淺談如何創(chuàng)新高校辦公室工作

楊錦宇

高校辦公室承擔(dān)著文稿寫(xiě)作、管理服務(wù)、參謀、督查督辦、來(lái)信來(lái)訪等眾多職能，其管理水平、服務(wù)質(zhì)量、執(zhí)行能力、工作效率的高低，直接反映出整個(gè)學(xué)校的管理水平、辦學(xué)能力和形象聲譽(yù)。尤其對(duì)于正在創(chuàng)建世界一流大學(xué)的高校，辦公室工作就更為重要。隨著教育領(lǐng)域改革的深化，對(duì)高校辦公室工作提出了新的要求與任務(wù)，需要我們正視目前工作中的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問(wèn)題，創(chuàng)新性的開(kāi)展高校辦公室工作。

眾所周知，高校辦公室的工作任務(wù)十分繁雜而辛苦，但是目前，高校辦公室工作中存在著一些問(wèn)題和不足：比如參謀助手等方面的職能作用發(fā)揮不夠、管理觀念不夠有前瞻性、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、執(zhí)行能力偏弱、制度不夠完善等等，這些問(wèn)題都將直接削弱了高校辦公室的重要作用。為此，高校辦公室要適時(shí)求變，改革創(chuàng)新：

一、作為創(chuàng)建一流大學(xué)的高校辦公室，需要在更大程度上強(qiáng)化參謀助手的職能

首先，要抓好信息調(diào)研， 強(qiáng)化參謀助手職能。高校辦公室的參謀助手職能主要體現(xiàn)在五個(gè)方面： 第一，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息；第二，圍繞學(xué)校中心工作組織調(diào)查研究； 第三，就重大事件的處理提出對(duì)策性建議；第四，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好重要文稿的起草工作；第五，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理并處理日常事務(wù)。在新形勢(shì)下，辦公室要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，強(qiáng)化參謀助手職能。辦公室要時(shí)刻把自己置于學(xué)校改革和發(fā)展的高度，緊緊圍繞學(xué)校的中心任務(wù)、階段性工作重點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，利用辦公室信息網(wǎng)絡(luò)健全、信息渠道暢通的優(yōu)勢(shì)， 主動(dòng)抓好調(diào)查研究工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)和建議。

二、要完成領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)，強(qiáng)化督查督辦檢查職能

這種職能主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 第一，以上級(jí)的重要文件、紀(jì)要和學(xué)校重大決策的貫徹落實(shí)情況為重點(diǎn)，組織重點(diǎn)的滾動(dòng)式督查；第二，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)督辦。第三，抓住師生員工反映強(qiáng)烈的問(wèn)題，主動(dòng)督辦。高校發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和計(jì)劃的完成，關(guān)鍵在于落實(shí)， 而要做到這一點(diǎn)，就必須運(yùn)用督辦檢查這一手段來(lái)有效地推動(dòng)各部門(mén)不折不扣地完成任務(wù)。督查工作重在深入、及時(shí)、有效，督辦直接深入到實(shí)際工作的主要環(huán)節(jié)和重點(diǎn)方面，對(duì)工作的實(shí)施情況進(jìn)行觀察、分析、評(píng)價(jià)，并及時(shí)反饋給決策部門(mén)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)作出反饋以利于對(duì)原決策做出必要的調(diào)整，避免重大問(wèn)題的發(fā)生。及時(shí)發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)和作法，及時(shí)組織交流、推廣。通過(guò)督查督辦還可以從實(shí)際工作中獲得大量信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)， 從而提高決策的科學(xué)性。

三、要健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新

完善制度、規(guī)范管理是確保高校辦公室工作高效運(yùn)行的基本要求。高校辦公室人員少、任務(wù)重，如果不遵循一定的規(guī)律，不建立科學(xué)的規(guī)章制度 ，要實(shí)現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化運(yùn)行就是一句空話。為此，高校辦公室要不斷健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。要實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新，必須采取以下措施：首先，要抓好建章立制工作。要按照從嚴(yán)、從細(xì)、從實(shí)的原則， 建立健全辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，完善辦文、辦事、辦會(huì)程序；規(guī)范檔案、印章、保密、信息、接待工作。努力使各項(xiàng)工作有章可循、依章辦事。其次，要建立崗位目標(biāo)管理體系。具體來(lái)講，應(yīng)從工作實(shí)際出發(fā)確定工作目標(biāo)，細(xì)化分解任務(wù)，并逐項(xiàng)落實(shí)到各個(gè)科室和每個(gè)人的崗位上，完善以崗位責(zé)任制為核心的目標(biāo)管理體系。做到事事有人管、人人有事干，防止因職責(zé)不清而出現(xiàn)的推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車(chē)現(xiàn)象，但同時(shí)，也應(yīng)該分工不分家，做好及時(shí)補(bǔ)位。再次， 要抓好制度的檢查和落實(shí)。要逐步建立一套操作性強(qiáng)、便于監(jiān)督和檢查的考評(píng)機(jī)制。

