“專人專崗+信息化”探索管理低值易耗品

王義成 柏玲 馬延文

摘 要：低值易耗品管理是實(shí)驗(yàn)室管理中重要的組成部分，如若管理不善將導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)流失和滋生腐敗。圍繞低值易耗品的定義分類、管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施，逐一進(jìn)行分析和探討，提出供應(yīng)商遴選加強(qiáng)競爭降低低值易耗品價(jià)格，配合“專人專崗+信息化”的理念，使整個(gè)采購過程科學(xué)化規(guī)范化，杜絕腐敗滋生。

關(guān)鍵詞：低值易耗品；管理；專人專崗；信息化

中圖分類號(hào)：G482 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2096-000X（2017）13-0128-03

Abstract： Low-value consumables management is an important part of laboratory management， and its mismanagement will lead to the loss of funds and corruption. This paper discusses the definition and classification of cc， and analyzes the problems of management and their countermeasures， proposing to select the suppliers to strengthen competition and reduce the cost of low-value consumables. At the same time， the concept of "targeted post with appointed person + information technology" is proposed to regulate the process of good purchasing and stem the root of corruption.

Keywords： low-value consumables； management； targeted post with appointed person； information technology

引言

建院十年來，我院化學(xué)學(xué)科和材料學(xué)科ESI排名大幅躍升至全球0.7%左右，特別是材料學(xué)科排名上升速度全球第一。伴隨著學(xué)科排名的上升，購買低值易耗品的經(jīng)費(fèi)，也從建院時(shí)的每年幾十萬元，增加到現(xiàn)在的每年500萬元左右，增長十余倍。除了經(jīng)費(fèi)金額的變化外，我院近幾年來多學(xué)科交叉研究，購買的低值易耗品呈現(xiàn)品種多、型號(hào)雜、數(shù)量大、存貯條件高，并且部分藥品危險(xiǎn)性高且要求到貨速度快的特點(diǎn)，如若運(yùn)送不當(dāng)則易造成藥品失效，浪費(fèi)科研經(jīng)費(fèi)[1，2]。另外若采購過程管理不當(dāng)也易滋生腐敗，所以低值易耗品如何規(guī)范化管理顯得愈發(fā)的重要[3]。

一、低值易耗品的定義及分類

（一）低值易耗品的定義

按照《南京郵電大學(xué)低值資產(chǎn)管理規(guī)定》，單價(jià)1500元以下至200元以上（含200元）的耐用品列為低值資產(chǎn)，比如小型磁力攪拌器、移液器、移動(dòng)硬盤等等。

易耗品主要指一次性使用的物品，比如化學(xué)試劑、玻璃儀器等，但隨著交叉學(xué)科的融合發(fā)展，化學(xué)、生物等科研耗材的種類、單價(jià)明顯增加，低值易耗品的種類和價(jià)格都發(fā)生了較大的變化，比如一些DNA探針和進(jìn)口試劑單價(jià)每克超過千元，價(jià)格遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)意義上定義的低值易耗品，但由于其屬于一次性使用的物品，所以也定義為易耗品[4]。

（二）低值易耗品的分類

我院主要研究方向?yàn)橛袡C(jī)光電子學(xué)、生物電子學(xué)和無機(jī)納米材料，涉及到的材料幾乎囊括了化學(xué)、生物所有用到的種類。按照實(shí)際使用情況，我們把低值易耗品分類以下幾類[5]：

1. 低值通用型耗材，主要包括恒溫磁力攪拌器、紫外燈等小型儀器，二氯甲烷、無水乙醇等常規(guī)試劑，一次性吸管、注射器等實(shí)驗(yàn)室通用耗材。

2. 微量高值專用耗材，主要包括DNA試劑、生物探針、OLED材料等，單價(jià)一般都超過1000元/克。

3. 管制耗材，主要包括劇毒品、易制毒、易制爆化學(xué)品，需向公安部門備案登記后方可購買使用。

4. 瓶裝氣體，主要包括氮?dú)狻⒀鯕?、氬氣、干冰和氫氣的混合氣體等等，以氮?dú)鉃槔?，我院每周大概需?0瓶左右。

二、管理中存在的問題

（一）監(jiān)管難度大

科研經(jīng)費(fèi)主要包括橫向經(jīng)費(fèi)、縱向經(jīng)費(fèi)和自籌資金。為了方便使用，科研負(fù)責(zé)人會(huì)根據(jù)課題的需要自行采購，自行保管，自行報(bào)銷，并且目前大多數(shù)高校都是這種模式，我校也不例外。但購買的耗材是否真正用于科研目前尚無好的辦法監(jiān)督，使用情況也無法得到可靠科學(xué)的監(jiān)管[6]。

（二）甄別供應(yīng)商的難度倍增

隨著我院科研領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大及研究層次的提升，購買低值易耗品的種類也越來越多，相對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商也成倍增加，難免會(huì)出現(xiàn)魚龍混雜，參差不齊的現(xiàn)象。對(duì)于科研人員來講，需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去甄別，不僅增加了科研工作的負(fù)擔(dān)，對(duì)于管理人員來講，無形中也增加了管理的難度[7]。

