高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究

鄒末

（武漢大學(xué)信息管理學(xué)院 湖北武漢 430072）

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展為大學(xué)的檔案管理引入了新思想和新變化，卻因?yàn)檫^(guò)去的理念、設(shè)施等因素使得檔案管理信息化層次偏低。文章對(duì)決定大學(xué)的檔案信息化構(gòu)建的重要原因開展了探討，并指出了對(duì)應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；影響因素；應(yīng)對(duì)策略

1. 引言

國(guó)家教育部和國(guó)家檔案部門在2008年頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，《該辦法》規(guī)定大學(xué)的檔案管理工作應(yīng)“呼吁施行檔案信息化構(gòu)建和電子檔案歸類處理”，檔案整理類別涵蓋了黨群類、政務(wù)類、學(xué)生管理類、專業(yè)類、科學(xué)研究類等十一個(gè)分類的教學(xué)信息【1】。這體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)大學(xué)的檔案管理工作的重視，對(duì)檔案信息化規(guī)定了高層級(jí)的指標(biāo)。大學(xué)的檔案信息化任務(wù)務(wù)必要引起高校檔案管理人員的極大程度看重，并且也是迫切需要妥善處理的任務(wù)。

2. 高校檔案信息化的含義及檔案信息化建設(shè)的意義

2.1.高校檔案信息化

依據(jù)有關(guān)規(guī)定的要求，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)作為信息技術(shù)的基礎(chǔ)，對(duì)大學(xué)的檔案進(jìn)行歸類、整合、保存、建檔和調(diào)用的管控流程就是大學(xué)的檔案信息化。換句話說(shuō)在高校檔案的管控操作中，需要將紙質(zhì)文檔結(jié)合信息化技術(shù)來(lái)保存，并且同時(shí)存儲(chǔ)紙質(zhì)底稿和電子文檔，并且，對(duì)檔案文檔信息開展深層次的探究，為精確管控檔案和合理使用檔案打下根基。

2.2.高校檔案信息化建設(shè)的意義

2.2.1.檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要

隨著社會(huì)的開放、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化設(shè)備更替進(jìn)程的日新月異，大學(xué)的檔案信息化構(gòu)建已然邁進(jìn)了一個(gè)嶄新的階段，過(guò)去的人工記錄、歸類方法、紙質(zhì)檔案的底稿保存方式、人工檢索、查閱等正被信息化管理方式替代，數(shù)字化已然覆蓋了教學(xué)、科學(xué)研究、校務(wù)管理的每個(gè)部分，檔案信息化是高校檔案工作進(jìn)程的大勢(shì)所趨【2】。

2.2.2.可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

檔案信息化將為信息社會(huì)帶來(lái)必需的、可信賴的、海量的基礎(chǔ)性公共原生信息，豐富人們工作、生活的所需信息內(nèi)容，為社會(huì)公共信息資源的收集使用打下基礎(chǔ)，為信息社會(huì)化起到根基的作用。并且，使用現(xiàn)代化管理方法保存的每一種信息，將會(huì)有利于對(duì)比和使用，也就能帶來(lái)更可觀的社會(huì)資源利用效率，很大地拓寬了檔案工作的服務(wù)范圍。

2.2.3.極大地提高檔案管理的工作效率

信息化環(huán)境下，紙質(zhì)底稿和電子文件歸類都勢(shì)必會(huì)在新的管控方式下合理、合規(guī)地開展，大學(xué)的各部門的檔案管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)收發(fā)文檔，并將處理完成的文檔存儲(chǔ)或上傳到檔案管理系統(tǒng)中。檔案館工作人員對(duì)錄入軟件的文檔查驗(yàn)、檢收，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)完成歸檔工作形成電子檔案和紙質(zhì)檔案，降低了人工操作的工作量，減短了檔案收集和調(diào)用的成本，提高了檔案使用效率【3】。

3.影響高校檔案信息化建設(shè)的主要影響因素

3.1檔案管理理念落后

大學(xué)的檔案管理者的檔案管理的工作思想還沒有跟上時(shí)代需要，依然停留在“重藏輕用”，不看重檔案信息的深層次開發(fā)和使用服務(wù)。檔案工作人員依然同從前一樣，不能積極地開展檔案文件信息收集工作，造成許多重要的文件信息無(wú)法妥善保存。

3.2.信息技術(shù)水平不夠

信息技術(shù)在檔案信息化構(gòu)建中牽扯到檔案資源構(gòu)建、檔案管控、檔案信息服務(wù)三項(xiàng)工作。檔案資源的構(gòu)建是檔案信息化進(jìn)程的前提。檔案資源涵蓋檔案底稿、目錄和編纂資料等。檔案底稿是經(jīng)由拍照等途徑將紙質(zhì)檔案底稿傳輸為電子版的文件資料、照片、視頻等保存在電腦中。檔案目錄是由檔案管理者人工整理得來(lái)。編纂是指檔案信息的深層次探究和研發(fā)，把各類資源進(jìn)行整理【4】。

