黨政機(jī)關(guān)檔案“6S”管理的探析與應(yīng)用

張曼

一、檔案管理與“6S管理”的高度契合性

檔案管理是黨政機(jī)關(guān)工作中的一項(xiàng)最基本的組成部分，包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等，是機(jī)關(guān)工作社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。做好檔案工作，不僅對(duì)促進(jìn)本單位工作具有積極的意義，更因其系統(tǒng)性、歸納性、歷史性對(duì)一個(gè)區(qū)域或一項(xiàng)工作具有深遠(yuǎn)的影響。

“6S管理法”起源于日本，被譽(yù)為現(xiàn)代企業(yè)管理的經(jīng)典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡(jiǎn)稱“6S”）?！?S”管理主要是為了提高效率、保證質(zhì)量，使工作環(huán)境整潔有序、預(yù)防為主、保證安全，本職上就是一種執(zhí)行力、強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性的工作文化，能為其他管理活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺(tái)。

現(xiàn)階段，檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，黨政機(jī)關(guān)引入現(xiàn)代工廠通行的“6S管理法”，傳統(tǒng)融入現(xiàn)代，二者辯證統(tǒng)一，具有高度契合性，注入新的理念，實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合，必將極大地促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

二、黨政機(jī)關(guān)檔案管理的意義及存在問題

黨政機(jī)關(guān)檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對(duì)于一個(gè)單位、一個(gè)區(qū)域或一項(xiàng)工作具有重要影響”，尤其是在當(dāng)前機(jī)關(guān)工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強(qiáng)的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化也愈發(fā)顯得重要。二是在于各類資源的信息儲(chǔ)備，通過對(duì)檔案的規(guī)范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供豐富、準(zhǔn)確、詳實(shí)的參考。三是通過檔案的科學(xué)性、規(guī)范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，能夠衡量出一個(gè)單位各項(xiàng)工作的管理水平，提升自身形象。但傳統(tǒng)意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。

（一）數(shù)量龐雜，分類不清。對(duì)于一個(gè)單位或一個(gè)系統(tǒng)而言，因其工作千枝萬節(jié)，檔案管理往往會(huì)形成海納百川之勢(shì)，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡(jiǎn)單劃分后裝箱存檔，會(huì)對(duì)今后的調(diào)閱、查詢?cè)斐删薮蟮呢?fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學(xué)化，如何更好地運(yùn)用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價(jià)值的實(shí)體檔案（如紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、錦旗等），是今后需要認(rèn)真考慮并加以解決的問題。

（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數(shù)單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡(jiǎn)單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對(duì)檔案形成嚴(yán)格成型的制度，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個(gè)單位造成工作被動(dòng)。

（三）人才不足、環(huán)境滯后。一方面，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要長(zhǎng)期工作才能做到對(duì)檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業(yè)的隊(duì)伍、專業(yè)的人才、固定的崗位、固定的場(chǎng)所，且人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，長(zhǎng)此以往便難以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和延續(xù)性。同時(shí)，基礎(chǔ)條件投入不足，且很少有單位會(huì)嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行，面積過小，環(huán)境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴(yán)重制約了檔案管理水平。

三、“6S管理法”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

（一）整理——有留有棄、騰出空間，營(yíng)造清爽氛圍。整理的過程實(shí)際上就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無保存價(jià)值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進(jìn)一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點(diǎn)和歸納所有現(xiàn)存的各類資料，除歸檔范圍之內(nèi)的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環(huán)境。

（二）整頓——科學(xué)布局、標(biāo)識(shí)管理，嚴(yán)格定位歸檔。首先要積極向上級(jí)大力爭(zhēng)取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執(zhí)行標(biāo)識(shí)化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點(diǎn)、定位、定冊(cè)、定柜后上架擺放和保管，同時(shí)按照“三級(jí)”原則，即：以上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實(shí)行信息化管理，收納文件隨時(shí)錄入電子化檢索系統(tǒng)。通過以上標(biāo)識(shí)化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃——清除垃圾、美化環(huán)境，務(wù)求干凈靚麗。無論是工作場(chǎng)所還是庫(kù)房專柜，干凈整潔的環(huán)境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實(shí)施整體大掃除，重點(diǎn)對(duì)檔案存放地點(diǎn)的各邊角和隱藏處進(jìn)行定點(diǎn)清理。二是制定清掃標(biāo)準(zhǔn)，作為長(zhǎng)期固定規(guī)范張貼在顯著位置。三要保障設(shè)備運(yùn)行。鑒于檔案管理工作隨機(jī)性強(qiáng)、工作量大等因素，每日要隨時(shí)查看計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、文件柜等設(shè)備是否正常運(yùn)行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數(shù)據(jù)遺失給檔案工作帶來的巨大損失。

（四）清潔——建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態(tài)。在嚴(yán)格落實(shí)整理、整頓、清掃的基礎(chǔ)上，制定嚴(yán)格的工作制度和程序標(biāo)準(zhǔn)，并一以貫之地執(zhí)行下去，使每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循、有序推進(jìn)。通過一系列規(guī)章制度的落實(shí)，讓標(biāo)識(shí)和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

（五）安全——高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關(guān)重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務(wù)求實(shí)現(xiàn)“三個(gè)零”目標(biāo)，即：登記錄入零差錯(cuò)、設(shè)備運(yùn)行零故障、物品安全零風(fēng)險(xiǎn)。作為檔案管理員，尤其要嚴(yán)格對(duì)照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，確保檔案保管場(chǎng)所達(dá)到耐久、耐火、抗震標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。

（六）素養(yǎng)——養(yǎng)成習(xí)慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細(xì)作業(yè)，也是系統(tǒng)工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面要堅(jiān)持習(xí)慣養(yǎng)成，強(qiáng)化精細(xì)意識(shí)和工作執(zhí)行力，并將過往形成的好習(xí)慣、好作風(fēng)、好制度落實(shí)好、傳承好，形成人人依規(guī)辦事、工作簡(jiǎn)潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結(jié)合工作崗位實(shí)際，重新梳理和細(xì)化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統(tǒng)計(jì)、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴(yán)格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。

四、結(jié)語

將“6S管理法”引入檔案管理，既符合時(shí)代要求，也便于工作開展，更是檔案管理的必然趨勢(shì)，同時(shí)也需要做大量艱苦而細(xì)致的工作，這為檔案工作者提出了更高的要求。只要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注入新的理念，以精益求精的工作態(tài)度提高業(yè)務(wù)水平，就一定能夠在檔案管理工作中開創(chuàng)出新的局面。

（作者單位：邯鄲市城鎮(zhèn)化辦公室）