淺論如何在新形式下做好行政辦公室工作

史娟

摘要：行政辦公室是企業(yè)整體工作的重要紐帶和中心環(huán)節(jié)，是上傳下達(dá)、聯(lián)系群眾、協(xié)調(diào)各方的樞紐，是對(duì)外展示形象的窗口，更是制定和實(shí)施決策的政務(wù)參謀和事務(wù)助手。從一定意義上講，行政辦公室工作開展的好與壞，直接影響著一個(gè)單位工作效率的高低和工作質(zhì)量的優(yōu)劣。

關(guān)鍵詞：新形式；行政；辦公室工作；抓好

一、做好行政辦公室工作是形勢(shì)所趨

一是面臨的要求更加嚴(yán)格。一方面，時(shí)代的發(fā)展對(duì)辦公室工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求，辦公室人員過去那種“閉門造車”、“憑空杜撰”式的工作方法已經(jīng)滿足不了當(dāng)好參謀助手的基本要求，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入開展調(diào)查研究，善于統(tǒng)籌各方面的情況。

二是協(xié)調(diào)的領(lǐng)域更加寬廣。作為綜合部門，辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息反饋、督促檢查、接待應(yīng)酬等任務(wù)，而且一些新開展的、臨時(shí)性的、沒有明確主辦部門的工作也大都由辦公室承擔(dān)， “沒有部門管的工作就是辦公室的工作”，這句話就很能說明問題了。

三是自我的提升尤為關(guān)鍵。一方面，學(xué)習(xí)是干好工作的必做“功課”。辦公室工作連接四面八方，靠近領(lǐng)導(dǎo)層、協(xié)調(diào)管理層、服務(wù)操作層、聯(lián)系社會(huì)各方，不注重學(xué)習(xí)，觀念、知識(shí)、能力、素質(zhì)就會(huì)落伍，工作就會(huì)力不從心，既跟不上領(lǐng)導(dǎo)的思路，也難以站在領(lǐng)導(dǎo)的高度想問題、辦事情、提建議。

二、做好行政辦公室工作必須增強(qiáng)四個(gè)意識(shí)

在企業(yè)改革不斷深化的新形勢(shì)下，我們必須不斷增強(qiáng)做好辦公室工作的參謀助手意識(shí)、調(diào)查研究意識(shí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)、協(xié)調(diào)配合意識(shí)，才能不斷提升執(zhí)行力，才能當(dāng)好參謀、主動(dòng)作為、提高效能，準(zhǔn)確、科學(xué)統(tǒng)籌全局。

一是增強(qiáng)參謀助手意識(shí)。有一句戲言，作為辦公室的同志，“既要密切聯(lián)系群眾，更要密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)，甚至要更加注意密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)”，我想這句話不無道理。你的核心定位就是參謀助手，你的工作內(nèi)容就是綜合協(xié)調(diào)，你的主要職責(zé)就是督察督辦，不密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)怎么開展工作呢？在日常工作中，要多向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，同時(shí)在這個(gè)過程中積極發(fā)揮參與意識(shí)，適時(shí)提出綜合性的看法，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

二是增強(qiáng)調(diào)查研究意識(shí)。毛主席說過：“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，在工作實(shí)踐中，調(diào)查研究工作是成事之基、謀事之道，是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的重要手段。辦公室工作要按照“從現(xiàn)場(chǎng)中來、到現(xiàn)場(chǎng)中去”的理念，不斷提高調(diào)研水平，改進(jìn)調(diào)研成果質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最有價(jià)值的第一手資料。

三是增強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)。不管從事任何工作，都必須堅(jiān)持學(xué)習(xí)。在工作上，要結(jié)合自己的專業(yè)提高學(xué)習(xí)的針對(duì)性，一切以提高工作效率和工作質(zhì)量為權(quán)衡的標(biāo)準(zhǔn)，這才是應(yīng)有的職業(yè)道德和操守。八小時(shí)之外，要結(jié)合自己的興趣廣泛學(xué)習(xí)，培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，反過來也會(huì)提升工作興趣。

