推動檔案規(guī)范化管理的有效措施分析

劉英杰

【摘要】推動檔案規(guī)范化管理有利于提高檔案管理水平，更好地約束和規(guī)范日常工作流程，促進檔案資源作用的有效發(fā)揮。本文結合檔案管理具體工作，就推動檔案規(guī)范化管理提出相應措施，主要包括明確目標、做好規(guī)劃、健全管理措施、提高管理人員素質、注重管理和監(jiān)督巡視等內(nèi)容。

【關鍵詞】檔案；規(guī)范化管理；管理措施；管理人員；監(jiān)督巡視

為促進檔案作用的充分發(fā)揮，應該結合檔案管理需要，嚴格遵循規(guī)范流程，健全完善檔案管理制度措施，提高管理人員素質，進而有效推動檔案管理規(guī)范化。但在實際工作中，一些單位沒有嚴格執(zhí)行檔案管理制度措施，管理人員素質偏低，巡視監(jiān)督不到位，制約檔案管理水平的有效提升。本文結合實際工作需要，就推動檔案規(guī)范化管理提出相應對策，希望能為具體工作開展提供啟示。

一、注重檔案規(guī)范化管理

在思想上要提高認識，明確檔案管理規(guī)范化的流程，根據(jù)本單位實際情況，對檔案管理工作進行科學合理規(guī)劃。并嚴格遵循各項制度措施，努力提升檔案管理工作水平。

（一）明確目標。單位領導要加強聯(lián)系，密切配合，根據(jù)本單位實際，結合檔案管理和檔案資料使用需要，制定明確的檔案管理目標。例如，明確管理人員的工作目標，明確管理制度目標和檔案數(shù)字化處理所要達到的目標。并在這些目標指引下，嚴格落實檔案管理規(guī)章制度，確保目標明確，制度得到有效落實。進而有效約束管理人員各項工作，讓他們更好履行職責，促進檔案管理規(guī)范化。

（二）做好規(guī)劃。根據(jù)檔案管理目標，以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標，做好規(guī)劃工作。舉辦各種形式的宣傳交流活動，增強檔案管理意識，增加資金投入，注重信息技術應用。并制定檔案管理的長期和遠期規(guī)劃，對完成較好的單位和個人采取獎勵措施，對沒有達到管理目標的采取懲罰措施。

二、健全檔案規(guī)范化管理措施

以推動檔案管理制度化和流程化為目標，制定健全完善的管理措施，嚴格規(guī)范檔案管理各項活動，避免工作上出現(xiàn)疏忽，讓檔案管理活動有序進行。

（一）完善制度。以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標，制定健全完善的制度措施，確保各項制度有效落實。同時還要嚴格遵守和執(zhí)行各項規(guī)定，讓相關制度有效落實，更好約束和規(guī)范各項工作流程，提高檔案管理水平。

（二）明確責任。建立并落實責任制，明確檔案管理人員職責，讓他們在職責范圍內(nèi)開展工作。并且管理人員要增強責任意識，遵循《檔案法》和檔案管理規(guī)章制度，做好職責內(nèi)的每一項工作，有效提升檔案管理水平。

（三）獎懲激勵。建立獎懲激勵制度，讓管理人員有效遵循管理制度，增強他們的責任感，提高他們的管理水平。例如，對檔案管理到位、水平高的單位和和個人實施獎勵，對沒有遵循制度措施、管理工作不到位的采取懲罰措施。

三、注重提高管理人員素質

綜合采取有效措施，促進檔案管理人員素質提高，健全管理培訓措施，讓他們有效遵循管理流程和制度措施，為檔案管理水平提升貢獻自己的力量。

（一）引進人才。充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的作用，相關單位要結合檔案管理需要，以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標，引進專業(yè)知識扎實、管理技能強的工作人員。進而充實檔案管理隊伍，為有效開展檔案管理的各項活動奠定基礎，儲備優(yōu)秀的人才資源。

（二）加強培訓。以提升檔案管理人員素質為目標，構建完善的管理培訓措施，明確管理培訓目標，更好約束和規(guī)范管理人員。加強培訓工作，采用講座、專題學習、課堂授課、參觀學習等形式，讓檔案管理人員深化對理論知識的學習，努力提高管理工作水平，不斷積累經(jīng)驗，適合檔案管理需要。另外還要加強學習，提高法律意識、責任意識、道德水平，增強對管理工作的適應性，促進檔案管理規(guī)范化。

四、加強檔案管理監(jiān)督巡視

相關領導要提高思想重視程度，嚴格落實各項制度，加強巡視和檢查監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并改進存在的不足，有效規(guī)范檔案管理各項工作。

（一）健全制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平，有效約束和規(guī)范檔案管理工作為目標，健全監(jiān)督巡視制度。合理配備工作人員，明確工作人員職責，讓他們有效規(guī)范管理活動。根據(jù)規(guī)章制度和管理規(guī)范流程，嚴格執(zhí)行和落實巡視監(jiān)督制度，定期和不定期對檔案管理工作開展巡視。要讓管理人員明確職責，加強管理，嚴格遵循相關制度措施。對可能出現(xiàn)的問題，應該及時采取完善措施，從而彌補可能存在的不足，讓管理流程更加規(guī)范化，管理措施更為有效地執(zhí)行和落實。同時還要建立有效的巡視監(jiān)督匯報制度，讓負責人匯報自己的工作，做好整改工作，防止檔案管理過程出現(xiàn)疏忽，推動檔案管理工作水平有效提升。

（二）巡視檢查。通過巡視檢查能夠掌握檔案管理基本內(nèi)容，更為全面地了解現(xiàn)狀，進而改進存在的缺陷。巡視過程要嚴格遵循規(guī)范要求進行，確保檔案管理嚴格按照管理流程進行，進而努力提升管理水平。要查看卷宗處理、檔案編號是否準確，確保檔案資料齊全，對存在的不足及時改進。查看檔案數(shù)字化處理是否到位，保證數(shù)據(jù)庫資料完整，目錄和資料齊全，方便檔案資料查詢。同時還要注重檔案資料巡視和檢查，重視數(shù)據(jù)庫更新和升級，提高數(shù)據(jù)庫綜合性能，進而有效提升檔案管理水平。

五、結語

總之，根據(jù)檔案管理工作需要，綜合采取有效措施推動檔案規(guī)范化管理。有利于彌補管理工作的不足，進而實現(xiàn)提高管理工作水平的目的。同時也能規(guī)范管理流程，促進檔案資源得到有效利用，讓檔案資料在具體工作中更好地發(fā)揮作用。

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