泰興市某醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查

朱霞美

泰興市人民醫(yī)院器械科，江蘇泰興 225400

泰興市某醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查

朱霞美

泰興市人民醫(yī)院器械科，江蘇泰興 225400

目的摸清泰興市某醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀，找出工作薄弱環(huán)節(jié)，為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作星級建設(shè)提供理論支持。方法隨機(jī)選取該院562名職工，自行設(shè)計(jì)問卷調(diào)查表，經(jīng)過預(yù)調(diào)查對調(diào)查表進(jìn)行修正后，由經(jīng)過統(tǒng)一培訓(xùn)的調(diào)查員開展面對面問卷調(diào)查，數(shù)據(jù)錄入SPSS 17.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件，做有關(guān)統(tǒng)計(jì)學(xué)分析。結(jié)果醫(yī)院檔案管理工作負(fù)荷大，480名被調(diào)查的職工中，對檔案工作不滿意者超過1/3；醫(yī)院臨床醫(yī)生在檔案的利用上高于后勤管理人員，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。檔案管理信息化水平滯后，總體檔案開發(fā)利用水平低。結(jié)論該醫(yī)院檔案管理工作壓力大，人力資源配置不足，檔案的開發(fā)利用率低，應(yīng)采取有效措施，提高檔案管理人員的配置，采取信息化管理手段，以提高檔案開發(fā)利用效率和管理水平。

檔案；工作現(xiàn)狀；統(tǒng)計(jì)學(xué)；醫(yī)院；管理學(xué)

醫(yī)院檔案工作好壞事關(guān)單位星級水平創(chuàng)建，也和醫(yī)院提升管理服務(wù)水平、更好地解決人民群眾看病難看病貴問題息息相關(guān)。為了解該院檔案管理工作現(xiàn)狀，找出工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，采取針對性措施解決問題，更好地促進(jìn)醫(yī)院星級水平建設(shè)有效實(shí)施，筆者于2016年11—12月，對醫(yī)院562名職工開展了醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查，現(xiàn)將結(jié)果報(bào)道如下。

1 對象與方法

1.1 研究對象

某醫(yī)院全體職工，合計(jì)總?cè)藬?shù)1 716名，其中臨床醫(yī)生490名，檔案管理9名，其他1 217名。

1.2 研究方法

采取分層隨機(jī)抽樣方法，從1 716名職工中抽取480名職工，采用專家設(shè)計(jì)的檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查問卷，由經(jīng)過統(tǒng)一培訓(xùn)的調(diào)查員，開展面對面問卷調(diào)查。開始調(diào)查前，開展預(yù)調(diào)查，以修正調(diào)查表，并對調(diào)查表回收、數(shù)據(jù)核對、錄入作出具體要求，盡量消除統(tǒng)計(jì)誤差。

1.3 研究內(nèi)容

主要包括檔案室的硬件設(shè)施、人員配備、信息化建設(shè)、職工對檔案管理工作的滿意度、檔案管理工作中存在的問題和不足、檔案信息資料的開發(fā)利用情況，以及檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和水平、提高檔案管理水平的合理化建議等內(nèi)容。

1.4 統(tǒng)計(jì)方法

全部數(shù)據(jù)先行錄入EpiData軟件，對數(shù)據(jù)做有效剔除后，導(dǎo)入SPSS17.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件，做有關(guān)統(tǒng)計(jì)分析。其中，計(jì)數(shù)資料用[n（%）]表示頻數(shù)分布，資料的比較采用χ2檢驗(yàn)，檢驗(yàn)水準(zhǔn)α取值0.05。P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 基本情況

該醫(yī)院有專門的檔案室，檔案室容量基本適應(yīng)檔案數(shù)量，各類檔案資料分門別類擺放有序。配有計(jì)算機(jī)12臺，掃描儀2臺，打印機(jī)5臺，攝像機(jī)3臺，復(fù)印機(jī)2臺。各項(xiàng)管理制度基本齊全，針對不同種類的檔案資料制定了不同的保管措施方法和制度。現(xiàn)有職工總?cè)藬?shù)為1 716名，其中臨床醫(yī)生562名，占32.8%；檔案管理人員9名，占0.5%，后勤管理人員（含護(hù)理、技工、行政管理、后勤等）1 217名，占70.9%。檔案管理人員9名中，從學(xué)歷上看，其中本科6名，?？?名。從職稱上看，高級職稱2名，中級職稱5名，初級職稱2名。按照分層隨機(jī)的抽樣方法，在臨床與后勤管理人員中抽取480名職工，臨床醫(yī)生按照科室，共抽取216名。后勤管理人員按照部門分工不同，隨機(jī)抽取264名。

2.2 職工對檔案管理工作的滿意情況

本次共調(diào)查480名在職職工，其中對該醫(yī)院檔案管理工作非常滿意的僅為65名，占13.5%；基本滿意的247名，占51.4%；不滿意者高達(dá)168名，占35.0%。具體調(diào)查的結(jié)果詳見表1。

