建設檔案數字化信息的意義與作用

顧穎

摘 要：檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

關鍵詞：檔案；數字化；信息化；意義

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。檔案數字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

一、提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強檔案原件保護

1.檔案管理不再費時費力。

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網絡化。

具體表現(xiàn)為：數據只需一次錄入可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。各種報表可以自動打印：數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發(fā)文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。自動統(tǒng)計檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。

2.檢索查詢更為方便，傳統(tǒng)的檢索方式。

檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現(xiàn)即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。提供網上查詢手段：公司內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

3.檔案的查借閱工作更加可控。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案管理實現(xiàn)信自化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

四、對于職能部門的意義

1.有效的進行檔案的收集工作。

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

2.有效的為科研服務。

檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

3.有效的為決策服務。

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發(fā)的，是領導決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。

4.門職能變保管為服務。

檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優(yōu)質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。

5.方便二次利用、提高利用率。

一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設成功之后，檔案信息可以在內部網上共享，有控制地進行利用。

6.可以解決檔案損壞、丟失的問題。

完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。

總之，檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。