新形勢下如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質

馬乾坤

摘要：當前煤炭行業(yè)進入到全面低迷時期，本次低迷相對于上世紀末的低迷有著較大不同。全球能源大形勢要求我國煤炭行業(yè)必須“提質增效、轉型升級”，而煤礦企業(yè)文秘人員作為較為關鍵的領導參謀，在整個煤礦轉型升級的過程中承擔著一定的責任。因此，對新形勢下如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質進行分析有著較為重要的作用。

關鍵詞：新形勢；提高；煤礦企業(yè)；文秘人員；素質

隨著計算機網絡信息技術的發(fā)展，煤礦企業(yè)文秘人員傳統工作方式受到了較大沖擊，再加上煤礦大形勢的變化，煤礦企業(yè)文秘人員必須轉變自身傳統工作方式，解決先前工作中存在的低效、創(chuàng)新能力差等問題，只有這樣才能保證在新時期下各項工作有條不紊的展開。

一、新形勢下煤礦企業(yè)文秘人員主要職責

煤礦企業(yè)文秘人員主要職責包含有3個方面：其一，文字工作應當做好，包含有：煤礦內容信息整理、文件材料起草、辦公室會議紀要、通知與記錄等；其二，服務工作應當做好，包含有：煤礦會議籌備、后勤保障、接待工作等；第三，組織協調工作要做好，應當準確、及時將相關部門、人員上報的信息上報給領導，并將領導安排的相關會議時間、涉及人員、所要準備資料等方面需求及時通知給相關部門與人員，保證各項工作能夠順利展開。

二、當前煤礦企業(yè)文秘人員工作中存在的相關問題

（一）對領導非常關心，但對底層情況不了解

文秘職位的位置決定了文秘職位的特點，其是領導與下級之間溝通的紐帶，整體是一個“上傳下達”的位置。但是很多煤礦企業(yè)文秘人員在具體工作中僅僅注意領導的看法，對于基層的情況不夠了解，導致“上傳下達”工作不夠通常，很多材料在準備的過程中需要從基層收集一手材料，但是由于不注重對于基層情況了解，限制了材料的全面性，不能將底層存在的問題有效凸顯出來。

（二）對于知識汲取較少，業(yè)務能力總體較低

文秘工作總體較為繁瑣，特別是在煤礦這個特殊類型的單位，各個方面的事情均比較多且都較為重要，涉及到事物接待、文字寫作等方面內容，這就對文秘人員綜合素質提出了非常高的要求，但是煤礦企業(yè)文秘人員在招聘過程中多數摻雜有很多“人情世故”，導致一些能力達不到煤礦企業(yè)文秘人員總體素質要求的人員進入到文秘人員隊伍當中，不能滿足煤礦對文秘人員工作能力的要求，對于煤礦工作的各相流程也不了解，再加上后期培訓提升工作不夠完善，直接決定了很多煤礦企業(yè)文秘人員業(yè)務能力長期處于低效的狀態(tài)。

（三）服務意識較低，作風建設力度不足

文秘工作的主要目的就是開展服務，為煤礦領導服務，為煤礦企業(yè)員工服務。所以，較強服務意識、過硬作風建設是煤礦企業(yè)文秘人員開展各項服務工作的關鍵。但是很多煤礦企業(yè)文秘人員在服務領導方面能夠做到不卑不亢、舉止大方、言行得體，為煤礦單位樹立了非常好的形象。但是在對待基層員工方面，很多煤礦企業(yè)文秘人員官僚主義較為嚴重，很多基層員工反映辦事難、難辦事。

三、新形勢下煤礦企業(yè)文秘人員工作特征

（一）服務性

煤礦企業(yè)文秘人員工作的特征和屬性決定了其工作特征是一項服務性工作。煤礦企業(yè)文秘人員工作內容和領導日常工作內容較為相關，應當將領導工作作為核心，將領導工作有效開展作為重點，并做好對下級人員工作開展提供有利條件。所以，煤礦企業(yè)文秘人員工作特征具有較強服務性，這就要求煤礦企業(yè)文秘人員應當具備較強的服務意識。

（二）綜合性

煤礦企業(yè)包含的各個生產環(huán)節(jié)較多，導致煤礦企業(yè)文秘人員工作較為綜合，在日常工作中需要從不同的角度協調領導、員工之間的關系，處理各種較為復雜的事情，這就導致煤礦企業(yè)文秘人員工作特征具有較強綜合性。

