淺議基層檔案室的檔案收集工作

崔學(xué)柳

檔案管理工作大致可分為檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案利用、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案銷毀等。檔案收集工作是檔案館（室）獲取檔案的一種方式，為檔案管理提供了實(shí)際的物質(zhì)載體，是一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)。本文就基層檔案室檔案收集工作中產(chǎn)生的常見問題，探究提升檔案收集水平的具體對策。

一、檔案收集工作的含義

本文中涉及的檔案收集工作包含兩方面：一是文件生成部門收集自我產(chǎn)生的材料，其中包含因離職、轉(zhuǎn)崗、請假等原因職工之間交接的材料；二是各基層檔案室按照規(guī)章制度收集分散在各部門、個人手中的檔案，也就是我們所說的各部門職工將機(jī)關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體文件移交到檔案室的過程。

二、檔案收集中存在的問題

本人從事檔案工作近五年，通過研究生進(jìn)修期間與全國各界檔案同仁的溝通交流，以及走訪同行業(yè)檔案室室藏情況，結(jié)合本人近年的工作實(shí)踐，總結(jié)出基層檔案室檔案收集過程中存在的幾個常見問題：

1.檔案的齊全性完整性低

檔案的齊全性指的是一件事、一個會議、議題、課題、項目、工程等形成的文件材料，從通知立項、實(shí)施到形成結(jié)論，每個環(huán)節(jié)形成的材料都齊全。檔案的完整性指的是一個單位各年度、各部門、各種載體形成的文件材料都完整不缺。雖然檔案會在資產(chǎn)清查、資產(chǎn)評估、上級審計、網(wǎng)絡(luò)制作、優(yōu)秀評報、職稱評定、職工考核、工資審批、養(yǎng)老參保、車輛年檢、招標(biāo)投標(biāo)等方面發(fā)揮作用，但由于無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，基層單位領(lǐng)導(dǎo)及職工普遍存在檔案重視度低的現(xiàn)象，在跟檔案界同仁的交流中，了解到基層檔案室存在或?qū)h材料理解為領(lǐng)導(dǎo)講話，或?qū)⒒ú牧侠斫鉃榭⒐げ牧希驅(qū)⑽臅牧侠斫鉃榧t頭文件的現(xiàn)象，檔案收集范圍不齊全不完整，檔案長時間未進(jìn)行科學(xué)保管，會導(dǎo)致遺失，進(jìn)而會影響到將來利用。若基建檔案材料缺失，則直接影響將來的維修改造；若人事檔案材料缺失，則直接影響職工的晉升、參保或離退；若會計檔案材料缺失，則嚴(yán)重影響后續(xù)的查證、審計。

以本人所在單位初次移交的2010-2014年度工作會議材料統(tǒng)計為例（圖1），國家檔案局令第8號規(guī)定，會議文件材料為按照會議流程形成的文件，包含請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、紀(jì)要。我院在2010年初次移交的工作會議材料齊全率為80%，2011年為90%；在利用檔案過程中有一定影響，院黨政領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案齊全完整的重要性后，經(jīng)過商討研究于2012年建立了檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，2012年-2014年會議材料移交齊全率達(dá)到了100%，還原了歷史原貌。

2.檔案的準(zhǔn)確性規(guī)范性差

檔案的準(zhǔn)確性指的是文件材料是事實(shí)的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致，有關(guān)簽署手續(xù)完備。檔案的規(guī)范性指的是文件的形成及處理等過程都依據(jù)一定的條例準(zhǔn)則形成。在相關(guān)單位的走訪調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，文件修改涂抹的痕跡，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)可靠性；文件紙張的材質(zhì)不一，大小不齊，直接影響到檔案保管的持久性和整齊性。文件的規(guī)范性，直接影響了檔案應(yīng)有的憑證、依據(jù)和參考作用。

以本人所在單位初次移交檔案室的院發(fā)文件統(tǒng)計為例（圖2），從2010-2014年的文件規(guī)范率可以看出在逐年提升，在2012年達(dá)到了穩(wěn)定的100%，這與2012年以后，我院建立了檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，加強(qiáng)了每年對專兼職檔案人員培訓(xùn)，實(shí)施各種激勵機(jī)制分不開。

3.檔案收集時間滯后

在這里的收集時間指的是基層檔案室專職人員收集分散在各部門、個人手中檔案的時間，也就是各部門、個人向檔案室移交檔案的時間。按照相關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)文書及業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在次年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并履行移交手續(xù)；會計檔案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情況，會計檔案在原部門不超過三年；基建檔案要求在項目驗收后三個月內(nèi)移交。

在與眾多檔案界同仁的溝通中發(fā)現(xiàn)，基層檔案室收集到文件的時間，滯后情況嚴(yán)重，經(jīng)檔案人員多次催促仍然無果的現(xiàn)象也有發(fā)生，諸如多年未收集到某一類應(yīng)保存的文件，諸如多年后收集到早應(yīng)存檔的文件。檔案收集時間滯后嚴(yán)重影響了各部門的檔案利用，檔案收集時間滯后的另一個連鎖反應(yīng)就是檔案殘缺或者丟失，無法達(dá)到齊全完整，也無法保證準(zhǔn)確性，最后陷入了收集時間滯后，文件殘缺準(zhǔn)確性低的惡性循環(huán)。

