針對供電企業(yè)文書檔案信息化管理與利用的思考

摘 要：供電企業(yè)是社會建設(shè)過程中的杠桿企業(yè)，居民生活和社會生產(chǎn)都離不開電力資源。然而在現(xiàn)階段的供電企業(yè)內(nèi)部管理過程中存在著諸多問題，尤其是企業(yè)的文書檔案管理工作。本文結(jié)合現(xiàn)代社會高度信息化和網(wǎng)絡(luò)化的特點，分析供電企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)狀和信息化建設(shè)發(fā)展的實踐。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；文書檔案；信息化

中圖分類號：TN957.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2017）03-0030-02

Thoughts on the Management and Utilization of Document Archives in Power Supply Enterprises

YU Ying

（Guangdong Power Supply Bureau of Shantou Chenghai power grid，Shantou 515000，China）

Abstract： Power supply enterprises are leveraged enterprises in the process of social construction， household life and social production are inseparable from the power resources.however， there are many problems in the process of the internal management of power supply enterprises， especially the management of documents and archives in enterprises.This paper combines the characteristics of modern society with high information and network， and analyzes the present situation of document archives management in power supply enterprises and the practice of information construction development.

Keywords： power supply enterprise； document archives； informatization

1 供電企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 供電企業(yè)文書檔案管理的重要性

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，整個社會對電力資源的需求與日俱增，電力資源已經(jīng)成為我們進(jìn)行國家建設(shè)和個人生活必不可少的一種珍貴資源。因此，國家的電力供應(yīng)也就成為了一項社會文明建設(shè)的重點工程，各類供電企業(yè)在巨大的市場需求中不斷成長壯大起來，作為我國公有制經(jīng)濟(jì)的重點生產(chǎn)領(lǐng)域，電力供應(yīng)企業(yè)承擔(dān)者為社會建設(shè)提供穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)、價格合理的電力資源服務(wù)，供電企業(yè)的各種業(yè)務(wù)也隨之?dāng)U大，供電企業(yè)要同時滿足消費者、國家社會和自身發(fā)展的三重需求，因而尤其要注重企業(yè)內(nèi)部各項工作的管理和整合。文書檔案管理的好，則更加有利于整合時間、人力資源，最大程度的實現(xiàn)資源合理配置，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，增加企業(yè)的利潤。

1.2 現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題

1.2.1 沒有形成對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意識

供電企業(yè)本身是一個十分繁雜和忙碌的經(jīng)濟(jì)健身的進(jìn)本單位，供電企業(yè)的管理者和工作人員往往在激烈的市場競爭中只注重經(jīng)濟(jì)效益的實現(xiàn)，殊不知企業(yè)自身科學(xué)有效的管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)比各種業(yè)務(wù)工程更能幫助企業(yè)實現(xiàn)利潤的增長。在企業(yè)內(nèi)部，各類文書擺放雜亂無章、文書資料混亂不堪，各種文書的記錄和傳達(dá)都存在著不清晰不明確的問題，企業(yè)往往也無暇估計對各類文書進(jìn)行科學(xué)高效的整理，從而導(dǎo)致因文書找不到、信息丟失和信息有誤等現(xiàn)象造成的各種資源的浪費，直接損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

1.2.2 沒有形成固定的文書檔案管理制度

現(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)認(rèn)為企業(yè)管理應(yīng)該朝著三個目標(biāo)邁進(jìn)，即規(guī)范會、精細(xì)化、個性化。規(guī)范化即是在企業(yè)管理過程，各種工作職務(wù)的分配和進(jìn)行都要形成一套固定的科學(xué)有效的制度，供電企業(yè)文書檔案管理也是如此，只有形成一套高效益運行的管理制度，才能解決各種管理人手不夠、管理部門不存在，文書檔案隨意亂放，隨意丟棄的不良習(xí)慣，文書管理工作無章可循，各種資料丟失和信息有誤的問題頻發(fā)。

1.2.3 供電企業(yè)文書管理的科學(xué)性有待提高

雖然有一部分供電企業(yè)開始注重起文書管理工作，但是由于經(jīng)驗欠缺、投入的時間和精力有限，因此許多企業(yè)在低效率的文書檔案管理中徘徊不前?，F(xiàn)代社會是信息化的社會，網(wǎng)絡(luò)將整個世界連接在了一起，因此供電企業(yè)的文書管理工作也離不開現(xiàn)代社會的科技手段，尤其是推動企業(yè)文書管理工作朝著為網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化方向發(fā)展才是實現(xiàn)文書管理工作科學(xué)有效的關(guān)鍵一招。

