論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

成珊珊

摘 要：檔案是教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，檔案管理是學(xué)校管理的一個(gè)重要組成部分的執(zhí)行管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展勢在必行。文章從檔案管理的重要性入手，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題，就如何進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行了探討、分析。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理工作；創(chuàng)新策略

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，是履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)功能和執(zhí)行活動(dòng)的直接記錄。檔案的收集、管理和創(chuàng)新是構(gòu)建高校檔案管理的一個(gè)重要因素。本文基于高校的檔案管理的創(chuàng)新策略談?wù)剛€(gè)人認(rèn)識(shí)。

1 高校檔案管理工作的重要性

許多學(xué)院和大學(xué)在發(fā)展過程中，在教學(xué)、科研和管理，積累了大量的文本、圖形、視頻、如何搞好檔案的管理是高校必須思考的問題。近年來，隨著規(guī)模的擴(kuò)張，高校擴(kuò)招，高校檔案數(shù)據(jù)，信息量比較大，這個(gè)對(duì)檔案管理工作效率提出了更高的要求。使用先進(jìn)的管理方法和管理手段，變實(shí)體檔案資料管理為信化檔案資料管理，檔案管理已經(jīng)成為高校檔案管理的新努力工作方向。

2 當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 思想上不夠重視

雖說我國高校的檔案管理工作早已起步，但是，也有一部分高校至今都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案工作不夠重視.如許多高校領(lǐng)導(dǎo)層、教管人員一致認(rèn)為，在高等教育改革大背景下，高校必須以教學(xué)管理和科研為重點(diǎn)抓好教學(xué)管理工作，檔案管理不過是教學(xué)管理的輔助成分，不需要在上面花費(fèi)太多的時(shí)間.在這種“重教學(xué)、輕檔案”的管理思想影響下，高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理隊(duì)伍建設(shè)都受到影響，高校檔案管理工作仍舊停留在檔案信息收集、整理、保管等初級(jí)層面和紙質(zhì)檔案管理時(shí)代.一些檔案管理人員也認(rèn)為，只要做好實(shí)體檔案管理工作即可，檔案管理服務(wù)意識(shí)不高.這些，都會(huì)影響高校檔案管理工作進(jìn)步。

2.2 管理體制落后，管理方法單一

管理體制僵化、落后，是高校檔案管理存在的顯著問題，高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，但是，許多高校在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上都缺少長遠(yuǎn)發(fā)展理念，致使檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置過于簡單，管理崗位人員分配不合理，管理人員工資待遇不高。一些高校甚至在檔案管理上沒有設(shè)置專業(yè)管理人員，學(xué)校檔案管理工作多由行政部門、會(huì)計(jì)部門的人員兼任，并且在檔案管理中沒有引入有效的激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作積極性.在檔案管理上，一些高校雖然也借助信息化建設(shè)契機(jī)，開啟了檔案管理信息化建設(shè)的大門，但是，許多高校的檔案管理工作仍以人工、手工管理為主，檔案信息化管理僅限于用電腦進(jìn)行信息檢索、紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換與保存，與真正的信息化管理差距甚遠(yuǎn)。

2.3 投入不足，硬件設(shè)置老化

因?yàn)榻?jīng)費(fèi)有限，領(lǐng)導(dǎo)階層認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，因此，許多高校在檔案管理上都沒有投入過多的資金.致使高校檔案管理硬件設(shè)備嚴(yán)重老化，檔案館舍條件相對(duì)較差，檔案管理所需的貴重儀器設(shè)備嚴(yán)重短缺.一些高校雖然在硬件設(shè)備購置上花費(fèi)了一定數(shù)額的資金，但是，由于缺少配套設(shè)施建設(shè)不完善，專業(yè)人才和后續(xù)經(jīng)費(fèi)得不到保障，許多儀器的使用率都較低，儀器損壞后也難以得到及時(shí)維修。

2.4 檔案開放度不夠，管理人才匱乏

長期以來，我國高校檔案部門在檔案管理上采用的都是以藏為主、重藏輕用的策略，走的都是傳統(tǒng)的只管收藏和保管、只知道預(yù)防危險(xiǎn)、不重利用的老路.這種落后的管理觀念，直接將檔案資源保管與利用對(duì)立起來，嚴(yán)重限制了高校檔案的開放度。加上工作人員思想僵化，服務(wù)質(zhì)量不高，高校檔案利用功能也難以得到充分發(fā)揮。此外，許多高校在檔案管理上，都沒有引進(jìn)專業(yè)人員，并且在隊(duì)伍管理上采用的都是人事管理終身制，只關(guān)注績效考核不關(guān)注人員培訓(xùn)與再教育.受此影響，許多檔案工作者都缺少學(xué)習(xí)精神和進(jìn)取意識(shí)，檔案管理專業(yè)技能也提升困難。

