淺析高職院校檔案的社會化服務(wù)研究

豆亞玲

【摘要】高職院校的檔案記錄著各種資源，是高職院校制定發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。因此，檔案管理是高職院校教育教學(xué)的重要組成部分。近年來，高職院校改革不斷深入，構(gòu)建社會化檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)成為高職院校檔案發(fā)展的必然趨勢。本文首先分析了高職院校檔案社會化服務(wù)的原則，并從強(qiáng)化資源共享意識、加強(qiáng)社會化服務(wù)宣傳、建立聯(lián)合協(xié)作機(jī)制等方面，探究了高職院校檔案社會化服務(wù)的策略。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案；社會化服務(wù)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國高職院校檔案體系已經(jīng)由以往的封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，其社會化服務(wù)功能也逐漸增強(qiáng)。高職院校的檔案信息資源內(nèi)容豐富、范圍廣泛，且真實(shí)有效，便于社會各界更加全面、客觀地了解高校。若要促進(jìn)高職院校的進(jìn)一步發(fā)展，加強(qiáng)其與社會各界的合作協(xié)調(diào)，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，開放檔案信息資源，與社會相關(guān)部門合作聯(lián)系，構(gòu)建協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)高職院校資源的社會共享。

一、高職院校檔案社會化服務(wù)的原則

（一）堅持以人為本原則

高職院校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行的措施增強(qiáng)檔案的社會化服務(wù)，及時關(guān)注社會的實(shí)際需求，構(gòu)建多層次、多結(jié)構(gòu)的服務(wù)平臺，滿足社會各界的多樣化需求。

（二）遵循系統(tǒng)開放性原則

在社會化服務(wù)進(jìn)程中，高職院校要正確處理檔案的保密和開放關(guān)系，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開化。要積極走出校園，為社會大眾服務(wù)，增強(qiáng)檔案部門的社會性。

（三）遵循多維創(chuàng)新原則

高職院校檔案部門應(yīng)當(dāng)更新市場觀念、信息觀念，并增強(qiáng)自身的競爭意識。同時，檔案管理人員還應(yīng)及時調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，更新知識儲備，以滿足當(dāng)前的時代發(fā)展要求。此外，還應(yīng)擴(kuò)大、調(diào)整和發(fā)展檔案工作的社會職能，樹立“大檔案”的服務(wù)理念，增強(qiáng)高職院校檔案管理的時代性。在工作機(jī)制方面，則應(yīng)建立和完善激勵機(jī)制，充分調(diào)動檔案管理人員的創(chuàng)作性與積極性，推動高職院校檔案管理的革新。

（四）遵循協(xié)作聯(lián)合原則

高職院?？梢院蜕鐣嚓P(guān)信息機(jī)構(gòu)合作協(xié)調(diào)，以滿足公眾的信息需求。當(dāng)然，也可以和其他機(jī)構(gòu)、高校的博物館、圖書館進(jìn)行業(yè)務(wù)合作，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。同時，還可以與研究機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行檔案專題編研，或與相關(guān)政府部門聯(lián)合舉辦檔案展覽。

二、高職院校檔案社會化服務(wù)的策略

（一）強(qiáng)化資源共享意識

高職院校檔案的社會化服務(wù)首先應(yīng)當(dāng)著眼于檔案信息資源共享，促使社會大眾都可以查閱、使用檔案信息，提升檔案信息的公眾化水平。高職院校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺，引導(dǎo)人們進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案查詢。這不僅可以有效減輕高職院校檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還可以增強(qiáng)高職院校檔案的知名度。此外，高職院校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與其他信息部門的合作，重視信息服務(wù)的聯(lián)合協(xié)作，利用校內(nèi)外的各種力量、技術(shù)和資源，提升高職院校檔案資源的使用效率。同時，還應(yīng)當(dāng)提供特色檔案服務(wù)，精心推出精品檔案服務(wù)項目，以便提高高職院校檔案的形象。

（二）加強(qiáng)社會化服務(wù)宣傳

高職院校檔案管理人員要根據(jù)檔案信息的內(nèi)容與主題，定期開展展覽活動，全面展示高職院校的檔案信息資源，促使更多的人了解這些資源，并發(fā)現(xiàn)這些檔案資源的價值。同時，高職院校還應(yīng)進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價值，并將這些信息轉(zhuǎn)化成社會效益。若要提升高職院校檔案的社會化服務(wù)水平，就必須促使社會各界對服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容更加了解與認(rèn)可。為此，高職院校應(yīng)當(dāng)將檔案宣傳納入檔案工作體系，并采取多樣化手段積極進(jìn)行檔案信息宣傳。具體而言，高職院校檔案工作人員可以組織入校新生參加檔案宣傳講座，介紹檔案的利用方法，普及相關(guān)的檔案知識，增強(qiáng)學(xué)生對檔案信息的關(guān)注度。此外，高職院校檔案館還可以通過網(wǎng)站、展覽等方式加強(qiáng)宣傳，并不定期舉行檔案工作咨詢、檔案法律宣傳等活動，組織相關(guān)人員到公眾場合開展檔案社會化服務(wù)講座。此外，還可以增加便民服務(wù)，擴(kuò)大檔案館的服務(wù)范圍。

（三）建立聯(lián)合協(xié)作機(jī)制

若要不斷推進(jìn)高職院校檔案的社會化服務(wù)進(jìn)程，就需要在社會機(jī)構(gòu)、高職院校檔案館、信息中心、圖書館之間構(gòu)建聯(lián)合協(xié)作信息服務(wù)機(jī)制。高職院校檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)及時采用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，與各部門建立資源共享模式。同時，高職院校檔案館還應(yīng)當(dāng)與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、教育局等部門合作統(tǒng)一，在合理范圍內(nèi)滿足這些部門的檔案信息需求。除此之外，還要與信息中心、社會檔案管理部門、圖書館構(gòu)建協(xié)作機(jī)制，不斷豐富檔案信息資源。

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（作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）