淺談企業(yè)檔案管理制度建立要點(diǎn)

魏洪濤

摘要：檔案是企業(yè)的核心資產(chǎn)和信息資源，檔案管理制度是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的重要組成部分，健全的檔案管理制度對(duì)于高效、高質(zhì)的開展檔案工作尤為重要。本文從企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義出發(fā)，進(jìn)而結(jié)合實(shí)際工作，詳細(xì)闡述了檔案管理制度建立的六大要點(diǎn)，即：釋義準(zhǔn)確、職責(zé)分工明確、管理及工作要求要全面系統(tǒng)、歸檔范圍要詳盡、查借閱職責(zé)及流程要清晰、完善的檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎(jiǎng)懲制度。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理制度；建立；要點(diǎn)

胡錦濤同志曾經(jīng)在對(duì)檔案工作的講話中指出：“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。各級(jí)黨委和政府，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，幫助檔案部門解決各種實(shí)際問題，使檔案工作在現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用?！笨梢?，檔案在企業(yè)乃至國(guó)家的發(fā)展中扮演著非常重要的角色。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)的信息量成幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，如何更好的做好檔案工作是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及廣大檔案工作人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。而做好檔案工作的首要前提就是要有完善的檔案管理制度，對(duì)此，本文結(jié)合實(shí)際工作，從分析企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義入手，針對(duì)性的給出了企業(yè)檔案管理制度建立要點(diǎn)，以供廣大檔案工作者參考。

一、企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義

（一）企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和核心信息資源，具有重要的戰(zhàn)略意義。通過(guò)檔案可以對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工、對(duì)企業(yè)的各個(gè)工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯，保障企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制，以及企業(yè)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人接受國(guó)家和社會(huì)審計(jì)、監(jiān)督和檢查的重要基礎(chǔ)。檔案管理狀況及其作用發(fā)揮如何，就像一面鏡子映照著企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策者的觀念和企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理水平。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作，同時(shí)也是衡量企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度；企業(yè)檔案工作可以為經(jīng)營(yíng)策略以及決策提供支持性證據(jù)，助推市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高；是企業(yè)增強(qiáng)技術(shù)、儲(chǔ)備知識(shí)的保障，是保護(hù)商業(yè)秘密以及企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障；增強(qiáng)企業(yè)抵御風(fēng)險(xiǎn)能力，關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)利益；同時(shí)，也是領(lǐng)導(dǎo)的“保護(hù)傘”；是企業(yè)文化、理念等精神文明建設(shè)的重要平臺(tái)。

（二）企業(yè)檔案工作內(nèi)容的特性與要求

企業(yè)檔案工作的特性主要有以下五點(diǎn)：①產(chǎn)生效益的間接性。檔案或者檔案工作本身并不能之間產(chǎn)生效益，只有通過(guò)檔案的利用以及檔案工作的參與才能產(chǎn)生效益。②對(duì)歷史的傳承性。檔案具有歷史的真實(shí)記錄特性，因而，檔案工作具有歷史傳承性。③工作內(nèi)容的專業(yè)性。檔案學(xué)是一門重要的學(xué)科，專業(yè)性強(qiáng)，因而，檔案工作內(nèi)容也具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。④知識(shí)面的廣泛性。由于歸檔內(nèi)容類別較多，涉及公司經(jīng)營(yíng)、管理等等各項(xiàng)內(nèi)容，這就導(dǎo)致檔案工作內(nèi)容涉及知識(shí)面較廣。⑤職業(yè)道德水準(zhǔn)的特殊性。檔案工作具有較強(qiáng)的特殊性，既要保障檔案得到充分、合理的利用，又要保障檔案的安全和保密，從而確保企業(yè)利用不受侵犯。

企業(yè)檔案工作的特性要求從事檔案工作的專（兼）職人員的要有多面性，即：業(yè)務(wù)性、專業(yè)性、管理性、服務(wù)性、安全性。也就是說(shuō)，從事檔案工作的人員，既要有廣泛的知識(shí)面，又要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)水平；既要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，又要有較高的安全警惕性和保密意識(shí)。

（三）企業(yè)檔案管理制度的重要意義

企業(yè)檔案管理制度是對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的進(jìn)一步完善，直接反應(yīng)了企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)檔案管理制度是檔案能夠得到有效收集、歸檔保存、合理利用以及安全保密的保障，同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的有效執(zhí)行，可以建立企業(yè)檔案工作收集人員與歸檔人員、保存人員與利用人員之間良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保檔案工作高效、高質(zhì)的開展。