（三）各課題組間共享渠道不暢

由于我院各課題組內(nèi)均各自管理，相互之間溝通較少，沒有形成合理有效統(tǒng)一的調(diào)配方式，不可避免地導(dǎo)致低值易耗品的重復(fù)購買，使用中的互不流通、管理中缺乏制約和調(diào)控，部分藥品試劑積壓嚴(yán)重，既浪費(fèi)經(jīng)費(fèi)，又不利于實(shí)驗(yàn)室安全[8]。

三、應(yīng)對(duì)措施和信息化探索

針對(duì)低值易耗品在監(jiān)管和共享方面存在的問題，信息化方面的探索是大勢所趨，利用信息化的管理手段，建立及時(shí)、動(dòng)態(tài)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)最大范圍的資源共享。

（一）公開遴選供應(yīng)商

在如何甄別供應(yīng)商的問題上，學(xué)校管理部門采取的是“抓大放小”的辦法。對(duì)每年使用量較大的低值通用型耗材，采取政府公開招標(biāo)的方式，根據(jù)使用單位提供的試劑名稱、種類、生產(chǎn)廠家、純度等詳細(xì)參數(shù)，對(duì)市場上可以提供相關(guān)產(chǎn)品的公司，進(jìn)行提前遴選，選擇物美價(jià)廉的三家公司作為優(yōu)先供應(yīng)商，科研人員可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，向這三家公司定購[9，10]。

在招標(biāo)過程中，創(chuàng)新性的只規(guī)定耗材價(jià)格，不規(guī)定具體使用量，并且有三家供應(yīng)商可供選擇，這樣既保證科研人員可以以較低的價(jià)格購買到相關(guān)產(chǎn)品，又不用擔(dān)心萬一其中一家供應(yīng)商沒貨導(dǎo)致科研無法進(jìn)行。

（二）低值通用型耗材信息化管理

低值通用型耗材在之前的工作中已經(jīng)遴選出的三家供應(yīng)商，由其提供低值易耗品的名稱、型號(hào)、CAS號(hào)、單位、單價(jià)等信息的EXCEL表，直接倒入管理軟件，全院師生均可以在校園網(wǎng)覆蓋區(qū)域隨時(shí)登陸該系統(tǒng)，查詢自己需要的試劑，在網(wǎng)上下單然后到庫房領(lǐng)取，詳細(xì)流程圖見圖1[11，12]。

學(xué)校專門為我院建設(shè)了500m2物資倉庫，可以用存放常規(guī)低值耗材。

（三）微量高值專用耗材信息化管理

該類耗材平時(shí)使用量不大，不易在倉庫進(jìn)行儲(chǔ)藏，但師生下單購買之前，可以查詢之前的購買記錄，若其他課題組購買過該類耗材，詢問是否能共享使用，然后按照使用量的不同，分?jǐn)偨?jīng)費(fèi)，以達(dá)到信息共享節(jié)約經(jīng)費(fèi)的目的；若無該耗材購買記錄，需在系統(tǒng)中自行輸入其具體信息，然后Email訂購，待到貨后，去庫房領(lǐng)取，詳細(xì)流程圖見圖1，解決了各課題組共享不暢的問題。

（四）專人專崗管理杜絕腐敗

專人專崗，是指專門為低值易耗品系統(tǒng)設(shè)置了管理人員，通過對(duì)管理系統(tǒng)的及相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，不僅可以保障低值易耗品系統(tǒng)的高效穩(wěn)定運(yùn)作，而且可以更好給全院師生答疑解惑，盡快地購買到課題組需要的藥品耗材[13，14]。

為了保證各個(gè)課題組購買的耗材必須用在科研上，所有購買的耗材清單必須從系統(tǒng)中打印出來，待管理人員核驗(yàn)蓋章后，財(cái)務(wù)才給予報(bào)銷，否則需自行花錢購買。這樣使整個(gè)采購過程出于透明狀態(tài)，既杜絕了腐敗，又對(duì)全院師生購買低值易耗品進(jìn)行了良好監(jiān)督。

（五）特殊物品特殊管理，嚴(yán)防管理漏洞

在種類繁雜的低值易耗品中，有一類管制化學(xué)品和瓶裝氣體。管制化學(xué)品主要包括劇毒品、易制毒、易制爆化學(xué)品；瓶裝氣體屬于高壓氣體，一旦運(yùn)輸或者使用不當(dāng)，后果不堪設(shè)想。兩者均具有高危險(xiǎn)性，需在管理上需特殊處理。

對(duì)于管制化學(xué)品和瓶裝，必須嚴(yán)格按照公安部門、學(xué)校的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購、運(yùn)輸、儲(chǔ)藏、領(lǐng)用及報(bào)廢處理，杜絕安全隱患[15]。

四、結(jié)束語

低值易耗品管理是實(shí)驗(yàn)室管理中非常重要的組成部分，如若管理不善將導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)流失和滋生腐敗。結(jié)合我院實(shí)際情況，對(duì)低值易耗品進(jìn)行細(xì)化分類，并剖析目前管理中存在的問題，針對(duì)問題逐一進(jìn)行分析和探討。最終期望通過供應(yīng)商遴選加強(qiáng)競爭降低低值易耗品價(jià)格，搭建信息化平臺(tái)方便師生對(duì)低值易耗品的采購，并通過專人專崗的方式加強(qiáng)監(jiān)管，使整個(gè)采購過程處于透明狀態(tài)，有利于接受各方的監(jiān)督，杜絕腐敗。

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