淺談企業(yè)采購內(nèi)控管理要點(diǎn)及控制策略

賴蘭燕

摘 要：采購業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，也是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該文在分析企業(yè)采購業(yè)務(wù)中存在的問題的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理要點(diǎn)進(jìn)行了闡述，認(rèn)為只有加強(qiáng)采購流程重點(diǎn)環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理，才能有效的提升企業(yè)采購業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率與管理水平。

關(guān)鍵詞：采購內(nèi)控 采購管理 企業(yè)內(nèi)控

中圖分類號(hào)：F123 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）05（a）-0125-02

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)開展的最前端，也是源頭所在，對(duì)于企業(yè)來說，尤其是制造型企業(yè)來說，采購成本往往占據(jù)總成本結(jié)構(gòu)中的較大比例，因此，采購環(huán)節(jié)歷來是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購流程雖然并不復(fù)雜，但每個(gè)環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身，從采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇到采購定價(jià)、采購方式、合同簽訂、驗(yàn)收及付款等，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，企業(yè)都將面臨巨大的資金風(fēng)險(xiǎn)與成本危機(jī)。基于此，在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中引入內(nèi)控管理理念，將嚴(yán)格的內(nèi)控管理制度運(yùn)用于采購業(yè)務(wù)的全過程，可以有效的優(yōu)化企業(yè)的采購流程、降低企業(yè)的采購成本及預(yù)防采購風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來說是至關(guān)重要的。該文將對(duì)企業(yè)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理要點(diǎn)進(jìn)行分析研究并對(duì)其控制策略進(jìn)行探討。

1 企業(yè)采購業(yè)務(wù)中存在的問題

企業(yè)采購業(yè)務(wù)主要是指企業(yè)在購買物資或是授受勞務(wù)過程中產(chǎn)生的一系列相關(guān)活動(dòng)。采購業(yè)務(wù)看似簡單，但其流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都蘊(yùn)藏著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)踐中有些企業(yè)雖也重視采購業(yè)務(wù)，但在管理上還會(huì)存在一些問題，這些問題主要包括：一是采購需求或是請(qǐng)購申請(qǐng)編制不合理；二是供應(yīng)商選擇不當(dāng)或是供應(yīng)商備案制度不完善；三是采購合同或是協(xié)議訂立不當(dāng)；四是采購定價(jià)不合理；五是付款流程不當(dāng)。這五個(gè)方面的問題是企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中較為常見的問題，也是企業(yè)采購流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

采購需求或是請(qǐng)購申請(qǐng)制度不合理，將會(huì)在很大程度上影響企業(yè)的采購計(jì)劃，并使企業(yè)的庫存量高企及資金被占用，進(jìn)而影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)主要表現(xiàn)為企業(yè)沒有建立完善的供應(yīng)商備案制度，沒有對(duì)供應(yīng)商的市場信用、資質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，使得企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)加大；采購定價(jià)不合理是指企業(yè)在沒有經(jīng)過詳細(xì)的市場調(diào)研的情況下，盲目的確定所采購物資的價(jià)格，使得企業(yè)的采購成本增加；采購合同簽訂不當(dāng)主要表現(xiàn)為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與法律意識(shí)不足，在簽訂合同時(shí)沒有認(rèn)真審核相關(guān)條款，致使在發(fā)生糾紛時(shí)企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益受到損害；付款流程不當(dāng)多表現(xiàn)為企業(yè)在沒有對(duì)所采購物資的質(zhì)量、完整性等進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)的情況下將貨款付出，這種付款流程不當(dāng)容易使企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步擴(kuò)大或增加，在物資采購發(fā)生問題時(shí)不能將風(fēng)險(xiǎn)控制在最小的范圍內(nèi)。

2 企業(yè)采購內(nèi)控管理要點(diǎn)

企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理要點(diǎn)與企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)基本一致，也是企業(yè)采購管理中容易出現(xiàn)問題的地方。加強(qiáng)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理，需要在采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)下工夫，要重新審視現(xiàn)有采購流程的合理性，要本著規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、高效采購的原則來進(jìn)行。具體來說，企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理的要點(diǎn)主要有幾下幾點(diǎn)。

2.1 完善采購申請(qǐng)制度并統(tǒng)籌采購計(jì)劃

采購需求與采購計(jì)劃是采購業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)部分，采購申請(qǐng)制度不完善，沒有采購計(jì)劃或是采購計(jì)劃不合理，都會(huì)為之后的采購環(huán)節(jié)造成影響，進(jìn)而影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，不是造成企業(yè)庫存高企、資金占用，就是造成物資供應(yīng)滯后，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。因此，采購內(nèi)控的要點(diǎn)之一就是要建立完善的采購申請(qǐng)制度并統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃。具體來說，一是企業(yè)生產(chǎn)各部門要結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際需求，準(zhǔn)確、及時(shí)的進(jìn)行采購需求申請(qǐng)；二是采購管理部門要結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際、物資庫存及采購情況，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，在滿足采購需求的前提下兼顧低成本策略及資金使用效率；三是采購管理部門要嚴(yán)格審核采購需求申請(qǐng)的準(zhǔn)確性、合理性，要賦予一定的審批權(quán)限；四是采購計(jì)劃的制定應(yīng)納入企業(yè)預(yù)算管理體系，以確保采購計(jì)劃的執(zhí)行得到有效的保障。

