建筑設(shè)計單位檔案管理方法及創(chuàng)新

王莉莉

（哈爾濱市市政工程設(shè)計院）

摘 要：設(shè)計工作是建筑行業(yè)的基礎(chǔ)步驟，同時是工程建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。在設(shè)計過程中通常會涉及到大量的圖紙報告等文件，這些基本檔案信息資源，是建筑領(lǐng)域信息傳遞、科學(xué)研究以及圖文參考的重要依據(jù)。在信息網(wǎng)絡(luò)化的時代，檔案管理作為信息收集、貯存和開發(fā)利用的一種管理方式，面臨著巨大挑戰(zhàn)。本研究通過分析建筑設(shè)計檔案管理現(xiàn)狀及特點，加入管理學(xué)知識，對檔案管理方法進行創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理方法提高檔案信息利用率，加快材料變更以及使資源得到更大范圍共享。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計；檔案管理；創(chuàng)新方法

前言

建筑工程在設(shè)計工作中經(jīng)常會涉及圖紙資料、設(shè)計文件變更以及計算書等復(fù)雜的檔案文件。這些文件常以項目為單位，每個項目包含資料又較為復(fù)雜，需有一套較為完整且適合的整理方法對檔案進行歸類。檔案管理即將零散的、原始的檔案文件規(guī)范化、條理化、系統(tǒng)化，從而達到資源共享的目的。檔案管理的高速運行可提高工作效率，提高信息利用率，加快企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。因此應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對原有檔案管理方法進行創(chuàng)新，建立切實可靠的檔案管理系統(tǒng)具有重要意義。

1 建筑設(shè)計單位檔案管理方法現(xiàn)狀

檔案管理單位通過對檔案史料的開發(fā)利用，促使建筑事業(yè)健康發(fā)展。但現(xiàn)在檔案管理仍處于以基本原始圖紙、資料為基礎(chǔ)，而計算機處于輔助記錄作用，這種管理方法不利于信息資源共享。此外，大多數(shù)建筑單位的工作人員在開展工作時獲取新資源、新信息、新技術(shù)的意識淡薄，處于被動服務(wù)狀態(tài)，導(dǎo)致利息利用率低，工作進展緩慢。因此利用現(xiàn)代化技術(shù)，對檔案管理方法進行創(chuàng)新，同時對員工進行技術(shù)培訓(xùn)，增強管理能力，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使資源得到共享，對于建筑設(shè)計行業(yè)至關(guān)重要。

2 建筑設(shè)計單位傳統(tǒng)方法存在的問題

2.1 歸檔內(nèi)用繁雜，意識薄弱

由于建設(shè)工程的特殊性，其建設(shè)周期大多超過一年，且涉及企業(yè)及主管部門較多，因此所涉及的文檔較為繁雜，導(dǎo)致檔案資料的整理及歸檔過程也較為復(fù)雜。設(shè)計工作人員因常以設(shè)計圖紙及相關(guān)文件為工作核心，且工作量繁重，導(dǎo)致大多設(shè)計人員沒有過多精力對文檔進行整理和歸檔，這使得檔案管理工作與其他工作脫節(jié)，極大影響了工作效率和質(zhì)量。

2.2 檔案材料變更快，管理制度不完善

建筑工程涉及大量信息和數(shù)據(jù)，在設(shè)計、施工和質(zhì)量上都存在一定風險。建筑項目在實施過程中經(jīng)常需要修改，隨之許多數(shù)據(jù)、信息也都要隨之改變，這增加了檔案管理的難度及成本。在工程實施時，有時甚至出現(xiàn)工程項目資金不足或政府政策調(diào)整等情況，從而導(dǎo)致項目停工。此時，設(shè)計單位需及時對相關(guān)資料進行收集和補充。設(shè)計單位設(shè)計工作量較大，從建設(shè)項目設(shè)計階段，到施工階段，再到竣工階段所涉及的圖紙及技術(shù)說明，構(gòu)成了完整的建設(shè)項目文件。但在實際檔案管理過程中，由于工作量繁重，工作人員技術(shù)缺乏，對檔案管理重視度不夠，導(dǎo)致檔案分類粗糙，歸檔系統(tǒng)性差，這在一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性。目前許多設(shè)計單位在檔案管理上仍處于紙質(zhì)管理層面，這種管理方式不利于資源了循環(huán)利用及共享，且紙質(zhì)數(shù)據(jù)易丟失、易破壞，存儲不便，尋找相關(guān)數(shù)據(jù)繁瑣，大大降低工作效率及信息資源利用率，破壞了文件的有效性及實用性。

2.3 落后的管理技術(shù)

