檔案編研工作在高校的重要性

林曉敏

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校一切工作的綜合反映。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，對進一步加強和改善學(xué)校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)質(zhì)量，促進學(xué)?！鞍l(fā)揚成績，糾正錯誤”，在揚長補短中不斷前進，有著極其重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案編研；高校

檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。檔案編研工作的內(nèi)容是相當廣泛的，主要內(nèi)容包括：1. 編寫參考資料。包括大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。2. 匯編檔案文件。通過對檔案原件的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻資料，有很強的真實性、可靠性?，F(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編，政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。3. 參與編史修志。檔案部門利用自身優(yōu)勢，參加編修地方志、專業(yè)志、廠志，編寫地方史或機關(guān)、企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑。4. 撰寫論文專著。撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等。高校檔案編研工作以高校檔案為主要對象，在加工整理、分析研究的基礎(chǔ)上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果，有其自身的特點：一是實用性。高校檔案是學(xué)校本身在教學(xué)實踐活動中形成的歷史記錄，其主要服務(wù)對象是本學(xué)校，其主要利用者是本校教職員工，因此高校檔案編研工作首要的特點就是實用性，是為本單位服務(wù)的。所以，高校檔案的編研工作，應(yīng)從高校的實際出發(fā)，確定編研課題，撰寫出符合高校發(fā)展需要的檔案編研成果。二是技術(shù)性。對于高校來說，教學(xué)檔案記載了教學(xué)管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準確地反映出學(xué)校各個歷史時期的教學(xué)管理、教育質(zhì)量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。高校檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)檔案富有成效地開展檔案編研工作。檔案編研人員要對這些教學(xué)檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，這就要求編研人員了解檔案、熟悉檔案，也就是要求編研人員要了解和熟悉檔案所記述和反映的教學(xué)業(yè)務(wù)專業(yè)知識，這樣才能拿出合格的檔案編研成果。因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項技術(shù)性的工作。三是真實性。編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、尊重教學(xué)規(guī)律，實事求是地開展檔案編研工作。高校檔案編研成果是為提高教學(xué)質(zhì)量、改進教學(xué)方法、提高學(xué)生素質(zhì)服務(wù)的。因此，編研成果的內(nèi)容和所取得的數(shù)據(jù)等都必須準確無誤，不僅選題要科學(xué)，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認真細致、一絲不茍，一個數(shù)據(jù)、一段文字都要仔細核對，絕不能出錯，確保檔案編研成果的真實性。高校檔案的編研工作是高校檔案部門開發(fā)利用檔案信息資源，提供檔案信息，提高教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)等各項工作服務(wù)的專門工作。高校檔案編研是社會檔案編研的組成部分，它充分反映高等教育事業(yè)的發(fā)展狀況。它以高校檔案為根基、重點，充分利用高校檔案史料，并以社會發(fā)展為背景，突出展現(xiàn)高校檔案的教育性、社會性、歷史性、實用性等特征。隨著社會的不斷進步，教育事業(yè)的不斷發(fā)展，我國檔案事業(yè)得到了迅猛的發(fā)展，檔案利用工作的重要性正日益凸顯，高校檔案的編研工作也變得越來越重要。

（一）直接為高校加強管理、科學(xué)發(fā)展提供最全信息。高校檔案部門主要通過對各類檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用。利用這些編研成果，調(diào)閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料。高校檔案部門通過編研工作，改變過去那種“看門守攤”和“你來我借”的被動服務(wù)方式，積極主動地為高校加強管理、科學(xué)發(fā)展提供準確可靠的全面信息。

（二）主動為高校推廣先進、介紹經(jīng)驗提供最新信息。高校保存著成千上萬的檔案，既載有成功的經(jīng)驗，又記錄失誤的教訓(xùn)，這些檔案是歷史的見證者。但這些檔案平常都淹沒在檔案館室的陳紙故堆中，不是人人都了解的。高校檔案部門可以將檔案中有價值的、有推廣意義的資源信息，撰寫成編研成果，在高校內(nèi)部或社會廣泛傳播，使高校成功經(jīng)驗或辦學(xué)理念在社會上得到推廣應(yīng)用，開花結(jié)果。通過編研工作，使“靜止”的檔案信息變成“流動”的檔案信息?！八馈睓n案變成“活”信息，“陳”檔案變成“新”檔案，利于高校檔案信息的內(nèi)外交流，便于互相學(xué)習(xí)，取長補短，使學(xué)校先進辦學(xué)理念和成功經(jīng)驗得到發(fā)揚和推廣。

（三）積極為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)服務(wù)提供最佳信息。高校檔案部門不能停留在“收收發(fā)發(fā)”“借借還還”這種服務(wù)方式上，要改變?nèi)藗儼迅咝n案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認識。高校檔案部門不能滿足于編輯匯編、寫寫簡介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進行綜合分析，撰寫調(diào)研報告，提出改善教學(xué)管理的具體措施，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有分量的編研成果，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮參謀助手作用，為高校發(fā)展作出積極的貢獻。

（四）及時為高校檔案晉級、水平提高提供最快信息。高校檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作，如收集整理、立卷歸檔、編制檢索工具、安全保管等都是檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是搞好檔案編研工作的前提和基礎(chǔ)，不做好這些工作是無法進行編研工作的。從另一方面說，通過編研工作，可以看出檔案歸檔是否完整準確、鑒定組卷是否規(guī)范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全、檔案晉級是否達標。一旦發(fā)現(xiàn)問題，即可及時改正、補充，從而使文件資料的歸檔率、完整率得到提高，整理組卷更為合理，保管條件更為安全，檔案晉級早日實現(xiàn)。這就是通過編研工作，自我發(fā)現(xiàn)自我檢查自我改正，為加強高校檔案管理的基礎(chǔ)工作，促進高校檔案管理水平的提高提供最快信息。

檔案編研工作是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，是一項功在當今，利于后世的偉業(yè)。因此，要在實踐中始終堅持求真務(wù)實的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，相應(yīng)地重新調(diào)整和定位，變被動為主動，開拓創(chuàng)新，努力開發(fā)更多適應(yīng)學(xué)校工作需要的檔案編研課題，讓檔案編研工作創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

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