養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實踐意義研究

張卓輝

摘 要：本文分析了我國養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，闡述了信息化建設(shè)的重要意義，提出了養(yǎng)老保險電子信息化建設(shè)的具體方式，旨在實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案信息資源的利用率。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險檔案；信息化建設(shè)；方式

一、我國養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)現(xiàn)狀及重要意義

（一）現(xiàn)狀

隨著信息時代的到來，現(xiàn)今養(yǎng)老保險檔案管理呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢，養(yǎng)老保險業(yè)務借助現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷推進檔案管理的信息化建設(shè)，檔案實體以數(shù)字信息化的方式存在，不僅提高了信息處理的速度，更方便了信息調(diào)閱的程序，有效節(jié)約了檔案存儲空間。由于缺乏專業(yè)的養(yǎng)老保險檔案電子信息化管理人才，相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度的不完善，造成我國養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)實踐中存在一些問題。信息化管理過程中相關(guān)軟件間的不統(tǒng)一性，尤其是計算機軟件及機器配件質(zhì)量問題造成信息管理不協(xié)調(diào)問題存在，檔案的起草、印發(fā)及修改問題主要借助工作人員在電腦上完成。檔案資料的保存，主要采用電子文檔的方式存儲在計算機中的數(shù)據(jù)庫里，由于計算機開發(fā)語言的不統(tǒng)一，造成資料的轉(zhuǎn)換及共享存在一定的障礙。在養(yǎng)老保險檔案的管理過程中，利用計算機進行保存為檔案資料的利用及檢索提供了方便，但由于信息技術(shù)安全存在的問題，部分不法分子竊取及偽造檔案信息，造成信息泄露。在信息化管理過程中，部分檔案管理人員對信息安全及保護的意識淡薄，對檔案管理信息化建設(shè)的認識不足，在一定程度上制約了養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的開展，不利于信息資源的開發(fā)及利用。

（二）重要意義

養(yǎng)老保險檔案管理電子信息化的發(fā)展，實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并錄入到相應的電子檔案管理系統(tǒng)中的目標，信息化管理模式下檔案資料的查詢及提取實現(xiàn)了電子化操作，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，規(guī)范了養(yǎng)老保險檔案信息的歸集、建檔、整理及管理活動，提高了信息處理的速度，實現(xiàn)了檔案資料原件的完好保存，促進了我國養(yǎng)老保險檔案管理工作的信息化、智能化、電子化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展模式。系統(tǒng)中電子加密技術(shù)的使用，增強了信息的安全性，實現(xiàn)了檔案資源的科學化管理?，F(xiàn)代養(yǎng)老保險檔案信息化管理優(yōu)化了信息的采集及管理，提高了資源利用的時效性，遠程服務平臺實現(xiàn)了資源的共享，信息化使得檔案資料的編著時間得以有效的縮短。

二、養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的具體方式

（一）實現(xiàn)檔案信息建設(shè)的智能化發(fā)展

在養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)過程中，應引入現(xiàn)代智能化軟件，實現(xiàn)照片檔案、文書檔案、實物檔案及基建檔案的智能化管理，簡化養(yǎng)老保險檔案管理的工作程序，通過建設(shè)完善的庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案資料的檢索程序，實現(xiàn)檔案資料的內(nèi)部共享。為提高檔案資料使用的便捷性，應加大遠程服務系統(tǒng)的建設(shè)，在保證信息安全的基礎(chǔ)上，通過資源共享的方式，方便養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務活動的開展，逐步實現(xiàn)養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務的異地辦理。

（二）利用現(xiàn)代技術(shù)，提高信息化管理水平

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)過程中，應利用現(xiàn)代技術(shù)，建立起完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用系統(tǒng)內(nèi)存儲的個人基本信息及參保單位信息，通過檔案數(shù)據(jù)庫平臺，提高養(yǎng)老保險事業(yè)信息化管理的水平?，F(xiàn)代技術(shù)手段的使用，方便了信息資料的統(tǒng)計與分析，電子檔案檢索系統(tǒng)的建立，將可公開的電子檔案信息交由相關(guān)檔案管理部進行管理及維護，其他人員有權(quán)查閱但無法更改，保證了信息的安全可靠性。現(xiàn)代養(yǎng)老保險檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，可方便用戶信息的查詢及了解，個人可查閱自己的繳費詳情等。

（三）建立完善的養(yǎng)老保險檔案管理信息化管理機制

規(guī)范化的養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制，是實現(xiàn)養(yǎng)老保險信息化管理的重要依據(jù)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性是實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)，因此檔案管理應建立完善的信息管理機制，這就要求不斷的創(chuàng)新檔案管理的具體制度，對檔案管理工作中的各項機制進行完善，實現(xiàn)各項工作的統(tǒng)一規(guī)范化開展，通過工作細化的方式，制定各項工作對應的安全措施，在統(tǒng)一檔案管理工作標準的基礎(chǔ)上，規(guī)范相關(guān)人員的操作，保證檔案資料庫發(fā)揮最優(yōu)的效果，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)通常，優(yōu)化養(yǎng)老保險檔案管理信息化的程序。

（四）檔案信息化工作服務方式的完善

隨著信息技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理服務方式已無法滿足現(xiàn)代社會養(yǎng)老保險檔案管理的需要。應實現(xiàn)計算機信息管理服務，創(chuàng)新小型檔案館管理系統(tǒng)，建立計算機軟件的管理規(guī)范及標準，避免資源的重復開發(fā)及過度利用。引入微縮技術(shù)服務對重要檔案資源進行重點保護及儲存，開發(fā)并利用好光儲存服務，利用光盤速度快、容量大的特性，方便重要檔案資料的編排、檢索、閱讀及儲存。合理開發(fā)公共網(wǎng)絡(luò)服務，充分利用電話及計算機網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)資源服務于養(yǎng)老保險檔案管理電子信息化建設(shè)，提高檔案管理的安全性及可靠性。

（五）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理信息化管理人才

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的推進，應注重信息化管理人才的培養(yǎng)，首先應對檔案管理信息化中的各項工作進行調(diào)查，明確工作人員的工作職責，然后組織相應的培訓活動，依據(jù)學習人員的實際需求合理調(diào)整培訓內(nèi)容，利用培訓人員間的交流，加強學習人員對檔案管理信息化管理工作的正確認識，安排有檔案管理工作經(jīng)驗的人員進行工作的指導，幫助新進員工熟悉工作流程及操作規(guī)范，通過安排工作人員參加信息技術(shù)培訓的方式，促使員工不斷學習先進技術(shù)，使其具備較高的計算機水平，實現(xiàn)信息化管理過程中軟件設(shè)備的正確使用及規(guī)范化操作。保證檔案管理工作的科學化開展。

三、總結(jié)

養(yǎng)老保險檔案管理電子信息化的建設(shè)是一項綜合系統(tǒng)的工作，應建立完善的制度規(guī)范及管理機制，注重工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)，加大養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，保證養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)快速發(fā)展。

參考文獻：

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