信息化背景下如何加強(qiáng)電子檔案管理

摘 要：在信息化普及的現(xiàn)代，如何利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理是許多單位面臨的嚴(yán)峻問題，很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的契合，運(yùn)用電子化的檔案管理模式，但是電子化檔案管理模式仍需要進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；電子化；管理模式

在信息技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理也迎來了前所未有的巔峰時(shí)代。至今為止，很多檔案管理可以充分利用信息技術(shù)穩(wěn)妥管理檔案資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的快速傳遞、儲(chǔ)存、收集與共享等，但是在這個(gè)過程中不可避免存在一些問題與差錯(cuò)，因此檔案管理機(jī)構(gòu)在做到管理信息化、服務(wù)便捷化的同時(shí)，要充分發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在檔案管理的作用，找出信息技術(shù)在檔案管理中存在的主要問題，研究問題產(chǎn)生的原因，提出合理的解決對(duì)策，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)時(shí)掌握問題的動(dòng)態(tài)，在當(dāng)今的信息化時(shí)代背景下加強(qiáng)電子檔案管理，提高電子檔案資源的利用率，滿足用戶對(duì)于檔案的需求。

1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動(dòng)，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢(shì)，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲(chǔ)時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對(duì)象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長(zhǎng)，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對(duì)于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會(huì)產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會(huì)有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 真實(shí)性

相對(duì)于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對(duì)于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿?，工作龐大而耗時(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會(huì)比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對(duì)其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會(huì)比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納信息量大、所需存儲(chǔ)空間小、記錄速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會(huì)留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲(chǔ)存在儲(chǔ)存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲(chǔ)位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲(chǔ)存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)找尋檔案，但是對(duì)于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對(duì)各個(gè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，這樣也方便對(duì)紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯(cuò)率。

4.3 滿足用戶的多元化需求

用戶的要求是隨著時(shí)代的變化而變化，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的功能要求也越來越多，例如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的讀取速度，減少檔案資源的浪費(fèi)，更加注重電子檔案資源的分類與整理等等，這些都要求數(shù)據(jù)庫(kù)功能不斷完善，同時(shí)也要求更多的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷的補(bǔ)充完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。要求檔案管理員要具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉管理系統(tǒng)的功能，了解檔案管理、信息技術(shù)等綜合知識(shí)，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時(shí)相關(guān)部門可以通過后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的理解和實(shí)施，提高檔案管理水平和服務(wù)水平力，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平。

參考文獻(xiàn)

[1]靳啟穎. 信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D]. 四川大學(xué)， 2015.

[2]俞娜. 電子信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J]. 信息化建設(shè)， 2016（06）.

[3]常晶. 計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理分析[J]. 工程與技術(shù)， 2016（13）.

作者簡(jiǎn)介

李劍飛（1978-），山東，天津市住房公積金管理中心。endprint