2.2 建立健全供應(yīng)商管理制度

供應(yīng)商的選擇是采購業(yè)務(wù)的核心管理要點(diǎn)之一，關(guān)系到采購物資的質(zhì)量、物資供應(yīng)的效率以及成本支出等諸多方面，供應(yīng)商若選擇不當(dāng)，不但對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重大的影響，而且會(huì)對(duì)企業(yè)的資金、成本等造成損失，容易出現(xiàn)舞弊行為。因此，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，建立健全供應(yīng)商管理制度，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估、調(diào)研、審查是企業(yè)采購內(nèi)控管理的要點(diǎn)。具體來說，一是要在供應(yīng)商的選擇上建立科學(xué)的評(píng)估與準(zhǔn)入機(jī)制，要對(duì)備選供應(yīng)商的各項(xiàng)資質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、企業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估審查，只有符合企業(yè)制定的相關(guān)指標(biāo)，才能與之建立合作關(guān)系；二是企業(yè)的物資采購應(yīng)通過招投標(biāo)的方式來進(jìn)行，只有進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商才能參與投標(biāo)，優(yōu)勝劣汰、公平競爭，一方面可以確保優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商成為企業(yè)的合作伙伴，一方面也可以有效避免采購業(yè)務(wù)中徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生；三是要建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商在采購業(yè)務(wù)過程中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括產(chǎn)品合格率、供應(yīng)效率、價(jià)格執(zhí)行率以及其他考核指標(biāo)，通過淘汰制來確保供應(yīng)商的優(yōu)質(zhì)。

2.3 建立科學(xué)的采購定價(jià)機(jī)制

采購價(jià)格是采購業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵部分，對(duì)企業(yè)的采購成本及資金使用具有較大的影響。 “高性價(jià)比”采購是企業(yè)采購部門孜孜不倦追求的永恒目標(biāo)，只有建立科學(xué)的采購定價(jià)機(jī)制，才能有效避免企業(yè)在采購過程中的不合理定價(jià)，才能確保企業(yè)的采購價(jià)格是具有“高性價(jià)比”的。具體來說，一是要選擇與企業(yè)實(shí)際情況相符合的科學(xué)合理的定價(jià)方法，采購定價(jià)的方法有很多，如長期協(xié)議定價(jià)法、招標(biāo)定價(jià)法、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等，但無論是哪一種方法，只有適合的才是最發(fā)孤，企業(yè)在選擇時(shí)要根據(jù)自身的實(shí)際情況來綜合考量，避免盲目定價(jià)；二是企業(yè)應(yīng)建立系統(tǒng)的采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，應(yīng)設(shè)立專人對(duì)企業(yè)所需采購的大宗物資進(jìn)行市場價(jià)格跟蹤分析，結(jié)合相關(guān)定價(jià)方法確定采購的最終執(zhí)行價(jià)格；三是采購定價(jià)部門之外應(yīng)設(shè)立監(jiān)督審查機(jī)構(gòu)，以確保采購定價(jià)的公平、公正及透明。

2.4 加強(qiáng)采購合同的管理與控制

采購合同或框架協(xié)議的訂立意味著企業(yè)與供應(yīng)商在物資采購價(jià)格、交易方式、付款方式等方面就權(quán)利與義務(wù)達(dá)成了一致，后期的實(shí)物交易需要以此為依據(jù)，具有法律效力。若采購合同訂立不當(dāng)或是條款不明確，則有可能在后續(xù)的交易中產(chǎn)生合同糾紛，企業(yè)的合法權(quán)益就有可能受到損失。因此，加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理與控制，是企業(yè)規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的重要方面。具體來說，一是在合同訂立前要確保供應(yīng)商的資質(zhì)及市場信譽(yù)良好，合同的范本要詳盡，要明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，對(duì)于違約責(zé)任尤其要明確；二是合同的訂立要本著自愿、公平的原則，雙方的談判基礎(chǔ)應(yīng)以雙贏為目標(biāo)，條款要細(xì)化，責(zé)任要明確，在簽署前要經(jīng)過法務(wù)的審查；三是在合同執(zhí)行過程中，要進(jìn)行有效的監(jiān)控，確保采購交易按合同規(guī)定執(zhí)行。

2.5 完善采購結(jié)算和付款流程，加強(qiáng)采購應(yīng)付賬款管理

采購結(jié)算與付款是采購業(yè)務(wù)的終端環(huán)節(jié)，也是重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)上，企業(yè)應(yīng)完善審核流程，只有在物資采購的實(shí)物交易與合同規(guī)定無誤后，才可以按合同約定的形式向供應(yīng)商支付貨款。付款流程及應(yīng)付賬款管理不當(dāng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理、資金管理以及企業(yè)信用等方面均有較大影響。具體的來說，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審查各項(xiàng)原始憑證的真實(shí)性、合法性和有效性，一旦發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決或拒結(jié)貨款；二是合理選擇付款方式，嚴(yán)格遵循合同條款約定；三是應(yīng)付賬款及預(yù)付賬款的賬務(wù)處理應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)往來款項(xiàng)余額，防止錯(cuò)付現(xiàn)象的發(fā)生。

3 結(jié)語

采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，其管理的成敗在一定程度上決定著企業(yè)的市場競爭能力。在采購業(yè)務(wù)上加強(qiáng)內(nèi)控管理，企業(yè)需要明確管理與控制的要點(diǎn)、重點(diǎn)與難點(diǎn)，只有在采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)部管理與控制，才能有效的提升采購業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率，確保采購流程的順暢，從而為企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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