1.2.4 文書檔案管理的工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)需要提升

由于沒有引起對文書檔案管理工作的足夠重視，不少從事文書檔案管理工作的員工也沒有對文書檔案的管理工作付出足夠的耐心和熱誠，往往是敷衍了事，沒有真正去鉆研文書檔案管理工作背后的意義，以及需要注意把握的關(guān)鍵部分和主要矛盾，因而企業(yè)的文書管理現(xiàn)狀令人堪憂，因此從事企業(yè)文書管理工作的職工應(yīng)當(dāng)不斷提升自己的專業(yè)技能和對這份工作的熱情和認(rèn)真的態(tài)度。

2 供電企業(yè)文書檔案信息化管理與利用的內(nèi)涵

供電企業(yè)文書檔案是指在企業(yè)的業(yè)務(wù)過程、企業(yè)黨務(wù)管理和行政管理過程中產(chǎn)生的各類信息和資料進(jìn)行系統(tǒng)性的文字總結(jié)，它是企業(yè)自己的“日記本”，也是企業(yè)的“歷史書”。企業(yè)用文書檔案的新式記錄各種例如人事活動、企業(yè)內(nèi)部推行的政策、人員信息、資金信息、業(yè)務(wù)信息等各種信息與事件。企業(yè)文書檔案信息化是指在現(xiàn)代社會信息技術(shù)高度發(fā)展的同時，將各類文書檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存轉(zhuǎn)變?yōu)槔镁W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來保存，將文書檔案的掃描件保存在巨大的網(wǎng)絡(luò)資源庫中，以實現(xiàn)管理的便捷高效、讀取資料的快速和準(zhǔn)確。供電企業(yè)傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中的不足和現(xiàn)代社會信息化的特性，決定了供電企業(yè)的文書檔案管理工作要朝著信息化方向發(fā)展。

3 供電企業(yè)文書檔案信息化的實踐

3.1 形成對供電企業(yè)文書檔案信息化管理重要性的正確認(rèn)識

認(rèn)識對實踐具有指導(dǎo)作用，正確的認(rèn)識能夠指導(dǎo)人們形成正確的行動。企業(yè)是一個整體，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是操縱企業(yè)先前發(fā)展的剁手，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在形成企業(yè)共識和企業(yè)文化上具有重要作用。企業(yè)的員工是企業(yè)建設(shè)的動力，只有在員工中間形成對文書檔案管理工作信息化數(shù)字化的認(rèn)識，才能夠保障企業(yè)形成這樣一種文化氛圍和共同意志。企業(yè)要實現(xiàn)文書檔案工作的高校有序，就要進(jìn)行信息化建設(shè)，首先就要在全企業(yè)形成對文書檔案管理工作的正確認(rèn)識，認(rèn)識到其中的重要性和必要性。

3.2 文書整理工作與檔案管理的有效結(jié)合

文書的整理工作與檔案管理是不同的兩種工作，首先是時間上的先后順序，企業(yè)在繁忙的業(yè)務(wù)過程中必然會產(chǎn)生各種不同的信息，各種信息在交互活動中容易丟失和遺漏，因此企業(yè)會有專門的文書整理人員，對各種文書、資料進(jìn)行整理和保管，文書在一段時間之后不在啟用，變回被保存到檔案庫中，方便以后的利用和查詢，因此先有企業(yè)的文書整理工作，后有企業(yè)的檔案管理。其次，在文書工作和檔案管理之間存在著空間上的銜接。文書需要通過一系列有組織有計劃的手段方式和工具來進(jìn)入企業(yè)的檔案庫中，因此要企業(yè)的文書檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)就是信息入庫的工作，信息如何進(jìn)入檔案庫，信息進(jìn)入哪種檔案庫都是企業(yè)需要完善的工作，信息化的管理方式意味著企業(yè)在資料入庫過程中拋棄原有的紙質(zhì)檔案庫，而采用具有巨大儲存量的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，并且采取電腦輸入，網(wǎng)格化管理和自助查詢的手段使用數(shù)據(jù)庫。