檔案管控是對(duì)檔案信息開展管控，例如整合、鑒別、保存、復(fù)制、瀏覽與監(jiān)控等。當(dāng)檔案管理系統(tǒng)要升級(jí)時(shí)，檔案信息誤刪的風(fēng)險(xiǎn)很大。檔案管理中，應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)工作人員開展使用權(quán)限的授權(quán)，對(duì)提供下載的文檔進(jìn)行信息化編輯。

檔案信息服務(wù)是經(jīng)由一種傳輸方法，如網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息傳輸給使用者使用，并經(jīng)由信息技術(shù)方式給用戶提供查找、下載。檔案管理人員能夠在檔案管控的基礎(chǔ)上，為檔案使用者帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)搜索服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、網(wǎng)上閱覽等檔案信息公共服務(wù)。

3.3.檔案信息化建設(shè)投人資金不足、設(shè)備利用率低

檔案信息化構(gòu)建要有比較先進(jìn)的設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，如拍攝裝備。各大學(xué)對(duì)檔案管理部門的預(yù)算估計(jì)不足，無(wú)法研發(fā)或者購(gòu)買高效的最新的檔案信息處理軟件。部分大學(xué)，連檔案管理部門的計(jì)算機(jī)數(shù)量都有限。也有部分大學(xué)，雖然擁有了較高效的設(shè)施，但是不重視檔案管理工作，造成極大的浪費(fèi)。

3.4.檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍不足

因?yàn)楣芾砣藛T的檔案信息化構(gòu)建思想不成熟，因而對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍建設(shè)投入不夠，致使缺少相應(yīng)的人才。高效的檔案信息化構(gòu)建團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)涵蓋專業(yè)的檔案人員、技術(shù)人員、管理人員等。檔案信息是通過(guò)檔案管理工作人員智力勞動(dòng)協(xié)作完成的，要擁有專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)和優(yōu)秀的文筆。

4.高校檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略

4.1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

檔案管理人員應(yīng)該看重檔案信息化構(gòu)建任務(wù)，推翻以前的“重藏輕用”的思想。把之前手動(dòng)搜索等過(guò)時(shí)的方法轉(zhuǎn)化為利用信息化手段，在網(wǎng)絡(luò)上開展檔案資源搜索等服務(wù)【5】。

4.2.提升信息化技術(shù)水平

在檔案信息化科技部分，應(yīng)該構(gòu)建整體的管控系統(tǒng)，系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電腦、掃描儀等設(shè)備連接。管理系統(tǒng)的中心是檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和使用。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有以下特性：（1）分層授權(quán)。檔案的保密需要可以經(jīng)由分級(jí)授權(quán)達(dá)到，不同等級(jí)的人可以查到與等級(jí)相對(duì)應(yīng)的資料。（2）細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化的檔案的收集、整合、歸納、編纂要有整體規(guī)范，因此具備可移植性。原始底稿應(yīng)該與信息化的檔案的目錄相對(duì)應(yīng)。

4.3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作者應(yīng)該擁有優(yōu)秀的檔案管理知識(shí)和操作能力，例如基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、寫作規(guī)范、互聯(lián)網(wǎng)理論、數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)等知識(shí)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立合理的考核激勵(lì)制度，觸發(fā)工作人員的工作激情，提供其升職機(jī)會(huì)，提高其工作能力。并且，應(yīng)該按時(shí)組織學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)有關(guān)的技術(shù)，提高專業(yè)水品。同時(shí)，招聘擁有信息技術(shù)的人才。通過(guò)以上方法，可以建立一批高效的、高水品的人才隊(duì)伍【6】。

4.4.高校檔案信息化安全保障體系建設(shè)

大學(xué)可以依據(jù)自己的現(xiàn)實(shí)情況，綜合已經(jīng)頒布的國(guó)家規(guī)范，構(gòu)建健全有關(guān)的電子檔案收集、編纂、查詢、使用、刪除規(guī)范，及時(shí)更新、完善各類檔案管理流程和方式，以更好的滿足檔案信息化的發(fā)展要求。

各大學(xué)管理人員要統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，制定出檔案信息化過(guò)程中的統(tǒng)一規(guī)范。檔案聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)是電子檔案統(tǒng)一，格式統(tǒng)一和兼容。在制定規(guī)范時(shí)，充分考慮硬件的選擇標(biāo)準(zhǔn)、軟件的配備標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，特別是使用的軟件應(yīng)符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。打破在資源建設(shè)、應(yīng)用軟件、技術(shù)服務(wù)等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)各成體系的局面，確保檔案信息安全，資源共享。

5.結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，這會(huì)提高高校檔案的管理水平。影響檔案信息化建設(shè)的因素包括技術(shù)因素和非技術(shù)因素。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、信息技術(shù)水平提高、專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)幾個(gè)方面人手，推動(dòng)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

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