《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

二、企業(yè)檔案工作管理職責

5.2.5企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定，企業(yè)對本企業(yè)的集體或個人在檔案工作方面做出突出成績的，應(yīng)當給予獎勵。給予獎勵的事跡，包括對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；對檔案學術(shù)和科技研究做出重要貢獻的；同違反檔案紀律、法規(guī)的行為做斗爭，表現(xiàn)突出的等。

對發(fā)生檔案違法行為，造成檔案損失的，企業(yè)對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予處分。

三、企業(yè)部門檔案工作職責

5.3.1企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。

企業(yè)文件材料是企業(yè)生產(chǎn)和管理、科學研究、建設(shè)項目等活動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強企業(yè)文件材料形成過程的管理，才能維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。因此，企業(yè)文件形成部門應(yīng)對文件的真實性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性、可用性負責。

5.3.2企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。

文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。為了保護并保存活動的證據(jù)，采用系統(tǒng)的方法對文件進行管理是必要的。文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)活動的信息源，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策及其后續(xù)活動提供支持，也可以確保為當前和未來提供利用。

5.3.3專兼職檔案人員應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時，凡是有不符合文件材料質(zhì)量要求的，應(yīng)督促文件形成者提交符合質(zhì)量要求的文件；在歸檔文件整理時，應(yīng)按照相關(guān)標準規(guī)范進行整理，確保案卷質(zhì)量符合檔案整理相關(guān)標準規(guī)范的要求。

5.3.4企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發(fā)〔2002〕5號文件要求。

文件管理職責應(yīng)由機構(gòu)內(nèi)所有員工分組，不僅包括文件管理人員，還包括相應(yīng)的信息專業(yè)人員、行政人員、業(yè)務(wù)部門負責人、系統(tǒng)管理員及形成文件的其他人員，此外還應(yīng)在崗位職責描述和同類說明中對其文件管理責任作出明確規(guī)定。

企業(yè)文件管理，首要是建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度。一是應(yīng)按業(yè)務(wù)需要和業(yè)務(wù)流程形成文件，充分地記錄其參與的業(yè)務(wù)活動；二是應(yīng)確保支持業(yè)務(wù)活動的信息系統(tǒng)和處理系統(tǒng)形成適宜的文件，作為業(yè)務(wù)活動支持的有機組成；三是建立平時立卷制度，確保文件妥善保管和充分利用；四是確保文件得到有效的維護、存儲和保管；五是確保文件只有經(jīng)過既定的批準程序才可進行處置。

其次是應(yīng)該明確參與文件形成與管理各類員工的權(quán)力和責任。一是企業(yè)職能部門及負責人制訂文件管理程序和標準要求。二是專業(yè)人員在工作過程中按照已經(jīng)確立的程序和標準形成并保管文件，確保各種記錄的原始性、真實性、系統(tǒng)性。

第三是加強文件形成過程的歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。