關(guān)于科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室）

摘 要：科技檔案的管理工作和企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，為了能提升科技檔案的管理效果，需要管理人員能認(rèn)識到科技檔案的重要性，并在此基礎(chǔ)上采取相應(yīng)的措施，提升檔案收集以及整理的效果。本文就科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：科技檔案；收集工作；管理工作

科技方面的發(fā)展以及信息技術(shù)方面發(fā)展促使現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展之中也充分的認(rèn)識到了科技的力量，進(jìn)而在最近的十幾年間科技檔案被重視的程度有了顯著提升，并且對于科技檔案的收集以及管理工作已經(jīng)成為了企業(yè)工作的關(guān)鍵組成部分，科技檔案相應(yīng)的管理工作以及收集工作直接影響企業(yè)未來的發(fā)展。

1 科技檔案在管理方面的完善化

近幾年，無疑是科技檔案的管理水平的一次里程碑，但是對于我國各大企業(yè)來說，還是有相對的不足，在實(shí)施工作的過程中將要面臨的主要問題規(guī)范化管理的落后，這也是我們要探討的問題。

1.1 管理范圍的精細(xì)化

科技檔案的管理范圍，簡要概括一下，就是要求相關(guān)的管理對象必須符合科技檔案所具有的特性與其所存在的特點(diǎn)，某種意義上來講，其實(shí)具有一定的排斥性的?？萍紮n案是知識形態(tài)的歷史記錄書，記錄人們所從事的科技活動(dòng)中一些有保存意義的事件，能構(gòu)成科技檔案特性的要素都是科技檔案的記錄范圍，其是一個(gè)整體不可劃分。

1.2 管理范圍的自律性

建立檔案管理的自律機(jī)制是管理中的重中之重，是成為本單位在統(tǒng)一公司制度中的重要組成部分，它是檔案部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系的協(xié)調(diào)管理為目的，并且在實(shí)施相關(guān)措施時(shí)，是以確保對歸檔文件的整體完整性以及其對精準(zhǔn)的系統(tǒng)操作加以控制。其本質(zhì)是一種用來制約的機(jī)制，是以規(guī)則和制度組成的，如其要達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)明文規(guī)定。

2 科技檔案管理過程中的收集措施

相比與過去，現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭更為激烈，而在搶占市場份額、提升顧客滿意度的過程中最為有力的武器就是現(xiàn)代化的技術(shù)，所以現(xiàn)代企業(yè)為了能獲得更好的發(fā)展，往往會(huì)將科技檔案的管理工作列為企業(yè)管理的關(guān)鍵點(diǎn)，而在實(shí)際的科技檔案管理過程中，科技檔案有時(shí)候會(huì)存在比較零散的情況，需要管理人員做好資料的收集以及整理工作。

2.1 保證科技檔案的完整性

現(xiàn)代企業(yè)之中的技術(shù)在進(jìn)行研發(fā)的時(shí)候，因?yàn)樗械目茖W(xué)技術(shù)以及涉及的領(lǐng)域比較多，所以也就使得現(xiàn)代科技在進(jìn)行研發(fā)的時(shí)候一般會(huì)消耗較長的時(shí)間，使得科技檔案資料在進(jìn)行管理的時(shí)候存在一定的難度；另外，現(xiàn)代電子科技的發(fā)展，也使得科技檔案的記錄形式不在只局限于傳統(tǒng)的文字、圖表的記錄形式，通過現(xiàn)代化電子技術(shù)的使用，可以使得文件記錄形式變得更為豐富，不僅有傳統(tǒng)類型的文字以及圖表形式，還能有視頻、音頻類型的記錄形式，而這些技術(shù)在強(qiáng)化了科技檔案記錄形式的同時(shí)，也使得科技檔案的在開展管理工作的時(shí)候具有了一定的難度。所以在實(shí)際的科技檔案管理過程中，需要科技檔案的管理人員能全面的收集各個(gè)階段的科技檔案，同時(shí)為了能達(dá)到良好的效果，科技檔案管理人員要能和科技研發(fā)人員隨時(shí)進(jìn)行深入的溝通，并且科技檔案的管理人員還要做好各種形式科技檔案的收集工作，從而保證的檔案資料的完整性。

