檔案管理信息化建設的必要性和途徑探討

路晶晶

【摘要】本文基于作者自身的實際工作與學習經驗，首先分析了檔案管理信息化建設的必要性，然后主要對檔案管理信息化建設的有效途徑提出了部分探討性建議，以期能對檔案管理工作的實踐起到參考和指導作用。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；必要性；途徑

檔案管理即對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作，也就是說其功能作用不僅僅是記錄，其更為重要的價值在于能夠對今后的工作開展和建設發(fā)展提供信息參考。在今天，為了提升檔案管理的效率和質量，更好地發(fā)揮出檔案價值，我們應當切實抓好檔案管理的信息化建設工作。

一、檔案管理信息化建設的必要性

在傳統的檔案管理工作模式下，不論是檔案的收集、整理、保管還是鑒定、統計、利用，全部都需要人工親力親為地去完成，不過在真實的情況下，檔案信息量和檔案實體數量都非常之大，工作人員想要完成相關的檔案管理工作，需要付出非常多的精力，而且容易出現錯誤，在檔案的利用方面更是難以全面發(fā)揮出檔案信息的價值，因為依靠人工很難從巨量的檔案中全面提取、深層次挖掘有用的信息，出現遺漏是常有的事，檔案信息的共享程度也非常低，這就最終造成了檔案管理工作效率和質量過低的情況出現。而通過信息化的建設，我們則可以有效解決上述問題，不僅可以在很大程度上減少檔案管理人員的工作壓力，更能使檔案管理不論是保存、查詢、提取還是分析等都更加快速、全面、精確，同時還能實現大范圍的高效數據信息共享，這樣一來便可以顯著提升檔案管理工作的效率和質量，更好地發(fā)揮出檔案價值，所以在當前加強檔案管理信息化建設是非常必要的。

二、檔案管理信息化建設的途徑

（一）完善檔案管理的信息化平臺建設。檔案管理的信息化建設首先需要的是一套健全的信息化平臺，這是進行信息化檔案管理的基礎條件，因此我們需要完善檔案管理的信息化平臺建設，根據檔案管理工作的具體內容、環(huán)節(jié)及其特點和需求，設計平臺的結構，以模塊化的平臺設計，對應檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作，為檔案管理提供完善的功能，以輔助檔案管理工作有效開展。另外，檔案管理信息化平臺的建設還需要考慮到共享的問題，所以應當設計標準化的內、外部訪問接口，以方便對檔案信息的訪問，提高檔案的利用效率。

（二）強化檔案管理信息化的安全建設。檔案管理信息化的安全建設主要包括兩個方面：第一個方面是環(huán)境安全建設，即要確保檔案管理信息化平臺所在服務器處于一個安全的環(huán)境當中，防止環(huán)境溫度、濕度過高，或是發(fā)生火災等意外情況，對服務器造成物理性破壞。第二個方面是要加強網絡安全建設，通過訪問控制、攻擊監(jiān)控、用戶認證等機制，保護檔案資料安全，防止外部的不法入侵，確保檔案信息數據的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，還應當施行定時備份機制，如果檔案受到破壞，以便于恢復，盡量減少損失，檔案備份應以異地備份為主要方式。

（三）積極推進檔案管理信息化的標準體系建設。檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網絡傳輸，每個步驟都應有其相應的標準，這樣才能防止檔案管理工作不夠規(guī)范、統一所帶來的一系列問題。所以，我們應當積極推進檔案管理信息化的標準體系建設，確保信息化技術條件下的檔案管理工作可以規(guī)范、有序的開展。具體來說，應對檔案資料的歸檔、管理，檔案信息的資源標識、描述、轉化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統一的技術標準，如音頻文件按照統一格式進行轉化、掃描件要達到統一清晰度，以保障檔案信息化工作有統一的工作規(guī)范可以依據，使檔案信息化工作有章可循。

（四）重視檔案管理信息化的人才隊伍建設。雖然信息化的平臺和技術條件可以減輕檔案管理人員的壓力，但是檔案管理人員依然是影響檔案管理質量、效率及其利用價值的決定性因素，所以我們必須重視檔案管理信息化的人才隊伍建設。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質，有必要加強定向培訓力度，加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務技能、檔案管理信息化技術?？啥ㄆ诮M織業(yè)務培訓及專業(yè)技術培訓，使檔案管理人員掌握局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統等信息技術和檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史、檔案管理學等檔案專業(yè)知識，成為復合型的檔案專業(yè)人才，同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強的開拓創(chuàng)新意識。

除了上面所提到的幾點之外，檔案管理信息化建設還需要重點做到的是對檔案信息的深度價值開發(fā)和利用，借助計算機的運算能力與專業(yè)的數據軟件，對檔案信息進行全面、深度的掃描、分析，重構檔案數據信息之間的聯系，從中提取有價值的信息資源。

三、結語

當前，通過信息化建設才能提升檔案管理工作的效率和質量，更好地發(fā)揮出檔案價值，所以我們應當對檔案管理信息化建設的途徑展開積極的研究、探討與實踐，確保檔案管理信息化建設能夠順利地向前推進。

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