淺析油田基建檔案管理

許晶

摘要：基建檔案是工程項目的真實反映，基建檔案管理工作是一項傳承歷史、記錄現(xiàn)實、服務未來的工作，只有做好基建檔案工作，才能真正發(fā)揮檔案為油田建設發(fā)展及生產建設提供服務的作用。

關鍵詞：油田；基建檔案；檔案管理；完善管理

加強油田基建檔案管理，促進油田基建檔案系統(tǒng)建設，這是油田企業(yè)進行企業(yè)基建項目管理改革和優(yōu)化的必經(jīng)之路，也是最有效的手段之一。基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用，整個過程中直接匯集和形成的。必須進行整理立卷的，具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料。是單位檔案的組成部分之一。它反映了建設項目管理工作的真實過程。為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證。

西北油田內部涉及基建資料包括很多內容和項目，比如在油田建設開工前基建項目的立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、工程竣工驗收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。西北油田基本建設工程項目檔案歸檔類型主要分為幾下幾大類：綜合性文件；可行性研究；設計基礎；設計文件；工程管理文件；施工資料；電氣、儀表安裝施工文件；生產技術準備、試生產資料等。

一、油田基建檔案的形成

在油田項目建設工程中，基建檔案是由建設單位，上級審批單位，勘察、設計、施工、監(jiān)理單位在申報、審批、建設、施工、竣工、驗收過程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。

二、基建檔案管理體會

（一）造成基建檔案缺失的原因

1.項目管理人檔案意識不強，學習宣傳力度不夠。由于基建工程和檔案管理的專業(yè)性存在一定差異，工程技術人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序、缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

2.基建檔案工作涉及眾多部門，傳統(tǒng)的管理機制已不適用現(xiàn)代企業(yè)管理模式，加之工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案案卷質量不一，格式和內容不相同，給檔案部門增加了一定的難度。

3.隨著社會信息化進程的加快，現(xiàn)代信息技術快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢，也在影響著油田的檔案管理，現(xiàn)基建工程檔案歸檔標準已不能滿足工作要求。

4.歸檔不及時，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，造成了基建檔案歸檔滯后，加工程完工后需三個月后移交于檔案部門，有些單位往往都放置年底或第二年才交于檔案部門，最終影響了對檔案資料的提供利用工作，尤其是重大工程項目管理前期技術文件資料處在分散、損壞，丟失等情況下，不能及時補缺，嚴重影響了檔案的統(tǒng)計與管理，制約了單位建設和檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

5.資料整理不規(guī)范，基建工程項目歸檔后就形成了檔案，必須按照檔案管理的標準進行歸檔。而有些施工單位沒有設置專門的技術檔案兼職人員，造成建設文件材料紙張規(guī)格大小不一，文件書寫材料不同，圖表式樣未用藍圖剪裁等等，使檔案案卷質量不符合國家標準。

（二）如何加強油田基建檔案管理

1.完善基建檔案管理機制。嚴格按照基建檔案管理程序，標準進行檔案管理和保管利用工作。為加強本公司油田基建項目檔案管理工作，確保油田運行項目的完整，準確，系統(tǒng)和安全，結合分公司實際情況，制定了《西北油田分公司建設項目檔案驗收辦法》，尤其對重點工程項目的歸檔做了更細致的檔案歸檔說明。體現(xiàn)了事中控制不如事前控制的理念，為基建檔案收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時，保管安全打下堅實基礎。

2.將基建檔案管理工作納入項目管理過程。如果基建建設項目成立之時，也就是基建文件的收集、整理之始，明確需移交的基建檔案材料套數(shù)，歸檔時間和案卷質量要求等事項，不提交齊全完整的基建檔案不予開具合格證，則直接影響預付款。從而促進施工單位配合資料的歸檔，使基建工程檔案的質量有了保證。

3.加強油田基建檔案的收集工作，按照基建檔案收集范圍、歸檔質量、歸檔時間等要求，將所編制的基建檔案管理標準和細則分發(fā)到相關部門和施工單位，不定期的進行基建檔案的咨詢和指導，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責任。由施工單位整理組卷后交建設社單位審核，要充分發(fā)揮工程技術人員的作用，嚴格履行文件質量審核程序，填寫檔案移交清單雙方簽字確認后，方可向檔案部門移交，并按照檔案整理細則標準將基建文件材料進行歸檔。

總之，增強檔案意識，樹立科學理念。正確認識基建檔案重要性是提高油田基建工程管理和油田檔案管理水平的關鍵和

保證。