企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的信息化管理

劉曉華

摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國社會保障機制不斷完善。企業(yè)養(yǎng)老保險與每個參保職工的切身利益息息相關(guān)，因此參保單位需要做好廣大職工養(yǎng)老保障檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的發(fā)展需求，需要充分的利用信息化技術(shù)來推動企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)進程，更好的維護企業(yè)員工的切身利益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)養(yǎng)老保險；檔案；信息化管理

一、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化的必要性

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案記錄了各類企業(yè)單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時沒有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經(jīng)濟損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對這個問題，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費。

利用計算機整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來幫助人們勞動，因為人力畢竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會不斷推動經(jīng)濟的發(fā)展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實踐中得到啟發(fā)，不斷實驗，不斷創(chuàng)新，在進化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負責(zé)，也是對整個社會乃至國家負責(zé)。每個人所設(shè)想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統(tǒng)一，朝著同一個方向發(fā)展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠發(fā)展目光的體現(xiàn)?？梢哉f，在各個領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。

但并不是每個單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來。從目前的情況來看，社會上的企業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進步也是每個人的進步，從個體進步到整體進步，從整體進步再到大體進步。推動檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓企業(yè)單位檔案管理能夠更加安全、穩(wěn)定地運行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂見的。

二、加強企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)的措施

（一）加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)離不開人力、財力的投入，通過加大投入力度，進一步對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行改善，提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案工作環(huán)境。特別是計算機和大容量的儲存設(shè)備這是必不可少的，利用存儲設(shè)備對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息進行存儲，可以有效的節(jié)約檔案存放空間，而且檔案保密性也能夠得以增強，為檔案信息的查閱帶來更多的便利，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）完善檔案信息化工作的服務(wù)方式

1.信息化管理服務(wù)

信息化管理服務(wù)作為一種新興的服務(wù)方式，經(jīng)過不斷實踐，已經(jīng)在一些檔案管理部門成熟應(yīng)用。但是，這個管理方式也存在一些弊端，當(dāng)前市場上檔案管理軟件魚龍混雜，缺乏統(tǒng)一的管理制度和標準，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立規(guī)范的制度，以預(yù)防資源的過度浪費和重復(fù)開發(fā)。

2.縮微技術(shù)服務(wù)

微縮技術(shù)是以膠片為載體，用以存儲各種文獻、圖片等信息，它是計算機存儲的輔助性技術(shù)。目前某些珍貴檔案己經(jīng)開始利用微縮技術(shù)進行存儲，以確保其保存年限和安全。

3.光盤存貯服務(wù)

快速、大容量等是光盤存儲的顯著優(yōu)點，這非常有利于各項檔案的儲存和查閱工作，因而我們在對重要檔案存儲、編排、檢閱時可以采用這種存儲方式。

4.公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

計算機網(wǎng)絡(luò)、電話網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代檔案信息化服務(wù)的重要方式，相關(guān)部門采用這種服務(wù)能夠有效推進檔案管理的信息化。

（三）做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代化處理工作

在利用信息化技術(shù)對養(yǎng)老保險檔案管理工作時，一定要將信息化技術(shù)中的信息錄入與檢索、保密性與開放性、資源共享與權(quán)屬等方面的關(guān)系處理好。同時，還應(yīng)處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，要完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)檔案具有較強的可靠性和極高的法律效力，但其所存儲的信息較為密集，所需存儲空間較大，而數(shù)字化信息能夠節(jié)省很多存儲空間、信息含量也很大，但卻需要先將信息存儲在光盤上，再借助計算機將完成信息的讀取，這樣的操作容易使檔案信息丟失，信息真實性也難以辨別，因此，為安全起見，需要采取數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案共存的模式。

（四）建立健全養(yǎng)老保險檔案信息化機制

為了更好的推進企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)，需要建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化服務(wù)機制，提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)范性和標準性，保證檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的安全，構(gòu)建完善的檔案管理信息化機制。因此在日常工作中要進一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理制度，對各項工作標準進行統(tǒng)一，細化各項管理工作，并采取切實可行的對策保證檔案信息的安全。加快推進企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息庫的建設(shè)，加快實現(xiàn)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息資源的共享。

（五）打造專業(yè)的檔案管理信息化隊伍

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員在具備專業(yè)知識和專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要對信息技術(shù)進行了解和掌握，在實際工作中熟練應(yīng)用。因此需要加強對檔案管理人員進行培訓(xùn)，并為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機會，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的信息檔案管理隊伍，提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。

（六）努力擴大檔案信息系統(tǒng)覆蓋面

要提高養(yǎng)老保險檔案材料的利用價值，就應(yīng)當(dāng)盡可能地挖掘出其服務(wù)功能，在保障其安全性的基礎(chǔ)上，強化檔案資源的共享，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和上級信息系統(tǒng)的連接。另外，要轉(zhuǎn)變養(yǎng)老保險檔案管理單一化模式，堅持以人為本的服務(wù)理念，切實為參保職工提供便捷服務(wù)。

三、結(jié)束語

由于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)與每一個參保職工切身利益息息相關(guān)，因此需要各級黨和政府給予充分重視，各部門做好配合協(xié)調(diào)工作，進一步完善企業(yè)養(yǎng)老保險檔案各項機制，努力提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化水平，為社保事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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