淺談辦公室事務(wù)管理工作之我見(jiàn)

徐小曼

摘要：綜合事務(wù)管理負(fù)責(zé)企業(yè)的重要后勤工作，承擔(dān)著員工健康、計(jì)劃生育、物業(yè)管理、房產(chǎn)管理、離退休及自用料采購(gòu)等重要任務(wù)，其工作具有復(fù)雜性、多樣性和重復(fù)性等的特點(diǎn)，是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門，擔(dān)負(fù)著收集、篩選、上傳下達(dá)、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的綜合部門，為領(lǐng)導(dǎo)者提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息服務(wù)的職能。

關(guān)鍵詞：綜合事務(wù)；協(xié)調(diào)；職能；影響

辦公室事務(wù)管理工作是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范與強(qiáng)化，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作的效果直接影響到企業(yè)的發(fā)展與市場(chǎng)份額，辦公室事務(wù)管理工作便是其一。辦公室的事務(wù)管理代表著企業(yè)的綜合管理水平，也直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展工作及企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)。辦公室事務(wù)管理工作作用可以大到影響著企業(yè)的管理革新與調(diào)整，還擔(dān)任著企業(yè)的管理、服務(wù)、決策等責(zé)任。

一、提高規(guī)范化管理水平

規(guī)章制度要細(xì)化，要準(zhǔn)確，要完善，照著能做、有操作性。建立健全綜合協(xié)調(diào)制度、考核評(píng)比制度、督察督辦制度、信息報(bào)送制度等各項(xiàng)規(guī)章制度，使之有章可循，有規(guī)可依，違規(guī)必究，真正做到用制度管事管人。辦公室事務(wù)管理工作的勝任需要進(jìn)行一定的學(xué)歷及課程培訓(xùn)，這就表明其管理工作的專業(yè)性。在辦公室事務(wù)管理的課程中包括辦公室事務(wù)管理禮儀培訓(xùn)、電話用語(yǔ)培訓(xùn)、應(yīng)用文案類的寫作等。辦公室事務(wù)管理的主要職能是事務(wù)管理與業(yè)務(wù)服務(wù)。在事務(wù)管理工作中需要一定的應(yīng)用文案的寫作技能、基本的管理理念，而業(yè)務(wù)服務(wù)職能則需要管理人員具備合格的電話禮儀，電話禮儀是企業(yè)電話業(yè)務(wù)交流時(shí)的必需技能，良好的電話禮儀是管理人員在業(yè)務(wù)服務(wù)中提升企業(yè)業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)。辦公室事務(wù)管理的專業(yè)性于此體現(xiàn)。

二、做好服務(wù)策劃工作

辦公室工作的立足點(diǎn)就是搞好服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各科室服務(wù)、為一線員工服務(wù)。為公司的發(fā)展，為員工安心工作做好后勤保障，在條件允許的情況下，積極做好企業(yè)的“后勤部”。辦公室工作政策性強(qiáng)，涉及面廣，工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到完成工作的效率和全局形象。我們從辦公室的實(shí)際出發(fā)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，提高每個(gè)同志的文字表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)能力和調(diào)研分析能力，使辦公室工作既出工作，又出人才。辦公室事務(wù)管理工作還具有服務(wù)性與主動(dòng)性。辦公室事務(wù)管理工作是服務(wù)性質(zhì)的，辦公室事務(wù)需要進(jìn)行辦公室環(huán)境的美化，美化的目的在于塑造企業(yè)形象，還能為企業(yè)員工提供良好的環(huán)境，有助于提高員工的工作效率。辦公室事務(wù)中最大的服務(wù)項(xiàng)目便是企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)，管理人員要為企業(yè)內(nèi)部提供協(xié)調(diào)性服務(wù)，以便參與企業(yè)的決策。

三、統(tǒng)籌兼顧，做好3個(gè)善于

辦公室工作在時(shí)間安排上大致可以劃分為日常性工作（文秘、檔案、接待、司機(jī)、信訪等）和突發(fā)性工作兩類（上級(jí)突然分派任務(wù)、特殊時(shí)期的特殊事情），繁重的日常工作和不可預(yù)測(cè)的突發(fā)性工作決定了辦公室必須具備統(tǒng)籌安排的基本素質(zhì)，否則就只能手忙腳亂。精神疲憊最終導(dǎo)致效率不高、質(zhì)量不佳，所以要做到三個(gè)善于：