三、提升檔案收集水平的對策

1.建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系

在基層單位建立一套自上而下行之有效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系有利于提升檔案收集水平。2012年，我院建立了以黨委書記為核心，以檔案室主任為領(lǐng)導(dǎo)，以專兼職檔案員為抓手，圍繞檔案工作管理條例運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)管理體系。一方面實(shí)現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一監(jiān)督，為檔案收集工作提供了組織保證；另一方面明確了各部門的檔案兼職管理人員，將檔案的管理工作落實(shí)到具體個人，便于統(tǒng)一指導(dǎo)培訓(xùn)，為檔案收集工作提供了人員保證。自2012年起，我院檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性都有了大幅提高。

2.增強(qiáng)檔案人員榮譽(yù)感

檔案人員分為專兼職兩種，增強(qiáng)專兼職檔案人員的榮譽(yù)感，培養(yǎng)其強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，激發(fā)其自身發(fā)展動力，有利于提高檔案收集水平。多措并舉提升專兼職檔案人員的存在感，使之意識到“檔案很重要，我很重要”，意識到自己所在崗位是單位各職能部門運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，意識到提高所在崗位檔案收集的“質(zhì)”與“量”，不僅直接影響到檔案形成部門的工作狀態(tài)，更加影響到整個單位的對外形象。

為了增強(qiáng)檔案人員的榮譽(yù)感，尤其是增強(qiáng)兼職檔案人員的榮譽(yù)感，我院每年組織專兼職檔案人員學(xué)習(xí)交流會，并設(shè)立了表彰激勵機(jī)制和薪酬激勵機(jī)制。這些措施不僅有利于兼職檔案人員做好本部門檔案收集工作，規(guī)范文件材料的形成與積累，而且有利于按時高質(zhì)地向檔案室移交黨群、行政、財會、科研、基建、聲像、死亡等檔案。

3.做好文件形成前端控制

前端控制即事前干預(yù)。將檔案收集工作納入部門目標(biāo)管理，在文件形成前，舉辦檔案管理培訓(xùn)班，深入淺出的講解各文件在用紙、用印、行文格式、文件處理等方面的形成標(biāo)準(zhǔn)，講解各項目立項、審批、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、驗收、審計等環(huán)節(jié)的流程規(guī)范；在文件形成的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時的進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)；在文件形成后，認(rèn)真檢查文件的內(nèi)容、書寫格式、紙張等，若發(fā)現(xiàn)不符合國家標(biāo)準(zhǔn)，則要求及時修正。

我院于2016年引進(jìn)了辦公自動化系統(tǒng)，在系統(tǒng)開發(fā)之初，按照各項業(yè)務(wù)管理規(guī)定，分設(shè)了各類工作模板，規(guī)范了文件處理流程，此外該系統(tǒng)提供了職工交流平臺，利于職工間在各個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的溝通與督導(dǎo)，保證了文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，從源頭提升了檔案的收集水平。

4.把握文件收集最佳時機(jī)

把握好文件收集的最佳時機(jī)，是提升檔案收集水平的重要手段。根據(jù)本人近幾年的檔案管理經(jīng)驗，認(rèn)為主要把握以下五個關(guān)鍵點(diǎn)：一是在每一項活動（如年度工作會議、盛大慶典）結(jié)束后，因為活動剛剛結(jié)束，活動的前期準(zhǔn)備、中期實(shí)施、后期的總結(jié)材料都是在手邊；二是在遇到職工離職、轉(zhuǎn)崗、休產(chǎn)假、病假等類似情況時，各部門兼職檔案員要及時的收集紙質(zhì)檔案和電子檔案；三是本單位的發(fā)文，檔案室爭取隨時收集；四是對于一些零散文件可以在次年年初收集；五是對于歷時較長的跨年度項目如有關(guān)基建工程的文件，可以分階段收集。

5.創(chuàng)新文件積累方法

文件積累一般采用文件登記法，即對收發(fā)的各類文件材料進(jìn)行規(guī)范化記錄，將序號、文號、題名、頁數(shù)、份數(shù)、日期等填寫完善，然后準(zhǔn)備若干整理袋，按照年度、類別進(jìn)行規(guī)范化保存。在總結(jié)以往檔案收集中出現(xiàn)的各種問題基礎(chǔ)上，本人建議建立臨時卷夾和實(shí)行兩套制。具體方法如下：

建立臨時卷夾，年初制定歸檔類目條款，將平時形成的文件材料，按類目條款分別“對號入座”存放在臨時卷夾中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交檔案室，同時遇到臨時性、變動性、突發(fā)性等工作的文件材料不易散失。

實(shí)行兩套制，對于本單位重要文件，例如在黨政部門制發(fā)的文件，可以保存兩套移交檔案室，檔案人員可以將一套按照立檔規(guī)則進(jìn)行文件級整理，一套按發(fā)文流水字號收集，裝訂成年度發(fā)文匯編。我院于2016年實(shí)行了兩套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在檔案編研上也有了一定積累。

總之，檔案收集工作，是一切檔案管理工作的前提，檔案收集水平的高低，直接關(guān)系到檔案的利用效果。面對當(dāng)前基層檔案室檔案收集工作中的常見問題，我們要不斷探索，不斷創(chuàng)新，尋找解決對策，做好檔案收集工作。

（作者單位：河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院）