2.2 保證科技檔案具有層次性

為了能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的多元化發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)之中的科技研發(fā)往往是多個(gè)領(lǐng)域同時(shí)進(jìn)行，并且科技的研發(fā)也具有加深的程度，所以在目前的科技檔案管理過程中，如果不能在科技檔案管理過程中做好整理工作，那么就會(huì)在一定程度上導(dǎo)致科技方案在收集、儲(chǔ)存的過程中出現(xiàn)混亂。所以在實(shí)際的管理過程中，需要科技檔案的管理人員能做到邊收集邊整理，使得科技檔案能具有良好的層次以及順序。另外，現(xiàn)代的科研技術(shù)不僅有著研究周期長的特點(diǎn)，同時(shí)還具有科技含量高的特點(diǎn)，所以在進(jìn)行資料收集整理的時(shí)候牙要保證資料具有良好的層次，這樣就能讓相關(guān)人員進(jìn)行資料收集的時(shí)候，更容易理解科技檔案之中的內(nèi)容，從而是科技檔案有更高的實(shí)用性。

2.3 明確科技檔案的相關(guān)責(zé)任人

科技檔案是企業(yè)發(fā)展的核心力量，所以在進(jìn)行科技檔案管理的過程中無論是檔案的管理人員，還是技術(shù)的研發(fā)人員都能保持高度的重視，需要科研人員能在科技探索的時(shí)候，做好的科研技術(shù)記錄以及歸納方面的工作，并且在實(shí)際工作過程中要建立全面的責(zé)任制度，將科技檔案的歸納、整理、移交、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都和責(zé)任掛鉤，使每一個(gè)工作人員都能明確自身的工作內(nèi)容以及工作責(zé)任。通過在科技檔案管理過程中建立全面的責(zé)任制度，不僅能保證工作人員提高對自身工作的重視程度、促進(jìn)科技檔案管理效果的提升；同時(shí)通過這種責(zé)任制度的實(shí)施，一旦在科技檔案管理管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，那么也能在第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人，從而將問題所帶來的影響控制在最小范圍內(nèi)。

2.4 收集過程中的完整性

在工程檔案的完整性至關(guān)重要，在工程項(xiàng)目竣工時(shí)，科技檔案文件包括從管理到施工在到竣工的整個(gè)工程施工階段的聲像材料，每一個(gè)內(nèi)容都是不可或缺的，也是科技檔案質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案只有其內(nèi)容完整精準(zhǔn)以及各個(gè)施工過程的記錄在案，才能為企業(yè)提供可靠的歸檔資料。

3 科技檔案的開發(fā)與利用

3.1 改成創(chuàng)新，建立新的服務(wù)體制

伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，多數(shù)企業(yè)都由原先的生產(chǎn)型企業(yè)向著生產(chǎn)經(jīng)營轉(zhuǎn)型。企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)在不斷地增多，產(chǎn)生的科技檔案也越來越多元化，對信息的要求也越來越多。在這種大環(huán)境下，檔案人員就要做到開放、主動(dòng)、服務(wù)的理念，要從思想到行動(dòng)做出改變，并且以往的工作態(tài)度。其檔案部門要改變以往對檔案的實(shí)體管理單一的借閱方法，要從被動(dòng)變主動(dòng)，積極解決科技人員對檔案資料的要求，必須認(rèn)識到開發(fā)利用檔案資源是現(xiàn)階段企業(yè)市場轉(zhuǎn)型的發(fā)展需要。

3.2 編輯搜索工具

隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型需要，市場的擴(kuò)展也使得檔案的內(nèi)容越發(fā)的多樣化，對其開發(fā)利用者而言，檔案的信息資源猶如天空中的繁星無窮無盡。這就要求檔案存檔員在開發(fā)科技檔案資料時(shí)，必須進(jìn)行編制搜索工具，讓利用者在復(fù)雜繁瑣的科技信息資料可以輕松找到相關(guān)材料資料，采用現(xiàn)如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行對目錄的編制，并使其逐步融入以往的檔案資料目錄庫，從而達(dá)到提高效率的作用。

結(jié)束語

科技檔案對企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展有著重要意義，只有優(yōu)質(zhì)的信息儲(chǔ)備資源，才能發(fā)揮科技檔案的利用率，為企業(yè)子在各個(gè)方面都帶來了至關(guān)重要的意義。在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易發(fā)展的今天，科技檔案的信息技術(shù)資源的開發(fā)和利用，可以帶來更多的資料儲(chǔ)備，從而達(dá)到更好的為企業(yè)服務(wù)。

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