企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

孫麗

【摘要】企業(yè)檔案信息化是我國信息化戰(zhàn)略發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國企業(yè)與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的必然結(jié)果。本文主要對加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化的必要性、目前存在的問題以及加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策等方面做了一個簡單的分析。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時代的高速發(fā)展和迅速變化。因此，為完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，本文對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究與探討做了一個簡單的分析。

一、檔案信息化發(fā)展的必要性

檔案材料如果不經(jīng)過嚴(yán)密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動，具有一定的保存和參考價值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，尤其是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）企業(yè)檔案信息化認(rèn)識不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時代發(fā)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各企業(yè)積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。

（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)。同時，隨著我國各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計算機(jī)專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅定企業(yè)檔案信息化的決心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過渡。充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化的重要性，認(rèn)識到信息化對于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。

（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進(jìn)步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。

（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計劃，同時推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要想促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展，就必須要積極地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高自身信息化意識，認(rèn)識到信息化的重要性，引進(jìn)信息化人才，建立檔案信息化建設(shè)小組。只有這樣，才能為企業(yè)和諧發(fā)展提供更好的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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