對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的探討

曲小芳

[摘要]伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不停變化，辦公室文書的檔案管理工作越來(lái)越受到社會(huì)各界關(guān)注，成為影響社會(huì)行業(yè)發(fā)展的核心影響。同時(shí)，文書檔案的收集與歸檔工作，其在檔案管理工作的關(guān)鍵構(gòu)成一面，其對(duì)檔案管理工作的品質(zhì)產(chǎn)形成巨大作用。因而，我們只有增強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔工作，漸漸加強(qiáng)檔案管理人員的管理思想，不停提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能提升文書檔案的管理工作效能。現(xiàn)就檔案收集與歸檔工作的關(guān)鍵性實(shí)行研討，剖析目前文書檔案管理中可能呈現(xiàn)的缺陷，并對(duì)其提議了有關(guān)性的改變倡導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]文書檔案 辦公室 重要性 歸檔管理

一、增強(qiáng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的關(guān)鍵性

文書檔案的收集與歸檔工作從屬各機(jī)關(guān)單位展開(kāi)管理工作的重要部分，是提升單位管理工作效能和品質(zhì)的必要條件。另外，文書檔案也是對(duì)各單位發(fā)成長(zhǎng)經(jīng)歷的記錄，可為單位的開(kāi)展經(jīng)營(yíng)與科學(xué)判斷提供參照根據(jù)。比如，鑫龍公司為了日常的正常運(yùn)作，每一年度都會(huì)形成數(shù)量過(guò)大的文件和資料，其中包含有像黨發(fā)請(qǐng)示、上級(jí)批復(fù)、各類通知；還有像行政辦公公文這樣的請(qǐng)示、批復(fù)、內(nèi)部決定以及通知等等；當(dāng)然也有像會(huì)議案和相關(guān)決議這樣的；紀(jì)檢相關(guān)要文；企業(yè)工會(huì)請(qǐng)示；內(nèi)部通知及其批復(fù)；還有就是財(cái)務(wù)部各項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、各類憑證、報(bào)表等；公司的合同還有各項(xiàng)協(xié)議也必須包括在內(nèi)；還有就是公司內(nèi)部的考核評(píng)定的具體辦法以及對(duì)公司活動(dòng)起到規(guī)范運(yùn)用的制度規(guī)定等相關(guān)的重要文件和資料。把它們主動(dòng)有用的收集與歸檔，不但可以保各樣文件資料的完整性與正確性，因此還能把關(guān)鍵的文件資料實(shí)行周密記錄和保管，方便于決策者深切明白單位本身的成長(zhǎng)狀況，有利趁早的擬定與調(diào)整科學(xué)的成長(zhǎng)計(jì)劃。對(duì)此，增強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是有關(guān)管理部門與檔案管理者應(yīng)著重研討與摸索的課題。

二、辦公室文書檔案管理工作的重要意義

收集企業(yè)內(nèi)部文書檔案主要是指相關(guān)工作人員依據(jù)公司針對(duì)性規(guī)定，利用專門收集、接受方式，將散落于不同機(jī)關(guān)、組織、部門或者個(gè)人的材料，統(tǒng)一收集到對(duì)應(yīng)的檔案科室進(jìn)行科學(xué)處理、分析。通過(guò)檔案的真實(shí)記錄為企業(yè)發(fā)展謀取利益，維護(hù)了企業(yè)和職工的權(quán)益和利益。關(guān)于永安公司下屬16個(gè)小煤礦礦井相關(guān)的關(guān)閉清算工作能否順利進(jìn)行等問(wèn)題，鑫龍公司的檔案室積極的配合兼并重組辦積極開(kāi)展各項(xiàng)工作，及時(shí)的提供了有用的相關(guān)資料；不僅如此，還積極的配合上級(jí)相關(guān)單位還有公司的內(nèi)部董事會(huì)、公司財(cái)務(wù)部、公司紀(jì)檢方面的審計(jì)部門、法律等部門和科室過(guò)來(lái)查找閱讀相關(guān)檔案，并且公司與外部各單位和個(gè)人產(chǎn)生利益糾紛的時(shí)候，及時(shí)提供有用的相關(guān)證明，目的是要達(dá)到維護(hù)公司正常利益的效果。

三、文書檔案收集工作實(shí)質(zhì)及條件

對(duì)本單位必須歸檔檔案進(jìn)行收納是辦公室文書檔案收集的主要工作內(nèi)容，在這個(gè)過(guò)程中，當(dāng)檔案人員應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的條件：加強(qiáng)對(duì)檔案室外工作的引導(dǎo)和探訪；改善檔案實(shí)質(zhì)；實(shí)現(xiàn)入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；保障歸檔檔案的完整性。例如，檔案室內(nèi)的打孔機(jī)、溫度測(cè)試儀、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、電動(dòng)縫紉機(jī)、滅火裝置以及除濕器等設(shè)備，在檔案的保護(hù)、保管以及保管工作中都有著非常重要的作用，所以應(yīng)注重對(duì)這些設(shè)備的日常維護(hù)和控制。只有做到以上幾點(diǎn)，才能有效保障檔案收集工作的正常開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量?jī)?yōu)化、數(shù)量充分、體現(xiàn)特色、結(jié)構(gòu)合理等目標(biāo)。