1.善于制定計(jì)劃，不要盲目。辦公室工作雖然雜，但仍有一定規(guī)律的。

2.善于主動(dòng)工作，防止被動(dòng)。對(duì)于常規(guī)性工作必須心中有數(shù)，早部署、早安排，分內(nèi)的工作做得井井有條。如工作計(jì)劃、工作總結(jié)，檔案整理等工作。

3.善于突出效率，千萬(wàn)不要拖拉。凡事已經(jīng)明確了的工作任務(wù)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，否則只能造成工作積壓，領(lǐng)導(dǎo)是有意見(jiàn)的。

四、會(huì)議安排靈活

做好會(huì)議的統(tǒng)籌安排是辦公室事務(wù)人員必須掌握的一項(xiàng)工作技巧，是行政事務(wù)人員辦公室事務(wù)人員工作細(xì)不細(xì)，考慮深不深的有效反映。一個(gè)好的辦公室事務(wù)人員，在會(huì)議前會(huì)做詳盡的準(zhǔn)備工作，收集、整理并擬定議題，將議題資料準(zhǔn)備穩(wěn)妥后及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批。從細(xì)節(jié)上考慮到會(huì)議的每一個(gè)環(huán)節(jié)，將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人員都確定好并通知到位。并事先做好會(huì)議的計(jì)劃和制定應(yīng)急預(yù)案，從而確保會(huì)議能順利進(jìn)行。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，密切注意會(huì)議的細(xì)節(jié)和變化，第一時(shí)間處理應(yīng)急事件，讓會(huì)議進(jìn)行的有條不紊。會(huì)議后更需要做好會(huì)議精神的整理、總結(jié)和歸檔工作。

五、做好協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)人際關(guān)系

無(wú)論辦公室工作的任務(wù)繁雜程度如何，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾始終貫穿與各項(xiàng)工作始終。只有爭(zhēng)取理解服務(wù)的內(nèi)涵，分清服務(wù)的層面，把握服務(wù)的深度，才能抓住辦公室工作的核心。

1.下行協(xié)調(diào)注意姿態(tài)。要堅(jiān)持聯(lián)系基層、服務(wù)基層，加強(qiáng)與基層的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，幫助他們一起解決困難和問(wèn)題，不做高高在上姿態(tài)。

2.平行協(xié)調(diào)多交流。辦公室與其他部門加強(qiáng)溝通，密切配合，相互扶持，保證機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室有一條工作原則，屬于辦公室的工作要完成，不屬于辦公室系列的工作找到了也要完成，不屬于辦公室的工作發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題要說(shuō)話，及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)科室溝通，不能讓工作出現(xiàn)真空。

3.上行協(xié)調(diào)多請(qǐng)示和匯報(bào)。在落實(shí)上級(jí)和部門領(lǐng)導(dǎo)的指示及配合上級(jí)有關(guān)部門的調(diào)研中，堅(jiān)持多請(qǐng)示、多匯報(bào)，認(rèn)真做好各項(xiàng)協(xié)調(diào)配合工作，把工作落實(shí)好。

六、加強(qiáng)采購(gòu)管理，樹(shù)立勤儉節(jié)約意識(shí)

采購(gòu)管理包括全處自用料及機(jī)關(guān)辦公用品的采購(gòu)，以最優(yōu)的價(jià)格和上乘的物資質(zhì)量保障全處的生產(chǎn)需求。加強(qiáng)采購(gòu)管理，首先要規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃并嚴(yán)格遵守逐層逐級(jí)審批制度，通過(guò)實(shí)地走訪調(diào)查等從需求、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、實(shí)用性等方面核實(shí)基層采購(gòu)計(jì)劃，避開(kāi)虛報(bào)、竊取私利等行為的發(fā)生。其次，在采購(gòu)過(guò)程中，要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，對(duì)所需物資分類進(jìn)行區(qū)別采購(gòu)，不僅保證了生產(chǎn)急需用料，又確保了采購(gòu)物資的質(zhì)量，也大大降低了采購(gòu)成本。最后，要嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)定，杜絕超標(biāo)準(zhǔn)配置，對(duì)已配置的物品進(jìn)行登記、建賬，責(zé)任到人，確保各單位、科室辦公配置件件有登記，發(fā)放有憑證，查找有出處，報(bào)廢有依據(jù)。

總之，辦公室事務(wù)管理工作是企業(yè)內(nèi)部較為繁雜的工作，為企業(yè)擔(dān)負(fù)著服務(wù)、管理、參與決策的職能，意義重大。做好辦公室事務(wù)管理需要對(duì)工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，不斷進(jìn)步，希望取得更好的管理效果。