建筑設(shè)計單位所涉及的檔案和資料十分的多，是建筑過程中都需要這些資料進行設(shè)計、實施和檢查，因此，這些資料需要不斷的被相關(guān)專業(yè)人員來查閱，這種頻繁的被查閱和使用，不僅對檔案資料有一定程度的損壞，而且對于檔案管理人員來說也比較繁雜，導(dǎo)致管理人員的工作效率十分的低。同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)版建筑圖紙或者一些其他的檔案資料在存放時也容易損壞或者丟失，不利于建筑信息的保存和利用，建筑企業(yè)對于檔案管理的輕視也不利于建筑檔案管理的優(yōu)化發(fā)展。這些落后的管理制度導(dǎo)致建筑設(shè)計相關(guān)單位的檔案沒有得到合理的利用，并且建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑工程項目不斷的增加，產(chǎn)生的文本、圖紙資料等越來越多，為了適應(yīng)快速發(fā)展的需求，對這些檔案進行科學(xué)的整理和收集就需要完善檔案管理技術(shù)，高效的儲存和管理這些檔案就需要先進的管理技術(shù)。

3 建筑設(shè)計單位檔案管理方法創(chuàng)新

3.1 優(yōu)化檔案管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是對文件資料進行歸類管理，但是隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑設(shè)計的相關(guān)檔案管理的工作量加大，需要在傳統(tǒng)的管理方法上進行創(chuàng)新，并且檔案管理也要滿足社會發(fā)展的需求，人性化、信息化、服務(wù)化的理念為檔案管理提出更高的要求，因此必須對檔案管理進行優(yōu)化、創(chuàng)新，以適應(yīng)需求。為了提高檔案管理的工作效率，需要對檔案管理制度進行進一步的完善，運用科學(xué)的檔案管理方法對各個任務(wù)進行分工，條理清晰的劃分各個職責，以保證檔案管理工作的順利、高效的完成，使檔案管理人員做到權(quán)責分明，保證管理人員的工作效率。對于建筑設(shè)計單位相關(guān)的項目文件要進行合理有序的進行分類，保證使用人員能夠快速的檢索到所需要的信息，這就需要檔案管理人員對保管檔案的計算機軟件以及硬件不斷的完善，制定嚴格的檔案管理制度并且嚴格執(zhí)行，對相關(guān)的軟硬件設(shè)施也要進行定期的檢查和完善，避免出現(xiàn)因計算機故障而丟失信息的現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 科學(xué)運用現(xiàn)代化技術(shù)

計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了很大的方便，現(xiàn)代社會是一個信息社會，用計算機來承載信息、傳遞信息十分的方便，因此合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)可以提高建筑設(shè)計單位相關(guān)檔案的信息化、共享化、自動化管理。利用先進的計算機技術(shù)就需要引進相關(guān)的計算機人才來促進檔案的管理，可以建立相應(yīng)的檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)平臺以方便對檔案的管理和檢索，同時對于一些傳統(tǒng)的文書檔案還可以掃描成電子版，以供電子查閱，同時還降低了對紙質(zhì)版文件的磨損，對于一些重要的有價值的資料，檔案管理人員可以將其收集整理上傳到檔案管理平臺上，以供相關(guān)專業(yè)的人員進行查詢和借鑒，還可以利用計算機設(shè)計電子簽名來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工簽名，方便了信息的傳遞?？傊?，計算機的發(fā)展使建筑設(shè)計單位的檔案管理更加的便利、現(xiàn)代化。

3.3 提高管理人員的工作能力

信息化發(fā)展的社會對檔案管理人員提出了更高的要求，在新的檔案管理模式下，檔案管理人員的管理能力需要不斷的提高。檔案的管理是為了更好的服務(wù)于使用者，促進建筑設(shè)計行業(yè)的信息交流，因此，需要管理人員對建筑相關(guān)的信息進行充分的收集、整理，形成系統(tǒng)、全面的知識庫。檔案管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，提高管理技術(shù)和能力，結(jié)合相關(guān)的科學(xué)知識和管理方法，不斷的學(xué)習(xí)和完善自己的工作能力，充分利用現(xiàn)代化的信息共享平臺對檔案進行管理。同時，檔案管理人員還要女里提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理工作屬于服務(wù)型工作，管理人員不僅要提高自己對檔案分類、管理的工作能力還要提高自己的服務(wù)水平，盡可能的為相關(guān)使用人員提供快捷方便的建筑檔案查詢服務(wù)。

結(jié)束語

建筑設(shè)計單位的檔案文書對于建筑行業(yè)的發(fā)展十分的重要，因此對相關(guān)單位檔案的管理有助于促進建筑行業(yè)信息的傳播、共享，完善建筑單位檔案的管理有助于提高建筑設(shè)計工作的高效性和準確率。建筑設(shè)計檔案管理仍然存在著很多的弊端，目前對建設(shè)設(shè)計檔案的管理方法主要立足于提高檔案管理的全面性、促進檔案知識的利用、以及提高檔案管理的效率。計算機技術(shù)的應(yīng)用可以提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、共享化，優(yōu)化檔案管理制度可以保證檔案管理高效的運行，提高檔案管理人員的工作能力時促進檔案管理更加高效的最關(guān)鍵點。因此要完善管理制度，利用科學(xué)手段，督促管理人員不斷提高自己的工作能力。

參考文獻

[1]秦傳庫.建筑設(shè)計單位文書檔案管理淺議[J].中國管理信息化，2016，（14）：176.

[2]翁韶瓊.建筑設(shè)計單位檔案管理方法及創(chuàng)新[J].福建建設(shè)科技，2015，（05）：93-94+87.endprint