試論高校檔案管理工作的優(yōu)化策略

郭玥杝

摘 要 自1998年高校擴招以來，我國高校學(xué)生數(shù)量激增，高校的發(fā)展在知識經(jīng)濟高速發(fā)展的今天備受矚目。高校檔案在高校工作運轉(zhuǎn)中的作用重大，其是高校在知識經(jīng)濟時代賴以發(fā)展的主要信息資源，對高校的聲譽和高校的后續(xù)發(fā)展都有很大的影響。文章圍繞高校檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容展開，分析我國高校檔案管理工作現(xiàn)狀，并探索其優(yōu)化措施，以推進我國高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理工作 優(yōu)化

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.04.007

On the Optimization of College Archives Management

GUO Yueyi

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract Since the enrollment expansion of colleges and universities in 1998， the number of college students in China has surged， and the development of colleges and universities has attracted much attention in the rapid development of knowledge economy. The role of University Archives in the operation of colleges and universities is very important， which is the main information resources of colleges and universities in the era of knowledge-based economy， which has a great impact on the reputation of colleges and universities and the subsequent development of colleges and universities. This paper focuses on the relevant contents of the university archives management， analyzes the present situation of the university archives management， and explores the optimization measures， so as to promote the further development of the University Archives Management in our country.

Key words college； archives management work； optimization

0 引言

為了適應(yīng)社會的發(fā)展需求，建設(shè)高水平大學(xué)，在新的歷史發(fā)展時期需要對高校檔案管理工作進行改革創(chuàng)新。高校檔案管理工作隨著社會文明的進步而得到不斷的發(fā)展，與此同時，其管理影響因素也日漸增多。高校學(xué)生人數(shù)和教職工人數(shù)的增多、現(xiàn)代社會的大量信息充斥等都給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。由于受到地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展不平衡的影響，我國各地區(qū)高校檔案管理工作也呈現(xiàn)出了極大的差異性。在新常態(tài)經(jīng)濟發(fā)展形勢下探索高校檔案管理工作的優(yōu)化策略，對于發(fā)揮檔案資源的服務(wù)教育作用具有重要意義。

1 高校檔案管理工作內(nèi)容綜述

高校檔案即具有保存價值的的歷史記錄，其包括與高校運轉(zhuǎn)相關(guān)的所有文字、圖表以及聲像等資料。高校檔案管理工作受高等學(xué)校檔案管理辦法的約束，無論是高校機構(gòu)設(shè)置、政策制定，還是職能規(guī)范和人力物力投入，都隸屬于高校檔案管理工作。其管理工作主要包括信息的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用等活動環(huán)節(jié)，一般情況下，各高等院校都會設(shè)立專門的檔案管理室，安排專門的工作人員進行高校檔案信息管理工作。高校檔案管理工作主要包括高校檔案實體管理和高校檔案組織機構(gòu)管理，高校整體發(fā)展規(guī)劃都會涉及到高校檔案管理。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，檔案管理扮演著重要角色，其不僅僅包括各項信息資源的管理，其還與高校校園文化建設(shè)和大學(xué)精神教育緊密相關(guān)。

隨著我國法治社會進程的加快，高校檔案管理工作的性質(zhì)發(fā)生了巨大變化，法治化、服務(wù)性、特殊性以及現(xiàn)代化是信息化社會對高校檔案管理工作賦予的新的性質(zhì)和要求。在各大高校中，相關(guān)的檔案管理機構(gòu)必須將維護高校檔案的完整性和安全性作為基本工作職責(zé)，并與時俱進，盡可能采用現(xiàn)代化管理技術(shù)促進檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。高校檔案管理工作的理論支撐是興起于20世紀80年代的新公共服務(wù)理論，其強調(diào)的是相關(guān)部門的服務(wù)者姿態(tài)，要求堅決摒棄官本位思想，為社會提供更多的服務(wù)?；谛鹿卜?wù)理論來進行高校檔案工作管理，不僅能夠明確檔案管理工作的宗旨是服務(wù)，奠定高校發(fā)展基石，而且還能夠延續(xù)高校文化精神，為高校和社會的發(fā)展帶來經(jīng)濟效益和社會效益。