四、對(duì)文書檔案歸檔工作的探索

根據(jù)我國(guó)檔案法的相關(guān)規(guī)定，對(duì)于國(guó)家規(guī)定的必須立卷歸檔的材料，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定要求，按時(shí)向檔案工作人員或檔案機(jī)構(gòu)移交，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，無(wú)論誰(shuí)都不能將檔案據(jù)為己有。因此，收集與歸檔辦公室文書檔案，不僅僅是企事業(yè)單位工作文書的主要工作，同時(shí)也是保障文件管理工作品質(zhì)的必然要求。

文書檔案的歸檔工作的原則為：1.能夠進(jìn)行有效管理與使用，也就是工作人員不僅要保障檔案的可使用性，而且要保障其可查找性。2.對(duì)以往的檔案進(jìn)行徹底清理，也就是工作人員對(duì)以往的工作根基和檔案進(jìn)行整理，不要將原來(lái)的文件系統(tǒng)拆散，對(duì)檔案進(jìn)行重新調(diào)整。3.對(duì)文件之間的歷史關(guān)聯(lián)性進(jìn)行有效確保，也就是確保其形式、時(shí)間、內(nèi)容以及來(lái)源存在聯(lián)系。

五、分析文書檔案在歸檔中操作的過(guò)程

1.檔案分類，按照國(guó)家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行分類。較為常見(jiàn)分類方式有：機(jī)構(gòu)分類法、年度分類法以及保管期限分類法，這三種方式需要在日常工作環(huán)節(jié)中相結(jié)合運(yùn)用，從而保障檔案能夠種類清晰化。

2.檔案裝訂，這指的是檔案管理人員將檔案進(jìn)行拆釘以及修裱和處置，并對(duì)其中的破損檔案進(jìn)行維修，進(jìn)而保持檔案的原貌。

3.排列，指的是工作人員完成裝訂工作之后，在分類方案中實(shí)施一級(jí)類目管理，根據(jù)一定的方式而明確文件處理的排序。比較常用的方法是時(shí)間順序法，這能夠保證同一事務(wù)發(fā)生順序還是不同事務(wù)發(fā)生順序時(shí)都有操作性。

4.編號(hào)，指的是工作人員對(duì)每份歸檔標(biāo)明記號(hào)，同時(shí)通過(guò)歸檔章方式標(biāo)明，最關(guān)鍵的是能夠在后面編目中帶來(lái)幫助。

5.編目，指的是對(duì)檔案編輯和歸檔對(duì)應(yīng)的文件目錄。編目以“件”作為單位，文件目錄中要保持唯一性，如出現(xiàn)來(lái)文和復(fù)文的情況時(shí)，則將其作為一件并實(shí)施復(fù)文編目。

6.裝盒，指的是工作人員根據(jù)件號(hào)先后順序而將檔案裝入對(duì)應(yīng)的檔案盒，并能夠保障檔案盒有順序性，便于查找和采用。

例如：在做文件的分類、鑒定和編號(hào)等工作時(shí)，要在正式文件形成之前就進(jìn)行歸檔，這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力還能減少工作時(shí)間，以免出錯(cuò)，還能夠提高辦公效率。

其中需要注意的事項(xiàng)有：在辦公室活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的公文、電報(bào)、圖表、材料、簿冊(cè)、會(huì)議資料、聲像圖片等都應(yīng)該在工作結(jié)束之后，由綜合科立卷，交給檔案部門集中統(tǒng)一管理。

結(jié)語(yǔ)

辦公室工作的關(guān)鍵過(guò)程是收集與歸檔文書檔案，在詳細(xì)操作中，工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，刪除不合要求的檔案，按時(shí)退回補(bǔ)齊文書中的記錄缺項(xiàng)。對(duì)文書書寫品質(zhì)進(jìn)行檢查，知相關(guān)業(yè)務(wù)人員更改或補(bǔ)充不合書寫規(guī)范的。這樣能夠使辦公室文書檔案的完整度得到保障，保存和查找文件更方便，辦公室管理工作的品質(zhì)就能提升，各部門工作的進(jìn)行能夠保障順利。

對(duì)于鑫龍煤業(yè)而言，搞好檔案工作與文書工作的銜接，促使部門合作，有效進(jìn)行文書檔案管理，使文書檔案的利用率得以提高，為鑫龍煤業(yè)提供強(qiáng)有力的保障。