淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

宿艷芳

【摘要】計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為行政事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了很多便利，本文首先分析了當(dāng)前檔案管理工作的不足，進(jìn)而提出應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化

一、前言

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用將大大提升檔案管理的效率，基于此加速信息化管理勢(shì)在必行。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理工作缺少足夠的重視。與國(guó)際發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的行政事業(yè)單位的信息檔案管理的能力還存在欠缺。經(jīng)過(guò)分析得出原因是：很多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案的信息化管理給予足夠的重視；檔案管理工作的開展也缺少完善的制度來(lái)做依據(jù)，而且檔案管理工作多而復(fù)雜，因而當(dāng)前檔案管理水平普遍不高。

2.檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著社會(huì)的發(fā)展以及科技水平的提高，有更多的先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理之中，然而一些單位對(duì)其利用程度卻不高，因而使得管理的水平與質(zhì)量始終無(wú)法有質(zhì)的提升。

3.管理人員參差不齊。就當(dāng)前來(lái)看，很多的事業(yè)單位的管理人員不管是業(yè)務(wù)能力還是管理能力都無(wú)法滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，特別是對(duì)于一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理單位，其管理人員的專業(yè)能力以及文化程度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到應(yīng)有的要求，甚至一些管理人員從其他位置轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)不懂也無(wú)法勝任檔案管理工作，又沒(méi)有針對(duì)這些職工的專門培訓(xùn)，這些都影響了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

三、提升行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的具體措施

1.提升組織領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)思維水平，構(gòu)建起單位檔案管理的信息化制度。在行政事業(yè)單位推動(dòng)單位檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中，組織領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)思維水平以及對(duì)于信息化建設(shè)的重視，將直接決定信息化建設(shè)的質(zhì)量與效果。如果領(lǐng)導(dǎo)具有超前的互聯(lián)網(wǎng)思維，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)方面有著較高的水平，就會(huì)知道實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，進(jìn)而就會(huì)采取相應(yīng)的措施來(lái)促進(jìn)信息化建設(shè)。然而如果領(lǐng)導(dǎo)的思維水平無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，還是采取傳統(tǒng)的思維方式來(lái)進(jìn)行檔案資料的管理，就會(huì)大大限制檔案管理的信息化建設(shè)。基于此對(duì)行政事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式，轉(zhuǎn)變觀念，緊跟時(shí)代的潮流，充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)在檔案信息化管理中的作用，進(jìn)而推動(dòng)檔案的信息化管理建設(shè)。要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)并將檔案的信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重點(diǎn)工程，重視其具體建設(shè)進(jìn)展并重視矛盾的協(xié)調(diào)以及具體困難的處理。例如可以通過(guò)投資與外包公司關(guān)于檔案電子化掃描加工簽訂協(xié)議，進(jìn)而加速推動(dòng)檔案掃描工作進(jìn)展，而且也要針對(duì)工作的具體進(jìn)展?fàn)顩r作不定期檢查，以保證檔案質(zhì)量滿足要求。

2.構(gòu)建起完善的人才培養(yǎng)制度，量化考核，落實(shí)責(zé)任。由于人才才是檔案信息化建設(shè)的核心，因而應(yīng)該構(gòu)建起檔案信息化人才培養(yǎng)制度，通過(guò)培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才，切實(shí)提升檔案管理的效果與質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)人才的實(shí)踐培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員與信息化知識(shí)之間的連接力度，進(jìn)而提升自主創(chuàng)新水平。提升檔案管理人員的責(zé)任感，重點(diǎn)是強(qiáng)化推動(dòng)訴訟檔案轉(zhuǎn)化利用層次上的責(zé)任感，以便訴訟檔案順利的收入、移交、利用以及保存。強(qiáng)化量化考核制度建設(shè)，把檔案管理工作加入到職工日?？己酥?，同時(shí)各部門也要建立檔案管理制度，并通過(guò)專人管理提升檔案管理質(zhì)量。在專人進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，針對(duì)檔案的核對(duì)、簽字、拆封以及檢查等流程必須嚴(yán)格控制，而對(duì)于材料弄錯(cuò)、缺失、公章缺乏的問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)的糾正，確保檔案的完整性與檔案信息的正確性。

3.充分發(fā)揮數(shù)字化、信息化檔案管理服務(wù)功能。隨著當(dāng)前“以人為本”理念的倡導(dǎo)，檔案數(shù)字化工程的不斷開展能夠滿足人們對(duì)檔案信息查詢的需求。檔案一旦為民所用便會(huì)煥發(fā)活力，這些檔案表面看是不重要但是卻能夠維護(hù)個(gè)人的切實(shí)利益，減少人們之間的矛盾，進(jìn)而維護(hù)社會(huì)的和諧穩(wěn)定是具有重要意義的。如果將歷史假設(shè)成是一面鏡子，那么檔案則是鏡子里那一抹陽(yáng)光，能夠反映出歷史，進(jìn)而讓人沉浸在歷史的長(zhǎng)河里去感受歷史發(fā)生的一切。尤其現(xiàn)在民生問(wèn)題正在受到人們的重視，而檔案在解決民生問(wèn)題中的重要性越來(lái)越明顯。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+信息化”的時(shí)代，檔案信息化工作不僅能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)方便，同時(shí)還能夠?qū)⒆陨淼馁Y源優(yōu)勢(shì)讓全社會(huì)共享，進(jìn)而大大推動(dòng)檔案資源的信息化服務(wù)功能。所以檔案管理人員應(yīng)積極推進(jìn)當(dāng)前的組織架構(gòu)改革，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)管理的策略，以便加速構(gòu)建檔案管理信息制度、提升檔案管理的科學(xué)化水準(zhǔn)，最終服務(wù)于全社會(huì)。

【參考文獻(xiàn)】

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案.2014（06）