基于企業(yè)工作實況分析的高職文秘人才培養(yǎng)對策探討①

陶祝婉

摘 要：高職院校是企業(yè)文秘人才的主要培養(yǎng)陣地，通過多次深入企業(yè)，了解企業(yè)文秘的工作實況，根據(jù)企業(yè)情況及時調(diào)整高職文秘人才培養(yǎng)方案，采用多種方法開展社會調(diào)研，獲得了第一手資料。本文在此基礎上，提出了有針對性的改進高職文秘人才培養(yǎng)策略的具體意見和建議。

關(guān)鍵詞：文秘人才 高職 企業(yè)文秘 人才培養(yǎng)

中圖分類號：F406.17 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）01（b）-170-03

1 引言

文秘也稱秘書、文員、助理，是指“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員?！?[1]他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事、辦會等為主要職責，工作內(nèi)容繁雜，工作方法多樣，是領(lǐng)導的參謀和助手，是單位組織上下、內(nèi)外的服務者，是企事業(yè)單位內(nèi)部不可缺少的重要角色。它也是當今社會從業(yè)范圍最廣、從業(yè)人數(shù)最多的職業(yè)之一。

高職院?！耙苑諡樽谥?，以就業(yè)為導向”，以針對區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展要求，“培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設、服務和管理第一線需要的高技能人才” [2]為己任，是企事業(yè)單位，尤其是民營企業(yè)文秘人才的主要培養(yǎng)陣地。為能培養(yǎng)出企業(yè)所需要的文秘人才，高職院校需深入企業(yè)開展調(diào)研，了解企業(yè)文秘工作實況。作為高職文秘專業(yè)教師，從2014年初起至今近兩年時間，筆者與同事多次深入本校所在溫州及周邊地區(qū)多家企業(yè)，與企業(yè)一線文秘人員、行政主管交流，以座談會、訪談、問卷等調(diào)查形式了解企業(yè)文秘的工作情況，并在此基礎上提出了高職文秘人才培養(yǎng)的具體對策和建議。

2 企業(yè)文秘工作實況分析

從實際調(diào)查結(jié)果看，溫州及周邊地區(qū)企業(yè)的文秘工作呈現(xiàn)出以下特點。

（1）文秘人員大多為20～30歲的大專生，所學專業(yè)龐雜，薪金普遍不高。我們曾在溫州及周邊地區(qū)涉及制造、旅游、酒店餐飲、批發(fā)和零售貿(mào)易、房地產(chǎn)、金融保險、交通運輸、郵電通信、文化教育等多個行業(yè)的多家企業(yè)隨機抽取了100名一線文秘人員做問卷調(diào)查，從回收的88份有效問卷看，年齡在20～25歲之間有52人，占59.09%，年齡在26～30歲之間的有21人，占23.86%，兩者相加達到82.95%之高，占據(jù)絕對優(yōu)勢。學歷為大專的有48人，占54.55%，其他如中專、本科和碩士研究生的各為16人、23人和1人，分別占18.18%、26.14%和1.14%，遠遠不及大專生的人數(shù)和比例。他們所學專業(yè)極為龐雜，這88名被調(diào)查者共涉及文秘、會計、金融、商務英語、建筑工程、計算機、信息管理、工商管理、平面設計、國際貿(mào)易、社區(qū)服務與管理、心理學、行政管理、播音主持、傳媒策劃與管理等近20個專業(yè)。

以在溫州地區(qū)頗有影響力，在全國開設了500多家門店，已有30多年歷史的某食品有限公司集團辦公室為例，該集團辦公室共8人，只有1人年齡超過30歲，其他都為20多歲的年輕人；本科畢業(yè)的只有1位，其他都為?？飘厴I(yè)；文秘專業(yè)科班出身的1位，其他人員的專業(yè)為商務英語、旅游管理、園林工程和戲劇表演等。在該公司總部其他部門從事文秘工作的大約有26人，其中年齡超過30歲的只有4人，20～30歲之間的有22人，各占15.38%和84.62%；學歷為本科、高中或中專的分別是3和4人，為專科的是19人，各占11.54%、15.38%和73.08%；文秘專業(yè)科班出身的只有1人，占3.65%，其他人的專業(yè)有工商管理、國際經(jīng)濟與貿(mào)易、市場營銷、食品加工、食品營養(yǎng)與檢測、電子電器、應用心理學、生物學、法律等。

