人力資源管理中人事信息系統(tǒng)的應用

姜麗媛

摘要：現(xiàn)代人力資源管理愈發(fā)看重管理效率，這也是人事信息管理系統(tǒng)得到人力資源管理者青睞的主要原因，該系統(tǒng)目前已成為各類企事業(yè)單位人力資源管理的主要工具。借助人事信息系統(tǒng)，人事工作者及管理者可以通過系統(tǒng)快速準確的完成人事管理工作，提高工作效率。本文中筆者以人力資源管理重要性為切入點，分析人事信息系統(tǒng)的應用，探討提高系統(tǒng)應用效率的措施。

關鍵詞：人力資源管理：人事信息系統(tǒng)：應用要點引言

現(xiàn)階段信息技術得到大范圍、深入性應用，已經(jīng)慢慢改變?nèi)藗兩钆c工作方式。在這樣的背景下，人力資源管理工作模式與方法也在發(fā)生改變，借助人事信息管理系統(tǒng)，可以降低工作者工作強度，加強人事處與其他部門問的聯(lián)系與溝通，提高人力資源管理工作效率，實現(xiàn)人事工作信息化。引入人事信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，管理層可以合理分配人力資源，保證決策的正確性，促進企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1、人力資源管理與信息技術分析

1.1人力資源管理概述

人力資源管理作為企業(yè)管理的主要組成部分，其管理效果直接影響到企業(yè)核心競爭力。通過人力資源管理促進企業(yè)競爭力提高，主要根據(jù)企業(yè)實際需求，制定相關的管理策略，實施具體管理活動，合理配置人力資源。保證各部門工作高效、協(xié)調(diào)開展，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.2信息技術概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術發(fā)展，信息技術逐漸出現(xiàn)在社會生活中。企業(yè)人力資源管理工作中借助信息技術可以提高效率，常見的與之相關的技術為人力資源信息管理工具。此外，信息技術還應包括先關制度、管理條例及規(guī)范等。近些年信息技術快速發(fā)展，應用范圍逐漸擴大，其本身發(fā)揮的作用越來越大。

2、企業(yè)應用人事信息系統(tǒng)的必要性

2.1推動企業(yè)轉型發(fā)展

應用人事信息系統(tǒng)是實現(xiàn)人力資源管理模式現(xiàn)代化的必經(jīng)渠道，也是更新與創(chuàng)新人力資源管理理念的過程，借助現(xiàn)代化的管理平臺，可以明確人事管理中各項工作問的關系，讓全部員工參與到人力資源管理工作中來，提高管理效率。傳統(tǒng)人力資源管理工作僅僅是簡單保存與管理人事信息，通過系統(tǒng)則可以分析這些信息與數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)支持保證單位政策與相關問題解決的正確性，保證企業(yè)健康發(fā)展。

2.2有效降低管理成本

企業(yè)應用人事信息系統(tǒng)，雖然前期需要一定的投資金額與后期維護費用，但結合企業(yè)長遠考慮來說，這些投資都是值得的。人事信息系統(tǒng)投入使用后可以有效整合與管理各類人力資源數(shù)據(jù)，提高管理效率、降低工作人員工作強度，這樣可以降低人力成本，達成降低管理成本的目的。人事信息系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理人員與員工的交流，拓寬員工溝通渠道，方便其將信息反饋給管理層，增加人力資源管理工作的靈活性。

2.3檔案管理的需求

大型企業(yè)職工人數(shù)龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發(fā)達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數(shù)名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要企業(yè)投入大量人力、財力和物力，并不是符合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以企業(yè)人事管理需求為核心的信息管理系統(tǒng)是當前人事工作的迫切需求。

本部分主要分析人力資源管理中人事信息系統(tǒng)應用的必要性。

3、人力資源管理中人事信息系統(tǒng)的具體應用

現(xiàn)階段大部分企業(yè)意識到人事信息系統(tǒng)在人力資源管理中的優(yōu)勢，并有意識加強這方面的應用與研究。這里筆者簡單分析人事信息系統(tǒng)構成及應用要點。

3.1應用原則分析

3.1.1完整性原則。這意味著人事信息系統(tǒng)涵蓋人力資源管理的所有內(nèi)容，每一項人力資源工作都對應一個標準流程，特別是大型企業(yè)來說，人力資源管理工作內(nèi)容較多，涵蓋人才招聘、業(yè)務培訓及檔案管理等內(nèi)容，保證系統(tǒng)的完整性。

3.1.2自助性原則。企業(yè)通常存在多級式的標準化管理模式，每一個級別對應不同的管理，因此人事信息系統(tǒng)應用時應該考慮能否實現(xiàn)異地、多級及分層數(shù)據(jù)管理功能，這種自助性要求個人可以通過任何一臺計算機驗證登陸，完成操作，員工可以查看單位信息及人事信息等情況。

3.1.3安全性原則。人事信息系統(tǒng)上含有大量員工信息，直接牽扯到個人隱私，這些員工信息作為重要內(nèi)部資料，其安全性不言而喻。這就需要根據(jù)不同級別設置不同的權限，此外人事信息系統(tǒng)還要建立日志文件，用戶每一次操作情況都要進行跟蹤，建立相應的數(shù)據(jù)備份機制，避免數(shù)據(jù)丟失情況發(fā)生后無法還原問題。