3 高校檔案管理工作創(chuàng)新策略

3.1 健全檔案管理體系與管理制度

建立健全高校檔案管理制度和管理機(jī)制，是提高高校檔案管理工作效率的根本。 為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理目標(biāo)，高校首先要擯棄落后的管理理念，立足于我國《檔案法》、《檔案管理辦法》，完善學(xué)校檔案管理機(jī)制，制定詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l例尤其是信息化檔案管理機(jī)制，明確電子檔案分類儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，將檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，在檔案管理上實(shí)施目標(biāo)化管理和量化管理.在此基礎(chǔ)上，高校還要完善薪酬分配制度、用人制度、激勵(lì)機(jī)制，在檔案人員管理上引入有效的市場化競爭機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作人員大膽創(chuàng)新、爭先創(chuàng)優(yōu)，為檔案管理工作注入無窮活力。

3.2 加大資金投入，建設(shè)服務(wù)性的管理部門

在高等教育事業(yè)不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理檔案管理方法已經(jīng)無法滿足高?，F(xiàn)代化管理需要.這就要求高校加大檔案館（室）建設(shè)資金投入，購置更多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備如掃描儀、電子閱讀設(shè)備等，并做好設(shè)備購置申報(bào)、采買、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、使用和報(bào)廢登記工作，優(yōu)化檔案館現(xiàn)代化設(shè)施，配備齊全檔案管理小型機(jī)組，加快檔案信息建設(shè)步伐，以促使學(xué)校檔案管理工作朝著更高的層次發(fā)展。再則，高校還要建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)，開通高校網(wǎng)上檔案信息查詢平臺(tái)，為學(xué)生就業(yè)、深造等提供便利。在此基礎(chǔ)上，高校還要做好檔案管理隊(duì)伍管理，要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，一方面認(rèn)真做好檔案管理本質(zhì)工作，確保檔案記錄、信息化轉(zhuǎn)化的真實(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性，一方面要求他們改變過去那種坐等用戶上門的思想，積極開發(fā)檔案的利用價(jià)值，開發(fā)更多可供用戶使用的檔案副產(chǎn)品，主動(dòng)與高校教學(xué)管理、信息化建設(shè)接軌，通過服務(wù)性檔案管理部門建設(shè)來提高檔案資源的利用率。

3.3 增大檔案資源的開放度

高校檔案管理的最終目的是服務(wù)用戶、服務(wù)高校.這就決定了高校檔案管理必須以高校師生信息資源服務(wù)為目標(biāo)增強(qiáng)檔案資源的開放度，為高校師生資源共享提供便利。具體來說，高校檔案部門要提高服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清自身在“信息資源共享”中的職責(zé)和任務(wù)，以用戶滿意為最高工作指示，扮演好信息媒介角色。其次，檔案部門要加大與學(xué)校圖書館、情報(bào)管理部門之間的聯(lián)系，共建學(xué)校文獻(xiàn)聯(lián)合目錄和文獻(xiàn)服務(wù)體系。即將學(xué)校圖書、情報(bào)、資料、檔案部門的文獻(xiàn)資源、檔案信息用統(tǒng)一的編著格式進(jìn)行編排，充分挖掘內(nèi)部資源潛力，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，為信息在各部門流通、各部門信息利用提供方便，以滿足內(nèi)部多層次信息需求。

3.4 建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，關(guān)系到高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在高校檔案管理壓力不斷加大的情況下，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，必須引進(jìn)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才，或加大資金和人力投入，進(jìn)行專業(yè)人才培養(yǎng)，以夯實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在引進(jìn)專業(yè)人才后，高校還要將人才培養(yǎng)納入內(nèi)部管理計(jì)劃中去，做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其專業(yè)技能水平。

4結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性、特殊性，當(dāng)前高校檔案管理工作中還存在許多問題。要想解決這些問題，高校必須制定創(chuàng)新檔案管理工作林念，明確檔案管理目標(biāo)、方法和方向，并加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人力資源建設(shè)，以優(yōu)化檔案管理軟硬件環(huán)境.高校檔案部門則要大膽創(chuàng)新、積極探索，結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，拓寬高校檔案管理路徑，提高檔案資源共享度，以促進(jìn)高校教學(xué)管理工作和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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