從該公司對外公開的文秘人員招聘要求表上可看出，他們基本要求學歷在大專以上，但并不看重年齡和專業(yè)，基本無相關(guān)要求，只偶爾出現(xiàn)“20～30歲為佳”“文秘專業(yè)優(yōu)先”之類的詞句。對此，該公司人力資源熊總監(jiān)這樣解釋：“現(xiàn)在的大學教育存在不少問題，一不重視道德教育，二不重視基本理論的教育，三盡教些其實不需要刻意去學習的簡單東西，使得現(xiàn)在的大學生道德品質(zhì)較低，基本功不扎實，往往知其然而不知其所以然，懂的其實也是些簡單的東西，可又往往自視甚高，不愿吃苦，其實能力說不定還不如高中生。因此，文秘人員在學校里學習什么專業(yè)并不重要，只要他品德好，心態(tài)好，肯認真做事，愿意學習，能吃苦，我們就愿意用他，愿意培養(yǎng)他?！币虼耍麄冸m然要求公司文秘人員學歷在大專以上，但也并不排除高中或中專生。

至于年齡問題，恐怕與文秘人員待遇和文秘工作性質(zhì)有關(guān)，從前文提及的問卷調(diào)查統(tǒng)計數(shù)據(jù)結(jié)果看，被調(diào)查的88人中，表示自己月薪收入在2500～4000元之間的有59人，占67.05%，有12人表示自己的月薪低于2500元，占13.64%，只有17人表示自己月薪高于4000元，占19.32%。文秘工作溝通上下、聯(lián)系左右，能較好地鍛煉從業(yè)人員各方面的能力，年輕人把它作為過渡崗位非常合適，但隨著年齡增大，家庭壓力增加，如果不能獲得提升，轉(zhuǎn)崗可能就成為一種自然選擇。因此，被調(diào)查的這88人中，有66人入職時間少于3年，占75%，只有22人入職時間超過3年，只占25%。當被問及選擇該職業(yè)的原因時，只有5人表示該工作待遇尚可，占5.68%；有19人表示喜歡該工作，占21.59%；有53人表示該工作可以讓他們學習很多東西，利于個人成長，占60.23%，另有11人選了其他，占12.50%。

（2）文秘工作范圍廣而事務雜，以綜合性文員崗位居多，最需要從業(yè)者具備溝通交流、辦公軟件應用和細致、認真、敬業(yè)等方面的能力和素質(zhì)。文秘可以說是企業(yè)里工作范圍最廣的崗位，被調(diào)查的88名文秘人員工作內(nèi)容涉及起草文稿、收發(fā)文、管理檔案、接待來客、接打電話、處理信訪、會議策劃、會議組織或服務、為領(lǐng)導或客戶出謀劃策、商務談判、安排日程、處理郵件、后勤保障、信息宣傳、人力資源管理等，而且他們幾乎都需要從事多項工作，極少有人只專注于一項工作。他們的崗位名稱以“文員”居多，基本都認為自己是綜合性文秘人員。

當被問及“您認為做好文秘工作最重要的能力是什么”時，他們的回答包括溝通交流、辦公軟件應用、辦公自動化設備操作、心理調(diào)適、外語應用、文字寫作、文書處理、口語表達、組織策劃、團隊協(xié)作等多方面能力，不過回答最多的是溝通交流和辦公軟件應用兩點?！澳J為做好文秘工作最重要的素質(zhì)是什么”一題，他們的回答包括細致、認真、敬業(yè)、勤奮、奉獻、容忍、廉潔、忠誠等，其中回答次數(shù)最多的是細致、認真和敬業(yè)。體現(xiàn)出溝通交流、辦公軟件應用能力和細致、認真、敬業(yè)等素質(zhì)在文秘工作中重要地位。

在隨機抽取了100名一線文秘人員做問卷調(diào)查同時，我們同時還抽取了這些企業(yè)50名行政管理人員進行了訪問調(diào)查，有64%的行政主管認為現(xiàn)階段企業(yè)最需要的是綜合性文秘人員，另有20%的人認為是管理型，還分別有8%的人認為是文字型和服務型。他們也非常看重文秘人員的溝通交流和辦公軟件應用能力。在素質(zhì)要求上他們回答的最多的是職業(yè)道德和嚴謹細致的工作態(tài)度。

從智聯(lián)招聘、58同城、趕集網(wǎng)等招聘網(wǎng)站公布的助理、秘書、文員等招聘信息看，在任職要求一欄，除對應聘者有相應的辦公室辦文、辦事和辦會等方面技能要求外，它們基本也提到了溝通交流、辦公軟件應用和細致、認真、敬業(yè)等方面的能力和素質(zhì)要求。