（三）高效性

在新的發(fā)展形勢下，信息化時代對工作效率提出了更高的要求，伴隨市場競爭的加劇，煤礦企業(yè)文秘人員的工作效率直接影響著領導的工作效率，也影響著領導的決策質量，所以高效性是信息化時代下文秘工作的另一特點。

四、新形勢下提高煤礦企業(yè)文秘人員素質的相關對策

（一）增強組織協調能力，開展職能創(chuàng)新

對于煤礦企業(yè)文秘人員而言，組織協調能力是較為關鍵的一部分。組織協調也分為兩個方面，分別為對外組織協調、對內組織協調。其中對內主要包含有協調領導之間的關系、自身與領導之間的關系、領導與下級之間的關系三大類。而外主要包含有：與政府機關溝通、處理公共關系、社會團體交流等。在具體實施中，煤礦企業(yè)文秘人員應當從處理好整體和局部的關系入手，秉持全局服務理念，將自身放置到整個工作大視野當中，只有這樣才能有效處理好整體與局部之間的關系，才能保證煤礦全局工作更為順利的展開。同時，在具體協調的過程中，對于自身的權限范圍應當注意，多數情況下，自身處于授權辦事。煤礦企業(yè)文秘人員接受領導安排，展開各項工作，因此，煤礦企業(yè)文秘人員應當對于領導交代的任務應當進行清楚界定，分析其屬于彈性授權還是屬于確定授權，或者是不確定授權，根據不同的授權方式按照不同的處理事務方法與步驟開展相應的工作。

（二）增強自身服務意識，開展服務創(chuàng)新

根據工作職責與工作內容，煤礦企業(yè)文秘人員都是服務人員，因此，煤礦企業(yè)文秘人員在具體工作中必須對服務工作進行創(chuàng)新。這里首要問題就是增強自身服務意識，需要對自身思維進行轉換，將被動轉變?yōu)橹鲃?。其次，對工作態(tài)度進行改變，從傳統死板提升到熱情；第三是一切從實際出發(fā)，從實際出發(fā)將工作中遇到的問題解決，以職工群眾、領導人員滿意為工作標準。在服務意識提升方面，還應當開展服務創(chuàng)新，具體就是應當具備兩大服務意識，分別為：超前服務、主動服務兩類，分析工作中存在的潛在需求、現實需求及其中存在的規(guī)律性，主動研究煤礦企業(yè)文秘工作對員工與領導服務的動態(tài)適應性。

（三）使用現代化工具對工作方式進行創(chuàng)新

隨著計算機網絡技術的變革，給煤礦企業(yè)文秘人員日常工作帶來了翻天覆地的變化，總體自動化水平越來越高，各種現代化辦公設備非常多，這些為煤礦企業(yè)文秘人員提升自身辦公效率打下了較好基礎。但只有高效運用這些現代化裝備，才能最大限度發(fā)揮這些裝備的效用。因此，煤礦企業(yè)文秘人員必須提升自身現代化信息技術使用能力。在具體實施中，煤礦企業(yè)應當從自身實際情況出發(fā)，根據購置的現代化辦公設備與文秘人員工作任務等安排出對應的培訓工作，制定出科學培訓方案，從而確保煤礦企業(yè)文秘人員總體辦公能力得到更好提升，使其更好服務于煤礦企業(yè)“提質增效、轉型升級”需求。其次，在文秘人員招聘的過程中，應當針對性提升招聘門檻與待遇水平，讓更多高素質文秘人才進入到煤礦企業(yè)中，這對于增強煤礦企業(yè)文秘隊伍的整體素質較為關鍵。

五、結束語

綜上分析，在新時期下全面增強煤礦企業(yè)文秘人員綜合素質較為關鍵，但是由于煤礦企業(yè)特殊性，煤礦企業(yè)文秘人員工作受到的影響因素較多，導致具體工作中存在多種類型的問題，因此，煤礦企業(yè)領導對于文秘工作重要性應當認識到位，并結合煤礦實際情況，采取針對性措施全面增強煤礦企業(yè)文秘人員綜合工作能力，最大限度發(fā)揮煤礦企業(yè)文秘人員在煤礦企業(yè)新形勢下發(fā)展的作用。

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