二、企業(yè)檔案管理制度建立要點(diǎn)

（一）釋義要準(zhǔn)確

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案的定義如下：過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，在企業(yè)檔案管理制度建立的時(shí)候，要依據(jù)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍、職能以及利用等，同時(shí)參考《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案的定義，來(lái)明確本企業(yè)的檔案釋義。在釋義的時(shí)候，要注重將本企業(yè)的重要資產(chǎn)和核心信息資源包含進(jìn)去。企業(yè)檔案釋義要全面、準(zhǔn)確、規(guī)范。舉例，如：某某某企業(yè)及占有股份的外商投資企業(yè)、合作合資項(xiàng)目在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。本示例釋義中，明確了經(jīng)營(yíng)主體：企業(yè)及其相關(guān)聯(lián)的企業(yè)；明確了各項(xiàng)重大活動(dòng)：生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理；明確了核心資產(chǎn)及信息資源：各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄；明確了核心資產(chǎn)及信息資源的意義：具有保存價(jià)值。釋義準(zhǔn)確了，后續(xù)的制度建立才能有根有據(jù)。

（二）職責(zé)分工要明確

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的檔案工作來(lái)講，職責(zé)分工明確是高效有序開展工作的充分必要條件。職責(zé)分工明確中，要能夠做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、專業(yè)歸口、權(quán)責(zé)落實(shí)，其中，最重要的是要權(quán)責(zé)落實(shí)。對(duì)于行政管理單位或部門，要明確其管理職能，即：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。對(duì)于其它業(yè)務(wù)單位或部門，要明確其權(quán)和責(zé)。舉例如下：各業(yè)務(wù)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)及員工，負(fù)有收集、整理、保護(hù)和歸檔的責(zé)任和義務(wù)。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)工作需要的檔案工作管理與運(yùn)行機(jī)制；應(yīng)當(dāng)把檔案工作列入本部門或單位的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃。負(fù)責(zé)對(duì)在各自業(yè)務(wù)及管理過(guò)程中形成的檔案資料等進(jìn)行管理，保證應(yīng)歸檔文件材料的完整、系統(tǒng)、齊全、準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)指派專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門形成的有保存價(jià)值的各種載體的檔案，定期歸檔；負(fù)責(zé)審批對(duì)在各自業(yè)務(wù)及管理過(guò)程中形成的檔案資料的查（借）閱申請(qǐng)。職責(zé)分工明確了，后續(xù)的制度執(zhí)行才能有保障。

（三）檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)

檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)，這是保證檔案工作運(yùn)行的基本條件。制定好檔案管理要求及工作要求，檔案工作就具備了可操作性，確保了檔案管理體系和工作體系能夠在企業(yè)管理體系中正常運(yùn)轉(zhuǎn)。舉例，檔案工作要求：各業(yè)務(wù)單位及部門應(yīng)高度重視對(duì)電子文件、電子檔案的管理，電子文件歸檔范圍與保管期限參照紙質(zhì)文件確定。在歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，應(yīng)將相對(duì)應(yīng)的電子文件一并歸檔保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)是原件，并且應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映本部門或單位各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，符合文件形成規(guī)律。反映同一內(nèi)容不同載體和形式的文件材料應(yīng)一并歸檔。等等。檔案管理要求：凡本企業(yè)以外單位或個(gè)人需要利用本企業(yè)檔案，必須經(jīng)企業(yè)相關(guān)對(duì)口部門或單位審查，由相關(guān)對(duì)口部門或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料。企業(yè)員工調(diào)離崗位時(shí)，必須清退應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。如果檔案沒有徹底退還，不予辦理手續(xù)。改制或改革所涉及的檔案資料的處置，應(yīng)按照改制或改革確定的基本原則、制度對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化處理。等等。有了全面、系統(tǒng)的檔案管理要求及工作要求，檔案工作才能獲得健康的運(yùn)轉(zhuǎn)平臺(tái)。

