打造與電網(wǎng)建設(shè)工程配套的精品檔案

高子靜

隨著電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展，各參建單位在人員緊、任務(wù)重的情況下，把主要精力都放在項(xiàng)目建設(shè)上，重工程輕檔案的情況普遍存在，導(dǎo)致工程檔案的諸多問題影響到工程項(xiàng)目的創(chuàng)優(yōu)、驗(yàn)收和運(yùn)行管理。完整的工程檔案對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)有著不可替代的作用，如何打造與電網(wǎng)建設(shè)工程配套的精品檔案呢？

一、建設(shè)項(xiàng)目的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作

建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。各參建單位領(lǐng)導(dǎo)在基建工作中，都要把檔案工作同時(shí)計(jì)劃、同時(shí)布置、同時(shí)檢查、同時(shí)考核。及時(shí)建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在項(xiàng)目建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)下，由監(jiān)理牽頭，成立由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等單位有關(guān)人員參加的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案協(xié)作組，從組織上保證建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的開展。

二、檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定

檔案人員要不斷提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)，積極主動(dòng)與有關(guān)部門人員聯(lián)系，了解項(xiàng)目建設(shè)的動(dòng)態(tài)，做好每一環(huán)節(jié)的歸檔工作。工程檔案是記錄工程項(xiàng)目開始、發(fā)展、結(jié)束的原始信息，是推動(dòng)工程建設(shè)業(yè)務(wù)流程發(fā)展的驅(qū)動(dòng)器。只有將工程文件、檔案的管理真正作為工程實(shí)體檢查評(píng)分并且設(shè)立重要考核指標(biāo)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的全過程控制和質(zhì)量控制，才能實(shí)現(xiàn)以工程檔案管理促進(jìn)項(xiàng)目管理，使工程檔案管理與工程項(xiàng)目管理同步進(jìn)行，互相支持，互相促進(jìn)。

三、制定符合項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案規(guī)章制度

明確各參建單位在項(xiàng)目檔案上的職責(zé)，是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的保證和協(xié)調(diào)檔案工作的依據(jù)。從建設(shè)項(xiàng)目開始，建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)、力度大的一整套建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)等方面做出明確規(guī)定，將文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等問題，提出具體要求。

四、健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用

依靠一線兼職檔案員，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各參建單位分工負(fù)責(zé)。網(wǎng)絡(luò)成員各司其職，使建設(shè)單位部門由單純地收集、整理檔案，變?yōu)樨?fù)責(zé)整個(gè)工程檔案的管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)。加強(qiáng)對(duì)工程檔案全過程的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，統(tǒng)一工程檔案標(biāo)準(zhǔn)和要求，定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

五、開展工程檔案管理的前期策劃和技術(shù)交底

在工程項(xiàng)目建設(shè)前期，應(yīng)制定檔案管理的總體目標(biāo)和整體戰(zhàn)略策劃，建立符合項(xiàng)目實(shí)際需求的檔案管理體系，明確各參建單位歸檔職責(zé)和過程文件、檔案的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求，并將具體責(zé)任落實(shí)到人。

1.前端控制

前端控制要求工程項(xiàng)目檔案管理人員在工程開始前就提前介入，并對(duì)文件的形成、整理、保管和利用全工程負(fù)責(zé)。只有在工程開工前對(duì)所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策劃，才能有效地加強(qiáng)對(duì)文件的前端控制。

2.過程控制

過程控制主要體現(xiàn)了全員參與的理念。要求在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段中全員參與。同時(shí)，要將工程檔案管理納入基建工程計(jì)劃及工程管理工作程序之中，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍之中，檔案人員要參與設(shè)備開箱、工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)活動(dòng)，做到工程檔案收集、整理工作與工程管理、工程進(jìn)度同步，把工程檔案的管理作為整個(gè)工程管理的一部分，而不是單獨(dú)地、孤立地檔案管理。

3.后端控制

后端控制即對(duì)文件轉(zhuǎn)化為檔案的階段里對(duì)檔案的控制。必須對(duì)這個(gè)階段的工程檔案的歸檔質(zhì)量和整理規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格控制，維護(hù)工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范和系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)以工程創(chuàng)流動(dòng)紅旗檢查、質(zhì)量監(jiān)督檢查、工程中間驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收檢查及達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)檢查等活動(dòng)為契機(jī)，對(duì)各參建單位檔案資料嚴(yán)格把關(guān)、抽查，對(duì)歸檔資料不規(guī)范、不齊全的參建單位，及時(shí)提出口頭或書面意見并敦促整改，最終達(dá)到形成檔案工作責(zé)任管理和檔案資料考核機(jī)制的目標(biāo)。

六、強(qiáng)化聲像檔案資料的管理

當(dāng)前，電網(wǎng)建設(shè)加快發(fā)展階段，抓好電網(wǎng)項(xiàng)目品牌建設(shè)工作、保持良好社會(huì)形象，對(duì)維護(hù)企業(yè)良好發(fā)展環(huán)境具有十分重要的意義。工程建設(shè)期間，各參建單位對(duì)工程建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重點(diǎn)施工環(huán)節(jié)和工程建成后情況等進(jìn)行全面拍攝，并積極宣傳和展示電網(wǎng)建設(shè)者“不畏艱難，建功立業(yè)，爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)”的精神風(fēng)貌。這些聲像檔案都應(yīng)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的收集和整理。

（作者單位：唐山供電公司）