基于數(shù)字信息化的高?；n案管理探討

章敏

【摘要】作為高校檔案的重要組成部分，高?；n案記錄的是高校發(fā)展過程中有形物質(zhì)的真實(shí)歷史?；n案的整理過程是一個(gè)復(fù)雜的過程，這是由它所具有的客觀性、真實(shí)性、專業(yè)性、細(xì)致性以及多樣性等特點(diǎn)決定的。將現(xiàn)有的基建檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，不但能數(shù)十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化 高?；n案管理

高校基建檔案是高?；üこ淌┕せ顒?dòng)過程中形成的相關(guān)材料，這些材料通常是以圖表、文字等為載體的。高?；n案所記錄和保存的是高校基建工作的各個(gè)過程信息，是基建工程的重要憑證和依據(jù)。然而，仍然有許多學(xué)校在基建檔案管理上做的還不夠完善，在管理工作中出現(xiàn)了許多問題，這是由于學(xué)校沒有正確認(rèn)清基建檔案管理的重要性造成的，由此可見，高效科學(xué)地開展高效檔案管理工作是極為必要和緊迫的。

一、高校基建檔案管理工作的特點(diǎn)

1.獨(dú)立成套

學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的?；n案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

2.來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。

3.實(shí)用性

作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

二、高校基建檔案管理工作的問題

1.缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法

由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。

2.檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性

高?；?xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。

3.缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高?；n案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)的運(yùn)用、、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。

三、數(shù)字信息化含義及發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字信息化是以計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速增長，中國數(shù)字信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國家的距離。我國數(shù)字信息化已走過兩個(gè)階段正向第三階段邁進(jìn)。第三階段定位為新興社會(huì)生產(chǎn)力，主要以物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為代表，這兩項(xiàng)技術(shù)掀起了計(jì)算機(jī)、通信、信息內(nèi)容的監(jiān)測(cè)與控制的4C革命，網(wǎng)絡(luò)功能開始為社會(huì)各行業(yè)和社會(huì)生活提供全面應(yīng)用。

四、建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基建檔案管理建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，數(shù)字化圖書館管理系統(tǒng)也為基建檔案管理系統(tǒng)提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。通過設(shè)立系統(tǒng)的軟件管理系統(tǒng)，將現(xiàn)有的基建檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，不但能數(shù)十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。

在建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，對(duì)高?，F(xiàn)有基建檔案的形式不統(tǒng)一、不齊全、缺失嚴(yán)重的歷史遺留問題，需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、完善、規(guī)范，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息化，實(shí)現(xiàn)基建檔案的完整性和現(xiàn)代化。對(duì)于在建及以后建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求進(jìn)行驗(yàn)收、移交、入卷和歸檔，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息化，歸入數(shù)字信息化系統(tǒng)實(shí)行規(guī)范管理。

高?；n案的復(fù)雜多樣性，要求檔案管理人員必須掌握一定的基建專業(yè)知識(shí)，才能有條不紊地面對(duì)復(fù)雜的基建檔案，科學(xué)地做好基建檔案的管理和利用。假如因經(jīng)費(fèi)等原因高校一時(shí)無法達(dá)到檔案館的硬件要求標(biāo)準(zhǔn)要求，高校檔案管理人員就要因地制宜，利用現(xiàn)有的實(shí)際條件，做好基建檔案的管理工作。在信息化時(shí)代，對(duì)基建檔案資料盡可能數(shù)字信息化，并采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

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