（四）應(yīng)制定詳盡的歸檔范圍

合理確定歸檔范圍是做好檔案管理工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，歸檔范圍編制與確認(rèn)工作，可以使檔案部門應(yīng)該收什么，歸檔部門應(yīng)該交什么，都做到心中有數(shù)，并形成了雙向約束與聯(lián)結(jié)機(jī)制，最大限度地保障了應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔。制定好詳細(xì)的歸檔范圍，對(duì)企業(yè)檔案工作有著重要意義：使收集工作變被動(dòng)為主動(dòng)，變失控為可控；進(jìn)一步明確了歸檔責(zé)任，建立了雙向約束與聯(lián)結(jié)機(jī)制；有利于完善企業(yè)管理機(jī)制，提高管理水平；確保了企業(yè)核心信息與知識(shí)資產(chǎn)的安全。制定詳細(xì)的歸檔范圍，要做到密、全、精、準(zhǔn)。密，就是指涉密級(jí)別要及時(shí)標(biāo)定；全，就是指歸檔范圍要覆蓋全面；精，就是指細(xì)化程度要盡量地精；準(zhǔn)，就是指保管期限要設(shè)置準(zhǔn)確。有了詳盡的歸檔范圍，檔案管理制度就有了核心。

（五）查借閱職責(zé)及流程要清晰

企業(yè)檔案有兩個(gè)重要作用，即：憑證作用、參考作用。憑證作用，包括內(nèi)容和形式上的憑證作用；參考作用，主要體現(xiàn)在其原始性、憑證性和查考性。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，企業(yè)檔案具有五大功能：歷史記錄功能、科學(xué)管理功能、人文建設(shè)功能、生產(chǎn)建設(shè)功能以及科研創(chuàng)新功能。而要充分發(fā)揮企業(yè)檔案的兩個(gè)重要作用以及五大功能，明確的查借閱職責(zé)以及清晰的查借閱流程是必不可少的。應(yīng)結(jié)合各企業(yè)的實(shí)際情況，制定合理的查借閱職責(zé)及流程。其中，查借閱職責(zé)要厘清檔案所屬部門或單位、檔案主管部門或單位以及檔案利用部門或單位間的職責(zé)范圍。查借閱職責(zé)明確、流程清晰，是檔案高效利用的制度保障。

（六）檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎(jiǎng)懲制度要完善

檔案的鑒定工作在檔案收集、整理的過(guò)程中尤為重要，通過(guò)加強(qiáng)檔案鑒定工作，可以避免不歸檔文件材料歸入案卷，同時(shí)，也可以避免少歸、漏歸等現(xiàn)象。因此，檔案鑒定是歸檔工作完整性的保障。另外，完善的檔案鑒定工作可以有效推進(jìn)檔案銷毀工作。對(duì)于過(guò)期的檔案，在銷毀前應(yīng)該進(jìn)行精細(xì)的檔案鑒定工作，確保檔案銷毀工作的正確性。檔案鑒定、銷毀的程序、職責(zé)等應(yīng)該在制度中明確。

由于企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資產(chǎn)和信息資源，為了保障企業(yè)的利益不受損失，檔案保密制度的建立非常重要?，F(xiàn)代企業(yè)管理制度體系中，普遍都有較為詳細(xì)的、針對(duì)性的保密相關(guān)制度，而目前大多數(shù)保密制度主要針對(duì)的是國(guó)家秘密，對(duì)于企業(yè)商業(yè)秘密涉及較少。因而，在檔案管理制度的建立過(guò)程中，應(yīng)該制定詳細(xì)的保密制度，以確保企業(yè)利益安全。

獎(jiǎng)懲制度是保障企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的有效手段。對(duì)于在檔案工作中有突出表現(xiàn)的單位或個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，有助于推動(dòng)檔案工作進(jìn)程；而對(duì)拒絕歸檔、玩忽職守、涂改抽換、損毀丟失、盜竊倒賣檔案等行為的，以及違反國(guó)家檔案法規(guī)、規(guī)章行為的，給予懲罰，是保障檔案安全以及檔案工作完整性的有效手段。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，同時(shí)，檔案管理制度也是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分。檔案，是現(xiàn)代企業(yè)不斷進(jìn)步的重要基礎(chǔ)，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，有利于企業(yè)檔案工作高效有序的開展，有利于企業(yè)管理制度的進(jìn)一步完善，有利于企業(yè)的健康發(fā)展。只有結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的特性，制定合適的企業(yè)檔案管理制度，才能高效推動(dòng)檔案工作前行，從而有效的為企業(yè)的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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