3 高職文秘人才培養(yǎng)的對策和建議

（1）會計、商務英語、金融等高職非文秘專業(yè)應積極開設相關(guān)課程，培養(yǎng)學生從事文秘工作的技能與素質(zhì)。企業(yè)文秘人員以大專生居多，他們在校時所學專業(yè)涉及面極廣，也就意味著高職許多非文秘專業(yè)學生畢業(yè)后將從事文秘工作；企業(yè)招聘文秘人員時基本無專業(yè)要求，文秘崗位能讓人得到多方面技能訓練，從事文秘工作是許多高職非文秘專業(yè)學生畢業(yè)剛出校門的一項較好選擇。為適應學生未來就業(yè)崗位要求，拓寬學生就業(yè)渠道，高職會計、金融、商務英語、企業(yè)管理、旅游管理、社區(qū)管理與服務等非文秘專業(yè)積極應開設《辦公室實務》、《秘書實務》、《應用文寫作》、《文檔管理》、《會議組織與服務》等文秘專業(yè)課程，或積極鼓勵學生選修相關(guān)課程，以培養(yǎng)學生從事企業(yè)文秘工作的技能和素質(zhì)。

這些課程的開設對學生綜合技能和素質(zhì)的提升非常有好處，例如《辦公室實務》課程，它主要給學生傳授從事辦公室文秘工作所必需的一些基本知識與技能，例如電話處理、來客接待、與上司同事的溝通交流、日程安排、辦公用品管理、辦公環(huán)境管理、值班事務、印信管理、信息調(diào)研、文書處理、檔案管理、會議組織與服務、人力資源管理等，使學生能在如今日趨復雜的社會大背景下從容應對復雜多變的辦公室職場環(huán)境，使得他們就業(yè)后不但是個合格的財務、金融、證券從業(yè)人員，或是導游、翻譯、外貿(mào)人員、社區(qū)管理者等，同時還是一名稱職的辦公室文秘人員。

企業(yè)財務、會計、銷售、外貿(mào)等人員同時從事辦公室文秘工作是當下不少企業(yè)的現(xiàn)實，尤其在浙江、廣東等地眾多的中小民營企業(yè)中。這些企業(yè)以加工制造業(yè)為主，幾乎除生產(chǎn)以外的其他事務都集中在一個綜合辦公室里，由辦公室人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)完成。他們往往既是會計、財務、銷售、人力資源管理人員，同時又要從事辦公室文秘工作，較多的例如電話處理、來信來訪接待、辦公用品管理、印信管理、會議組織與服務、文書處理等，因此又是辦公室文秘人員。

（2）高職文秘專業(yè)應注意培養(yǎng)學生多方面能力和素質(zhì)，提高學生跨崗位發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展能力。

第一，高職文秘專業(yè)應注意培養(yǎng)學生多方面能力和素質(zhì)，提高學生的職業(yè)勝任力。企業(yè)文秘工作范圍廣而事務雜，較為需要綜合性文秘，因此，企業(yè)文秘人員應該是多面手，具備多方面的能力和素質(zhì)，例如溝通交流、辦公軟件應用、辦公自動化設備操作、心理調(diào)適、外語應用、文字寫作、文書處理、口語表達、組織策劃、團隊協(xié)作等方面能力以及細致、認真、敬業(yè)、勤奮、奉獻、容忍、廉潔、忠誠等方面的素質(zhì)。高職文秘專業(yè)應精心設計人才培養(yǎng)方案，構(gòu)建全方位立體課程，培養(yǎng)學生多方面的能力和素質(zhì)，提高學生職業(yè)勝任力。

職業(yè)勝任能力簡稱職業(yè)能力，一般把它分為以下四個部分：一是職業(yè)核心能力，指人們職業(yè)生涯中最重要的基本能力，具有普遍的適用性和廣泛的遷移性；二是跨行業(yè)職業(yè)能力，指不同行業(yè)共同需要的知識和能力；三是行業(yè)通用能力，指面向一群工種或職業(yè)，在一個行業(yè)內(nèi)通用的知識和技能；四是職業(yè)特定能力，指在行業(yè)通用能力的基礎上，在某個領(lǐng)域或方向上的專項能力，是表現(xiàn)在每一個具體職業(yè)、工種和崗位上的能力[3]。高職院校一般分別設立公共基礎課、專業(yè)拓展課程、專業(yè)基礎課程和專業(yè)核心課程以培養(yǎng)學生這四方面的能力。為培養(yǎng)學生從事企業(yè)文秘工作所需的多方面“行業(yè)通用能力”和“職業(yè)特定能力”，高職文秘專業(yè)可開設語言與交際、實用心理學、辦公自動化、基礎寫作、現(xiàn)代漢語與普通話訓練、企業(yè)管理基礎、秘書職業(yè)導論等專業(yè)基礎課程，開設秘書實務、辦公室事務管理、秘書寫作、文書工作與檔案管理、會務策劃與組織、活動策劃與宣傳、秘書溝通與協(xié)調(diào)等專業(yè)核心課程。

