé)任落實到具體的人頭上。在辦公室接收一份檔案后，要知道這份檔案的流動經(jīng)手人員，對這份檔案的安全負(fù)責(zé)，在辦公室中也應(yīng)該建立分工體系，這樣能夠更好地實現(xiàn)職責(zé)明確，使得辦公室工作中減少不必要的麻煩，能夠讓辦公室的管理工作逐步走向規(guī)范化，使辦公室的職能得到最大限度的發(fā)揮。辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，能夠很大程度上解決辦公室中存在的問題，這也能提高辦公室人員的工作效率，這是未來辦公室發(fā)展的必由之路。

（二）創(chuàng)新保障工作

辦公室文書檔案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此在辦公室文書檔案管理過程中還要注重保障工作的進行，因此，應(yīng)該在條件允許的情況下，安裝值得信任地安保系統(tǒng)，對于這一系統(tǒng)的引進，并不是僅僅在形式上對保障方式進行創(chuàng)新，而是通過這一系統(tǒng)的引進能夠切實保障辦公室內(nèi)所有文書檔案的安全，辦公室文書檔案管理工作不是孤立存在的，它與企業(yè)中很多部門的運行存在著很大關(guān)系，也與辦公室職能的發(fā)揮有著很大的關(guān)系。

（三）建立檔案檢索系統(tǒng)

正如上文的所說，辦公室文書檔案管理工作的職能住了保障信息安全，同時也是為了方便信息的查找，因此建立文件檢索系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速查找，完善辦公室文書檔案管理工作。文件檢索系統(tǒng)可以根據(jù)文件的重要程度劃分為兩個層次，即普通程度和重要程度，其中普通檔案檢索系統(tǒng)中可以只錄入文檔名稱、建立時間、關(guān)鍵人姓名和經(jīng)手人姓名以及文檔存放地點等，在查找時，可以根據(jù)編號來找出對應(yīng)的柜門號實現(xiàn)快速查找，而對于重要檔案建立檢索系統(tǒng)，除了要記錄上述信息外，還要進行更加詳細的記錄，并對電子檔案和紙質(zhì)版分別進行備份，重要檔案除非特殊情況以及管理人員簽字批準(zhǔn)，不然不得外借，應(yīng)該保存在保險箱內(nèi)[3]。

（四）定期清理過期文檔

辦公室檔案中通常會存在一些時效短的過期文件，文件一旦過期就如同廢紙一張，不但浪費辦公室的資源空間有時還易于與其他重要文件混淆，因此應(yīng)該對其進行定期的清理，這可以很大程度上提高辦公室的工作效率，如果被清除的文檔是紙質(zhì)文檔，可以進行廢物再利用，如果是電子文檔，則可以直接從磁盤中清除。對于重要文檔來說，也存在失效的問題，并且對其進行無限期的保存，始終存在著潛在的風(fēng)險，因此，應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)審批后，協(xié)同單位相關(guān)管理人員，一同對紙質(zhì)版進行銷毀，對電子版及備份進行刪除[4]。

（五）加強對工作人員的培訓(xùn)

在信息社會下，發(fā)展速度越來越快，信息量不斷增大，并且這種趨勢越來越明顯，辦公室文書檔案管理工作是信息化社會的一個縮影，同樣存在著這種趨勢，這就對辦公室文書檔案管理人員提出了較高的要求，相關(guān)的人員應(yīng)該從自身技能出發(fā)，對照現(xiàn)代社會中所需的技能，在欠缺的地方加緊努力，單位也應(yīng)該對員工進行定期培訓(xùn)，做到哪方面短缺就在哪方面培訓(xùn)，這樣才能不斷適應(yīng)信息化社會的要求，擺脫辦公室文書檔案管理工作與信息化社會脫節(jié)的困擾。

結(jié)論：

在信息化發(fā)展非?？焖俚臅r代，辦公室文書檔案管理工作也應(yīng)該隨著社會進步而進步，而不是單純的進行檔案的分類或者是匯總。這使得辦公室文書檔案工作面臨很多挑戰(zhàn)，并且從現(xiàn)實情況中可以看出辦公室對于這種轉(zhuǎn)變還不能很好地適應(yīng)，但是這種環(huán)境下的辦公室應(yīng)該懷揣著挑戰(zhàn)的心態(tài)來積極主動的進行改革，而不能安于現(xiàn)狀。

參考文獻：

[1]欒春生.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國培訓(xùn)，2015，20（01）：209.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016，03（01）：57-58.

[3]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，01（07）：191+194.

[4]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，02（02）：108.endprint