經(jīng)構(gòu)成比χ2檢驗(yàn)，臨床醫(yī)生與后勤管理人員對檔案管理工作的滿意情況差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，表明臨床醫(yī)生對檔案管理工作的滿意度明顯低于后勤管理人員（P＜0.01），與葛秋蓉的調(diào)查結(jié)果基本一致[1]。

2.3 檔案信息化建設(shè)情況調(diào)查

隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，檔案管理信息化的步伐不斷加快，而檔案管理星級創(chuàng)建中，信息化管理是重要考察內(nèi)容。該次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人員配備9名實(shí)施檔案信息化管理，其中3名對資料掃描、上載、傳輸?shù)葮I(yè)務(wù)不熟，尚未建立信息化查詢系統(tǒng)，大部分檔案信息還是以實(shí)物的形式存在，檔案資料的編碼整理錄入也有待完善。

2.4 檔案開發(fā)利用率調(diào)查

建立檔案管理的目的，是為了將其信息價(jià)值轉(zhuǎn)化為知識創(chuàng)造力和推進(jìn)醫(yī)學(xué)進(jìn)步的要素，更好地服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。該次調(diào)查的480名中，醫(yī)學(xué)檔案信息的發(fā)掘再利用率普遍較低，超過一半的人一年內(nèi)幾乎不查檔案資料，臨床醫(yī)生檔案利用率明顯高于后勤人員，具體調(diào)查結(jié)果見表2。

表1 泰興市某醫(yī)院檔案管理工作滿意情況

表2 泰興市某醫(yī)院檔案信息開發(fā)利用率情況

從表2可見，醫(yī)院職工對檔案的利用率不高，偶爾使用者，即使用1~3次/月者占總調(diào)查人數(shù)的31.7%；經(jīng)常使用者，即超過3次/月者僅占9.6%；而幾乎不用者達(dá)到58.8%。經(jīng)構(gòu)成比χ2檢驗(yàn)，臨床醫(yī)生與后勤管理人員對檔案利用的頻次差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，表明臨床醫(yī)生對檔案信息的查詢利用率明顯高于后勤管理人員（P＜0.01）。

2.5 檔案管理工作存在的問題調(diào)查

充分挖掘利用檔案的價(jià)值，是我們開展檔案建設(shè)工作的主要目的之一，而這一功能在很大程度上被醫(yī)院決策層忽視了。在醫(yī)院，檔案建設(shè)的目的往往圍繞醫(yī)院升級為目標(biāo)，按照醫(yī)院分級的不同，來配套設(shè)施檔案的軟硬件建設(shè)，而忽視了檔案價(jià)值的開發(fā)利用便捷性、有效性、實(shí)用性方面展開。通過對480名工作人員進(jìn)行的檔案管理工作存在的問題調(diào)查發(fā)現(xiàn)，排在前3位的原因依次為檔案人員配備不足（75.0%）、檔案資料收集不全（73.3%）、信息化程度不夠（60.4%），其次，分別為檔案儲存條件差（58.3%）、管理手段老套（52.6%）分別排在第4、第5位。其中臨床醫(yī)生和管理人員在檔案資料收集方面的應(yīng)答差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。見表3。

表3 泰興市某醫(yī)院檔案管理工作存在的問題調(diào)查結(jié)果

該院安排檔案管理人員僅為9名，只占全院職工的0.5%，且大多為兼職員工，面對龐大的醫(yī)療信息資料，人手顯然不夠。再者，醫(yī)院檔案資料產(chǎn)生于不同的科室，如果每天資料歸檔，則工作量顯然是巨大的；如果1周或者1月1整理歸檔，則很容易造成檔案信息的遺失，要么就是工作擠壓導(dǎo)致的分類混亂，也影響了檔案資料的管理質(zhì)量；還有就是，信息化的應(yīng)用雖然帶來了檔案管理質(zhì)量的飛躍式提升，但相關(guān)的信息化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)跟不上，也會制約檔案信息資料的應(yīng)用。

3 討論及建議

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

高水平的人才隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理工作的首要前提。該調(diào)查中，醫(yī)院檔案管理人員只有9名，與繁重的檔案管理工作任務(wù)是不相匹配的，這也是導(dǎo)致該院職工對檔案管理工作不滿意的人員超過1/3的直接原因。從職工的態(tài)度調(diào)查中，檔案管理人員隊(duì)伍缺乏排在第1位，也證實(shí)了這一點(diǎn)。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，將編制向檔案管理工作傾斜，引進(jìn)高層次人才，尤其是計(jì)算機(jī)方面的人才。因?yàn)槟壳靶畔⒒夹g(shù)在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，需要懂軟件技術(shù)、懂編碼技術(shù)的計(jì)算機(jī)人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。還有就是加強(qiáng)在崗人員的再培訓(xùn)，畢竟眼下是新知識日新月異的年代，每個(gè)人都要加強(qiáng)新知識、新經(jīng)驗(yàn)、新方法的學(xué)習(xí)。同時(shí)，注重檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)的塑造，工作作風(fēng)的引領(lǐng)，尤其是培養(yǎng)敢于打破條條框框和管理模式的創(chuàng)新型人才，力爭在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，在檔案的價(jià)值挖掘上領(lǐng)先一步[2-3]。