2 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

我國的高校檔案資料管理工作經(jīng)歷了管理階段、分散管理階段、集中管理階段和多元化管理階段等4個階段。其中，管理階段是高校檔案資料管理的初始階段，這一時期的高校檔案管理工作主要是一些紙質(zhì)資料，并且由于歷史的動蕩大多資料都被損毀了。分散管理階段歷經(jīng)了大躍進運動和文化大革命，高校檔案管理工作遭到了嚴重破壞，檔案沒有發(fā)揮出其真正作用。改革開放后到2008年，這一段時期是我國高校檔案管理工作的集中階段，各種檔案管理辦法都已經(jīng)出臺，檔案管理工作逐步走向成熟。在此階段，形成了檔案集中管理理念并成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機制，高校檔案管理工作方式也逐漸多元。2008年到今天，高校檔案管理都采用的是多元化管理方式，各高等院校都建立了檔案管理室，制定了完善的檔案管理辦法，并促進了檔案管理的電子化、信息化發(fā)展。

經(jīng)過長時間的發(fā)展，高校檔案管理工作取得了重大成就，綜合檔案管理工作模式逐步形成，檔案信息資源的利用率顯著提升。但高校檔案管理在新的發(fā)展時期也還存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下方面。一是高校檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。相關(guān)數(shù)據(jù)表明，部分高校檔案管理科班人員較少，專業(yè)化程度不高，全職人員數(shù)量較少，大部分工作人員都是非科班出身的兼職人員，使得高校檔案管理工作專業(yè)度缺乏，管理工作水平低下。這種人員配備的不合理性，極大地影響了高校檔案管理工作的進一步發(fā)展，不利于檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。二是高校檔案管理工作模式單一，大部分高校的檔案管理工作仍然采取的是傳統(tǒng)式、單一式、被動式管理方式，收集、整理檔案資料是工作人員日常工作行為的重點。高校中的絕大部分檔案資料都處于等待狀態(tài)，檔案資料等待利用是當(dāng)前高校檔案資料普遍存在的現(xiàn)象。

三是高校檔案管理利用程序復(fù)雜、信息化水平低，其他人員想要利用高校檔案資料必須經(jīng)過層層審批，并由專門人員陪同一起查看，以獲取需要的檔案信息。雖然我國已經(jīng)邁入了信息化發(fā)展軌道，但我國高校檔案管理工作并沒有與時俱進，及時跟上時代發(fā)展步伐，高校檔案管理綜合數(shù)據(jù)平臺沒有及時建立起來，人們查詢、利用檔案資料較為困難。四是高校檔案管理主體單一、資源分布不均勻、特色檔案管理資源缺失。這種有限檔案資源管理問題不同程度地存在于各地區(qū)高校中，使得檔案管理工作效率低下，檔案資源利用率不高，進一步阻礙了我國高校檔案資源作用的發(fā)揮。

3 高校檔案管理工作的優(yōu)化策略

我國高校檔案資源管理之所以會存在上述這些問題，其原因主要是檔案管理思想受傳統(tǒng)思想觀念束縛較重，高校檔案資源管理資金投入不足，檔案服務(wù)職能容易受到行政干擾，檔案資源利用權(quán)限被嚴格限制、高校檔案管理工作職能定位模糊以及高校檔案管理工作宣傳職能缺位。這些因素不同程度地存在于我國高校檔案管理工作過程中，極大地阻礙了高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。在新常態(tài)經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，相關(guān)部門必須采取強有力措施優(yōu)化高校檔案管理工作，促進高校檔案管理工作的專業(yè)化、正規(guī)化、科學(xué)化、法治化發(fā)展，并進一步突出檔案管理工作的服務(wù)性職能。