四是增強(qiáng)協(xié)調(diào)配合意識(shí)。辦公室的特殊地位決定了抓好部門之間的協(xié)調(diào)配合，形成工作合力是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)，是辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的重要手段。辦公室人員必須顧大局、識(shí)大體，溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，積極主動(dòng)做好協(xié)調(diào)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，做到原則性與靈活性有機(jī)結(jié)合。

三、做好行政辦公室工作必須抓住幾個(gè)關(guān)鍵

辦公室工作以時(shí)間緊、任務(wù)重、事務(wù)雜、標(biāo)準(zhǔn)高為顯著特點(diǎn)。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，事無巨細(xì)到處都有辦公室的影子，常常讓人感到無從下手。辦公室工作雖然千頭萬緒，但并非一團(tuán)亂麻，找準(zhǔn)其中的規(guī)律，抓好以下幾個(gè)關(guān)鍵，便會(huì)收到意想不到的效果。

一是抓好中心工作。辦公室作為中樞部門，事情繁雜，人力有限，在日常工作中只有圍繞中心想問題、提建議、辦事情，才能參到點(diǎn)子上、謀在關(guān)鍵上、抓到重點(diǎn)上。一是要在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)管理意圖和管理思路上下功夫，深度參與本單位工作會(huì)、專題會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)材料撰寫工作，在以文輔政中加深對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思路和觀點(diǎn)的把握；二要在橫向配合其他部門上下功夫，通過協(xié)助業(yè)務(wù)部門開展工作，深入學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握業(yè)務(wù)開展情況。

二是抓好團(tuán)隊(duì)建設(shè)。行政辦公室相對(duì)而言是大部門，涉及多個(gè)業(yè)務(wù)口的對(duì)接，一個(gè)人本領(lǐng)再?gòu)?qiáng)也不可能親力親為去做好每項(xiàng)具體工作，這就要求我們充分發(fā)揮每個(gè)部門同志的潛能，打造團(tuán)結(jié)、精干、高效的團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)首要的就是要以身作則，要求團(tuán)隊(duì)成員做到的，你要率先做到，正所謂“其身正，不令則行。

三是抓好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項(xiàng)重要職能，做好溝通協(xié)調(diào)，才能發(fā)揮辦公室的中心樞紐作用，保證企業(yè)機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先對(duì)外要加強(qiáng)溝通，爭(zhēng)取多方支持。辦公室是單位對(duì)外聯(lián)系的窗口，也是企業(yè)大型接待的牽頭部門，要時(shí)時(shí)處處禮貌待人，熱情周到，周密細(xì)致，在對(duì)外溝通中讓人感到舒心和熱情。同時(shí)還要遵紀(jì)守法，不越紅線，堅(jiān)決抵制社會(huì)上的潛規(guī)則，謹(jǐn)言慎行，防止被動(dòng)。

四是抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù)。服務(wù)是行政辦公室全部工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是辦公室工作的本質(zhì)特征。行政辦公室既是綜合協(xié)調(diào)部門，更是全面服務(wù)部門，要始終堅(jiān)持把做好服務(wù)作為工作的基本要求，既服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)穩(wěn)中有進(jìn)、各項(xiàng)管理活動(dòng)有序執(zhí)行的大局，也服務(wù)于企業(yè)內(nèi)容管理順暢、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的小局。首先是要處理好對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)的關(guān)系。

四、結(jié)束語

新形勢(shì)下的行政辦公室工作是充滿希望、極具挑戰(zhàn)的崇高事業(yè)，只有不斷追求工作上的高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率，培育敬畏精神，把自己的工作當(dāng)作神圣的事業(yè)來做，求真務(wù)實(shí)、創(chuàng)新管理，才能把行政辦公室打造成真正符合企業(yè)市場(chǎng)地位的部門。