論辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案管理工作的影響

王興源

【摘要】文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著依法行政和公務(wù)活動的過程和成果。本文探討了應(yīng)用辦公自動化后對文書檔案管理工作帶來的影響。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；辦公自動化系統(tǒng)；工作效率；檔案利用

文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著依法行政和公務(wù)活動的過程和成果，同時(shí)也詳細(xì)記錄著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的來龍去脈。隨著改革的深入，對檔案工作的現(xiàn)代化提出了更高的要求，需運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備、科學(xué)理念、組織方法，對檔案管理工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。文書檔案管理工作采用辦公自動化系統(tǒng)，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要，是社會發(fā)展的客觀需要，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是文書檔案工作的新課題。

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)處理相關(guān)工作，實(shí)行辦公自動化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運(yùn)用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個(gè)工程項(xiàng)目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時(shí)、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工，耗時(shí)耗材，引入自動化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實(shí)體歸檔的特效，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統(tǒng)文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時(shí)占用地方，特別是小心保存的同時(shí)還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中也對檔案館的庫房建設(shè)提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實(shí)際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實(shí)行辦公自動化后，文書檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類新載體的優(yōu)點(diǎn)是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。

四、加速文書檔案資料傳遞

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，文件傳遞主要依靠郵政系統(tǒng)，傳遞時(shí)間較長，安全性較低，傳遞費(fèi)用較高，而且還在較大程度上受距離、天氣、運(yùn)輸條件等因素的影響，給檔案資料的傳遞工作帶來了一定的困難。文書檔案管理應(yīng)用辦公自動化后，基于電子政務(wù)網(wǎng)，在國家綜合檔案館和機(jī)關(guān)檔案室部署相互連通的電子檔案管理系統(tǒng)，使用其在線接收功能實(shí)現(xiàn)電子檔案接收進(jìn)館，方便快捷，且安全可靠，大大提高了檔案資料傳遞的速度和安全性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐莉.淺談文書檔案的計(jì)算機(jī)管理[J].平頂山師專學(xué)報(bào)，2001（05）.

[2]裴承志.奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（02）.

[3]楊勇，劉晶.關(guān)于文書檔案一體化的若干認(rèn)識[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2003（03）.

[4]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].內(nèi)肛科技，2006（03）.