3.1 對高校檔案管理工作進行準(zhǔn)確定位，明確檔案管理工作發(fā)展理念

高校檔案管理工作絕對不能固步自封，而是要不斷解放思想與時俱進，革新檔案管理工作理念，對高校檔案管理工作進行準(zhǔn)確定位并明確其發(fā)展理念。高校檔案管理工作是一個動態(tài)發(fā)展過程，其對高校發(fā)展和教育事業(yè)的進一步發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。黨的十八大一直強調(diào)要兩個文明同步發(fā)展，而高校檔案管理工作作為兩個文明建設(shè)的主要載體，必須強化對其的研究和開發(fā)工作，明確其長遠發(fā)展理念。從現(xiàn)實情況來看，高校檔案管理工作不僅能夠收集整理信息資源，傳播相關(guān)知識，而且能夠在集結(jié)已有知識體系的基礎(chǔ)上對知識進行創(chuàng)新，展現(xiàn)檔案資源的獨特作用。其次，檔案管理工作必須與時俱進，高校檔案管理工作人員和相關(guān)組織機構(gòu)必須用長遠的目光來看待這一工作，絕對不能安于現(xiàn)狀，不思進取。只要社會經(jīng)濟在發(fā)展，高校檔案管理工作就不可能止步，因此相關(guān)工作人員要樹立長遠思想，促進高校檔案管理工作的長遠發(fā)展。

3.2 嚴格遵循高校檔案管理工作原則

在優(yōu)化高校檔案管理工作時必須要遵循實用性、實效性和服務(wù)性三原則，實用性是高校檔案管理工作的本質(zhì)要義，實用能夠為高校檔案管理工作帶來新的發(fā)展契機，革新檔案管理工作目標(biāo)，促進其適應(yīng)時代發(fā)展需求。實用性原則要求高校將檔案管理工作落到實處，杜絕形式主義和本本主義，以挖掘檔案資源潛在價值，提高檔案資源利用效率。實效性是指檔案管理工作具有一定時間期效，這主要是由檔案管理工作的法治性質(zhì)決定的。在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)更新?lián)Q代速度加快，人們的生活節(jié)奏也越來越快。高校檔案管理工作只有加快其反應(yīng)速度，才能緊跟時代步伐，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要。歷史久遠的檔案資料雖然有一定價值，但挖掘利用程序較復(fù)雜，難以發(fā)揮其真正價值。高校在進行檔案資料管理時要開辟新途徑快速獲取信息資源，減少資源使用程序，提高其利用率，增強檔案資料的應(yīng)用性和服務(wù)性。服務(wù)性是高校檔案管理工作的理論基礎(chǔ)體現(xiàn)，是發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益的載體。高校檔案管理工作的重心是服務(wù)而不是管理，因此在優(yōu)化高校檔案管理工作時，要著重突出其服務(wù)性原則，并緊緊圍繞“服務(wù)”二字開展其他環(huán)節(jié)工作。

3.3 優(yōu)化高校檔案管理工作體制并完善檔案管理組織職能

檔案管理工作體制和組織職能是構(gòu)建高校檔案管理工作體系的關(guān)鍵。在社會發(fā)展新時期，優(yōu)化高校檔案管理工作，要優(yōu)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機制、競爭機制和評估機制，并健全檔案管理服務(wù)職能、管理職能和教育職能。優(yōu)化高校檔案管理工作的競爭機制，提升相關(guān)工作人員的競爭意識和責(zé)任意識，是改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀提升工作水平的有效途徑。健全高校檔案管理工作各種職能，能夠促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，增強高校檔案管理工作的功能作用。

4 結(jié)語

在當(dāng)前發(fā)展大環(huán)境下，采取各種有效手段優(yōu)化高校檔案管理工作，除了要樹立長遠發(fā)展觀念，遵循必要發(fā)展原則和健全機制組織職能，還要采取專項培訓(xùn)方式提升工作人員的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時轉(zhuǎn)變高校檔案管理工作模式，推進其朝向人力資本管理方向發(fā)展。

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