3.3 利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分類管理

在各類文書資料進(jìn)入電子信息系統(tǒng)之后，要對各種信息進(jìn)行精細(xì)化的分類，網(wǎng)絡(luò)手段對信息分類會呈現(xiàn)出快速、準(zhǔn)確的特點。網(wǎng)絡(luò)分類的關(guān)鍵是技術(shù)人員確定好需要分開的不同類目有哪些，例如經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)類、消費者意見反饋類、企業(yè)合同類等等，這些數(shù)據(jù)和文書十分重要，但是數(shù)量十分龐雜，如果借助傳統(tǒng)的整理方式，紙質(zhì)分類一方面容易丟失和損壞，另一方面容易產(chǎn)生錯誤和混亂，導(dǎo)致需要查詢文書資料的時候找不到各種需要的資料。網(wǎng)絡(luò)對文書資料盡心分類的同時，企業(yè)也要注意網(wǎng)絡(luò)安全，值得借鑒的是，許多企業(yè)借助云儲存和云計算的手段對資料進(jìn)行備份和保護(hù)，確保資料不會因為網(wǎng)絡(luò)黑客和其他網(wǎng)絡(luò)安全問題而丟失。

3.4 建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫

文書檔案的整理與管理工作不是僅僅為了管理而管理，而是要方便在未來的時間里對各種資料進(jìn)行必要的查詢和使用，推動文書檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展的目的就是實現(xiàn)以后使用和查找的方便快捷與準(zhǔn)確。建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫是一個十分重要的工程，數(shù)據(jù)庫是借助網(wǎng)絡(luò)儲存空間而建立起來儲存各種資料和數(shù)據(jù)的倉庫，在整個倉庫里，各種文書和資料被進(jìn)行了細(xì)致的劃分，確定了各自的類目，就好像每一份資料都有了自己的“身份證”一樣，因此每當(dāng)企業(yè)人員想要調(diào)取資料的時候，只要拿著企業(yè)員工才有的數(shù)據(jù)庫的“鑰匙”打開數(shù)據(jù)庫的大門，在電腦上輸入關(guān)鍵詞，即可在短短幾秒之內(nèi)搜索到自己想要找到的文書資料。在數(shù)據(jù)建設(shè)過程中，尤其要注意各種技術(shù)手段的使用，特別是數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文件資料壓縮技術(shù)和掃描讀取技術(shù)，這是輸入、保存和使用的關(guān)鍵步驟。

3.5 提高管理人員的專業(yè)水平

所用工程成功的關(guān)鍵在于人本身，人具有主觀能動性，能夠在科學(xué)認(rèn)識的指導(dǎo)下進(jìn)行科學(xué)正確額行動，取得實踐的成功，最終保證目的實現(xiàn)。供電企業(yè)的文書檔案管理工作要實現(xiàn)高質(zhì)量和高回報，就要保證從事企業(yè)文書檔案管理工作的人有著過硬的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，供電企業(yè)從事文書管理工作的員工應(yīng)該是經(jīng)歷過檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)過的人才，他們應(yīng)當(dāng)掌握著現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠把信息技術(shù)和檔案文書的管理工作有機結(jié)合起來。對于那些長時間工作在文書檔案管理工作的一線員工，企業(yè)要加大投入，不斷加強對他們專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素顏的培訓(xùn)和教育，不斷提高他們的專業(yè)技術(shù)水平，通過教育和培訓(xùn)，幫助他們形成新的認(rèn)識，促使這些從事檔案文書管理工作的人才更加熱愛，更加珍惜和認(rèn)真對待這一份重要的工作與任務(wù)。

4 結(jié) 論

加強電力企業(yè)文書檔案的管理工作，提升電力文書檔案的合理利用率，完善電力企業(yè)文書檔案管理工作，為電力企業(yè)發(fā)展提供有利條件，促進(jìn)電力企業(yè)的全面發(fā)展，對供電企業(yè)自身的發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 何英.電力企業(yè)文書檔案的管理及利用分析 [J].黑龍江檔案，2013（06）：103.

[2] 鄭育賢.加強電力企業(yè)文書檔案管理的策略分析 [J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2016（09）.

作者簡介：余迎（1979.02—），女，廣東汕頭人，本科，統(tǒng)計師，畢業(yè)于四川大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院。研究方向：檔案管理。