第二，突出溝通交流、辦公軟件應用等方面能力和細致、認真、敬業(yè)等方面素質(zhì)的培育。企業(yè)文秘工作需要從業(yè)者具備多方面的能力和素質(zhì)，但不管是企業(yè)一線文秘人員從他們的實踐經(jīng)驗出發(fā)進行的思考，還是企業(yè)行政管理人員從他們的管理經(jīng)驗出發(fā)并基于企業(yè)長遠發(fā)展的全局考量，他們都認為溝通交流、辦公軟件應用等方面的能力和細致、認真、敬業(yè)等方面的素質(zhì)尤為重要，因此，高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)應突出學生這幾方面能力和素質(zhì)的培育，不但應開設相關(guān)課程，加大相關(guān)課程的分量，還應關(guān)注實際授課效果，增加實踐訓練，注重學生實際工作經(jīng)驗的積累和素質(zhì)的自覺形成，最好采用項目教學法。

項目教學法是一種貫徹工學結(jié)合、注重實踐的教學策略和方法，它以“職業(yè)生涯發(fā)展為導向，以學生為主體，以教師為主導，以崗位群工作流程為線索，以典型項目為依托，以產(chǎn)品/服務為載體，以職業(yè)素質(zhì)為目標，以職業(yè)技能鑒定為評價標準的教學策略和教學方法” [4]。它既能幫助學生建構(gòu)專業(yè)知識，培養(yǎng)學生專業(yè)技能，又能促使學生行為態(tài)度、個性特征和職業(yè)意識發(fā)生自然改變。

第三，考慮學生未來轉(zhuǎn)崗需要，提高學生可持續(xù)發(fā)展能力。企業(yè)文秘人員中30歲以下的年輕人占據(jù)絕對優(yōu)勢，而且他們薪金普遍不高，隨著年齡增大，家庭壓力增加，如果不能獲得升職，轉(zhuǎn)崗可能就會就成為不少人的選擇，因此對文秘專業(yè)學生而言，職業(yè)能力中的第二個組成部分——跨行業(yè)職業(yè)能力，即職業(yè)崗位變動的應變能力和就業(yè)遷移能力就顯得尤為重要。以溝通上下、聯(lián)系左右，能得到多方面能力訓練的基層文秘崗位作為職業(yè)起點，在知識得以拓展、視野得到開闊、能力獲得提升、經(jīng)驗人脈漸次積累后，升到行政主管崗位或轉(zhuǎn)到待遇更好發(fā)展機會更多的崗位或者自己創(chuàng)業(yè)也是職業(yè)發(fā)展的自然過程。

高職院校一般設置專業(yè)拓展課程以培養(yǎng)和提升學生的職業(yè)崗位變動的應變能力和就業(yè)遷移能力?？紤]到學生可持續(xù)發(fā)展需要以及相關(guān)崗位要求，并基于開拓學生視野，增長學生見識，拓展學生知識點，發(fā)展多方面技能需要，專業(yè)拓展課程一般設置多門，允許學生根據(jù)自身個性特征、興趣愛好和對未來工作生活的規(guī)劃設想自由選擇。文秘專業(yè)開設的專業(yè)拓展課程一般包括：茶藝與茶文化、領(lǐng)導科學與藝術(shù)、企業(yè)會計基礎、商務談判、中國飲食文化、企業(yè)文化、企業(yè)財務管理、人力資源管理、市場調(diào)查與數(shù)據(jù)分析、攝影攝像基礎、圖片與圖像處理、公共關(guān)系理論與實務、企業(yè)法律實務、市場營銷實務、創(chuàng)業(yè)文化、地方經(jīng)濟與社會、教育學、書法、歷史與文化、新聞采寫等。

參考文獻

[1] 國家勞動和社會保障部.秘書（2006年版）—國家職業(yè)標準[S].北京：國家勞動和社會保障部，2006.

[2] 教育部關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學質(zhì)量的若干意見（教高[2006]16號）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_2761/201001/79649. html，2011-7-10.

[3] 蔣慶斌.職業(yè)能力結(jié)構(gòu)化與職業(yè)教育課程體系構(gòu)建[J].職業(yè)技術(shù)教育，2012（22）.

[4] 楊文明.高職項目教學理論與行動研究[M].北京：科學出版社， 2008.

①基金項目：溫州職業(yè)技術(shù)學院院級科研項目“基于企業(yè)工作實況分析的高職文秘人才培養(yǎng)對策研究”（WZY2016015）研究成果。