四、樹(shù)立高校辦公室服務(wù)至上的管理理念

高校辦公室不僅僅具有管理的職能，更重要的是為學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、學(xué)生學(xué)習(xí)、學(xué)校各個(gè)部門(mén)的高效、正常運(yùn)轉(zhuǎn)的服務(wù)者， 是建設(shè)“ 雙一流” 大學(xué)的重要保障與支撐。高校辦公室作為重要的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)之一，需要充分調(diào)動(dòng)， 合理配置各種人力、財(cái)力、物力、信息等資源， 保障教學(xué)、科研工作的順利開(kāi)展。其次，服務(wù)于師生。高校全校教職工是進(jìn)行教學(xué)、科研、行政管理服務(wù)的重要主體，高校辦公室在開(kāi)展工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解其在教學(xué)、科研、生活中的需求，及時(shí)解決廣大教職工面臨的住房、待遇、福利等各方面的需求，加強(qiáng)對(duì)教職工的人文關(guān)懷意識(shí)，使其體會(huì)到學(xué)校集體的溫暖與歸屬感，才能安心于教學(xué)、科研事業(yè)，為自己的工作努力付出，竭力奉獻(xiàn)。學(xué)生作為高校發(fā)展、服務(wù)的重要對(duì)象，高校辦公室應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各方資源，為學(xué)生營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)、讀書(shū)環(huán)境。在以人為本理念的指導(dǎo)下，豐富校園文化生活，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)展開(kāi)有意義的講座、演講比賽等校園文化活動(dòng)，引導(dǎo)學(xué)生在健康、向上的文化環(huán)境中，樹(shù)立正確的人生觀與價(jià)值觀，明確大學(xué)期間的奮斗目標(biāo)，全面提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出新時(shí)期符合時(shí)代發(fā)展需求的優(yōu)秀大學(xué)生。

高校辦公室要樹(shù)立窗口形象。不論事件大小、任務(wù)輕重，不論是老師還是學(xué)生，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，都必須做到積極主動(dòng)，熱情服務(wù)。要求每一位工作人員都要有足夠的耐心、細(xì)心、虛心，做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。進(jìn)行換位思考，站在來(lái)校辦事人員的角度進(jìn)行思考，想別人所想，急別人所急，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，努力提高學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口形象地位。

五、要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)

在當(dāng)今信息化技術(shù)不斷發(fā)展，高校辦公室工作也遇到前所未有的挑戰(zhàn)，新理念、新事物、新技術(shù)的出現(xiàn)，需要其快速做出反應(yīng)。辦公室人員要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，全面快速地獲取信息，要培養(yǎng)對(duì)信息資源的跟蹤和分析能力，把信息化與高校內(nèi)部管理體制改革有機(jī)結(jié)合，建立高效運(yùn)行的辦公管理系統(tǒng)，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)管理理念的轉(zhuǎn)變，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化辦公辦文，提高工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。高校辦公室工作只有創(chuàng)新發(fā)展，才能更加適應(yīng)新形勢(shì)要求，圍繞新問(wèn)題新任務(wù)新要求，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮其職能作用，不斷提高管理水平，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高執(zhí)行能力，不斷提高辦公效率，推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

綜上所述，高效辦公室作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，對(duì)于學(xué)校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和學(xué)校政策措施的實(shí)施以及學(xué)校未來(lái)的發(fā)展都具有極其重要的作用，在高校中占據(jù)著重要地位。如何打造一支高效的辦公室工作人員隊(duì)伍成了學(xué)校應(yīng)對(duì)未來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提升高?？蒲薪虒W(xué)水平的重要一環(huán)。因此，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的浪潮中，高校辦公室必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在管理理念、管理方式和管理手段方面積極開(kāi)拓創(chuàng)新，辦公室工作人員在服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作，積極完成本職工作之外，還應(yīng)該了解高等教育發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，更好地輔助學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展工作。此外，辦公人員應(yīng)樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀，愛(ài)崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)，利用現(xiàn)代化新型管理方式實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和制度化，建設(shè)快捷、高效的辦公環(huán)境，確保學(xué)校各項(xiàng)工作走上制度化和規(guī)范化，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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