3.1.4長遠性原則。企業(yè)管理者與領導者應該重視人事信息系統(tǒng)，以戰(zhàn)略眼光看待系統(tǒng)。實際中部分企業(yè)并不重視人事信息系統(tǒng)，認為初期要投入資金屬于浪費，對企業(yè)發(fā)展來說沒有意義。部分企業(yè)愿意使用人事信息系統(tǒng)，但受到資金因素限制僅采用一些功能不全的系統(tǒng)，這樣雖然短期不會出問題，但卻不利于企業(yè)長遠發(fā)展及管理水平提高，嚴重時甚至會阻礙企業(yè)進步發(fā)展。

3.2系統(tǒng)構成分析

3.2.1系統(tǒng)功能。人事信息系統(tǒng)的主要功能是管理員工基本信息，合理調(diào)配人力資源、自動計算員工工資及其他福利管理，及時、準確獲取人力資源相關信息數(shù)據(jù)，根據(jù)不同要求打印出相應報表。

3.2.2系統(tǒng)結構。人事信息系統(tǒng)可以簡單分析數(shù)個子系統(tǒng)，登陸系統(tǒng)、幫助系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、維護系統(tǒng)及報表系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)實際情況衍生出很多功能模塊，主要有：①調(diào)配管理模塊，主要管理企業(yè)員工的基本信息，員工工作調(diào)配情況，同時查詢、統(tǒng)計及打印相關信息；②統(tǒng)計管理模塊，結合企業(yè)實際需求，收集與統(tǒng)計員工基本情況、工資收入、績效考核等，形成各種所需的報表，將其整理打印出，給管理決策提供準確的數(shù)據(jù)參考；③工資管理模塊，提前制定好公式計算標準與公式，系統(tǒng)每月月底自主計算員工基本工資、獎金、津貼及績效等數(shù)據(jù)，并且提供相應的匯總、打印及查詢等基本功能；④聯(lián)機幫助模塊，該模塊主要提供操作幫助，為缺乏操作經(jīng)驗的員工準備的，并提供相關目錄、索引等功能，用戶在提醒下完成查詢與瀏覽信息。

3.3具體應用

3.3.1網(wǎng)上招聘應用?，F(xiàn)如今網(wǎng)上招聘已經(jīng)很普及，也有很多專門網(wǎng)上招聘的網(wǎng)站，給人們及企業(yè)問搭建橋梁，比如智聯(lián)招聘、趕集網(wǎng)等，而且國家機關與事業(yè)單位業(yè)已開始王釗招聘，公務員考試網(wǎng)、事業(yè)單位公開招聘網(wǎng)等，這些都是人力資源管理中人事信息系統(tǒng)的具體應用。

3.3.2網(wǎng)上培訓應用。一些事業(yè)單位在人事信息系統(tǒng)網(wǎng)站上發(fā)布了各種培訓課程，例如在吉林農(nóng)業(yè)大學網(wǎng)站中的人事系統(tǒng)板塊就發(fā)布了相關教師的網(wǎng)上培訓課程等，這樣教師就可以通過自己的專業(yè)與相關需求尋找和參加相應的課程。

3.3.3網(wǎng)上報批應用。企業(yè)員工可以在人事信息系統(tǒng)中進行休假、職稱申報等程序的報批工作，系統(tǒng)會自動更新員工的已休假天數(shù)、未休假天數(shù)等，一些瑣碎的津貼申報等也可以實現(xiàn)網(wǎng)上申請。在科研機構中，一些科研項目的獎項和成果等也可以通過人事信息系統(tǒng)進行報批。

3.3.4員工管理。（1）人員的錄用和管理。對新進人員的錄用和考核都可以進行網(wǎng)絡辦理，極大地提高了工作效率?；鶎硬块T在上報相關數(shù)據(jù)的時候可以使用軟件完成，主管單位也可以通過軟件進行完整地審查，包括基層單位的人員編制、資金劃撥等信息，使錄用工作便于開展。對系統(tǒng)內(nèi)其他人員的管理，包括崗位變動、人員調(diào)配、考核審查等，都可以通過軟件來完成；（2）人員的工資和福利。系統(tǒng)內(nèi)包含了所有在職在崗人員的詳細信息，綜合考量其工作表現(xiàn)、工作年限、出勤率和所在職位等多重因素，利用相關的軟件計算出該人員的工資數(shù)額和福利待遇。這樣既減輕了財務人員的工作壓力，也保證了工資和福利定位的公正性；（3）人員的查詢和統(tǒng)計。由于系統(tǒng)中包含了完整的人員信息，管理者可以對任何人員進行詳細的查詢。如果涉及機密事宜，可以在系統(tǒng)中規(guī)定管理人員的查詢權限，避免人員信息遭到惡意泄露。同時，企業(yè)主管單位可以輕松地對下屬部門進行人員統(tǒng)計，將所需的人員及信息制作成統(tǒng)計報表，例如花名冊、審批表、工作報表和財務報表等，便于對人員的工作進行審查，保證了統(tǒng)計工作的準確性。

4、結語

總而言之，目前人事信息系統(tǒng)應用還處于初級階段，相關工作人員應該不斷完善與更新人員基礎數(shù)據(jù)庫，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實效性，滿足日常人事管理工作的需求，提高工作人員的軟件操作水平，發(fā)揮系統(tǒng)作用。此外人事信息管理系統(tǒng)相對開放，但也存在很多需要保密的內(nèi)容，一旦出現(xiàn)信息泄露會造成諸多影響。需要建立相對應的信息網(wǎng)絡安全體系，提高自身信息安全的防護能力，保證企業(yè)信息的安全。