3.2 強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)把檔案資料收集關(guān)

一個(gè)人的責(zé)任心強(qiáng)不強(qiáng)，工作做的細(xì)不細(xì)，直接影響工作質(zhì)量和效率，對于檔案管理工作也是如此。檔案資料的質(zhì)量高低和完善性是影響檔案再利用的重要因素。該調(diào)查顯示，480名被調(diào)查者中，73.3%的人認(rèn)為檔案資料收集不全，說明該院在檔案人力資源配備不足的前提下，開展好這項(xiàng)工作難度極大。樹立責(zé)任意識，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案資料收集工作。檔案資料的收集難體現(xiàn)在資料過于分散、數(shù)量逐年增加、管理制度沒落實(shí)等方面[4]。解決這些問題：①要制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案資料歸檔制度并嚴(yán)格落實(shí)，將檔案資料收集工作納入年度工作考核指標(biāo)內(nèi)容，與獎(jiǎng)金福利掛鉤，以行政手段來倒逼工作效率的提高；②改變過去那種靠人工送檔案資料的土辦法，多采取網(wǎng)絡(luò)傳輸手段，減少跑路和勞頓；③在檔案資料的整理上規(guī)范化。檔案資料的科學(xué)化管理，對于保全檔案資料也至關(guān)重要。比如對于紙質(zhì)檔案，從分類—組卷—裝訂—存儲，分類要嚴(yán)謹(jǐn)，防止資料歸類亂；組卷要規(guī)范，防止時(shí)間跨度不一；裝訂要及時(shí)，防止二次整理；存儲要合理，防止使用時(shí)找不到。

3.3 把握時(shí)代潮流，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)今世界日新月異，歸結(jié)于計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用。各行各業(yè)都離不開計(jì)算機(jī)，檔案管理工作也一樣如此[5-6]。雖然大多數(shù)的醫(yī)院也將檔案工作信息化擺上議事日程，作為年度工作大事來抓，但檔案管理工作的信息化絕對不是買幾臺電腦、裝幾個(gè)軟件那么簡單。有研究指出，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的方式演變?yōu)闄n案實(shí)體和檔案信息分離，也就是說數(shù)字化檔案已成為趨勢[6]。在此情形下，原先的建立在手工操作的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、聲像等實(shí)物管理方式必須全面改革。這就要求檔案管理人員花費(fèi)大量的精力將這些實(shí)物信息轉(zhuǎn)化為電子信息，繁重的編碼和歸類，掃描和復(fù)制等。這也需要檔案管理人員必須精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識和軟件數(shù)據(jù)庫的使用知識。該調(diào)查中，該醫(yī)院9名管理人員中，有3名對計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)不熟，對資料掃描、上載、傳輸?shù)葮I(yè)務(wù)不精通，且醫(yī)院尚未建立信息化查詢系統(tǒng)，檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)還比較艱巨。

3.4 明確兩個(gè)意識，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化

醫(yī)院檔案科學(xué)化建設(shè)的本質(zhì)目的是推進(jìn)檔案信息利用的效率化、最大化[7-8]。該調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該院職工中接近六成的人從來不用檔案，造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)。因此，建議醫(yī)院檔案工作決策層在完善檔案室軟硬件建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識和全體職工檔案使用的效率意識。檔案管理人員要恪盡職守，堅(jiān)守工作崗位，耐得住寂寞，把服務(wù)搞上去，把敬業(yè)精神拿出來，優(yōu)雅的借閱環(huán)境、擺放整齊的資料、方便檢索的計(jì)算機(jī)，讓所有來檔案室查閱信息的人體會到獲取知識的快樂。同時(shí)，要體現(xiàn)檔案使用的效率意識。要讓職工查閱方便、下載快捷，檔案管理的科學(xué)化也至關(guān)重要。要及時(shí)歸檔、合理分類、隨時(shí)更新，讓職工能方便快捷地找到自己想要的信息，同時(shí)強(qiáng)化職工及時(shí)歸還檔案資料的好習(xí)慣，這也是促進(jìn)檔案利用的重要方面。

[1]葛秋蓉.泰州市某醫(yī)院檔案管理工作滿意度調(diào)查[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015（9）:174-177.

[2]朱霞惠，何敏.科學(xué)挖掘衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的利用價(jià)值[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2010（5）.

[3]朱霞惠.提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平的幾點(diǎn)做法[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2010,17(3):121.

[4]劉梅.對醫(yī)院檔案管理以及相關(guān)制度的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016（12）:107-109.

[5]閆成聚.新時(shí)期檔案信息化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017,20（5）:175-177.

[6]趙敦雷.淺析醫(yī)院信息化與醫(yī)院管理現(xiàn)代化[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017,20（5）:199-200.

[7]鄭瑞康.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017,20（2）:143-144.

[8]楊興梅.開發(fā)利用聲像檔案服務(wù)地方病宣傳工作[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016（35）:168-169.

R47

A

1672-5654（2017）05（b）-0176-03

2017-02-17）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.14.176

朱霞美（1970-），女，江蘇泰興人，本科，助理館員，主要從事醫(yī)院檔案管理。