郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)及其對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用

胡曉清

摘 要：ERP系統(tǒng)為郵政企業(yè)管理所應(yīng)用的主要系統(tǒng)之一。本文簡(jiǎn)要介紹了ERP系統(tǒng)及其構(gòu)成情況，在此基礎(chǔ)上，分析了郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)管理狀況，強(qiáng)調(diào)了將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重要性及作用。重點(diǎn)針對(duì)ERP系統(tǒng)的深入應(yīng)用，提出展望，以期能夠進(jìn)一步提高郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率。

關(guān)鍵詞：郵政企業(yè) ERP系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）12（c）-103-02

ERP系統(tǒng)又稱(chēng)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線(xiàn)處理。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類(lèi)資源包括人、財(cái)、物、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)效率，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。郵政企業(yè)網(wǎng)點(diǎn)眾多，郵政業(yè)務(wù)全程全網(wǎng)，內(nèi)部處理流程長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理模式，已難以適應(yīng)日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，借助ERP系統(tǒng)能有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一次采集，全程共享，促進(jìn)管理信息的精細(xì)化和可視化。

1 ERP系統(tǒng)框架

中國(guó)郵政集團(tuán)公司的ERP系統(tǒng)使用Oracle電子商務(wù)套件，其中主數(shù)據(jù)模塊涵蓋組織機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶(hù)、產(chǎn)品等信息；財(cái)務(wù)模塊有總賬、應(yīng)付、應(yīng)收、合并報(bào)表、管理會(huì)計(jì)、資金管理、固定資產(chǎn)、預(yù)算等；供應(yīng)鏈管理有采購(gòu)、投資等。ERP系統(tǒng)通過(guò)制定統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，集成了報(bào)銷(xiāo)報(bào)賬、營(yíng)業(yè)、集郵、訂單、分銷(xiāo)、人力等系統(tǒng)，借助系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一次采集，全程共享，能夠有效提高企業(yè)的人力、物力及財(cái)力資源管理效率，提升企業(yè)管理科技化程度。

2 郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)對(duì)其財(cái)務(wù)管理的作用

2.1 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)共享，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理效率

信息孤島問(wèn)題同樣是困擾郵政企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要問(wèn)題之一。ERP系統(tǒng)上線(xiàn)前大部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集及整理，需由人工完成。ERP系統(tǒng)通過(guò)與業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)的集成，根據(jù)事先定義的規(guī)則，完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理效率。

2.2 統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)核算標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化

ERP系統(tǒng)將企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)交易或事項(xiàng)定義成經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，通過(guò)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)平臺(tái)，統(tǒng)一設(shè)置了對(duì)應(yīng)的核算科目和預(yù)算科目，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理相關(guān)內(nèi)容的映射和自定義配置，有效降低因人工干預(yù)造成的偏差，統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的規(guī)范化和自動(dòng)化。例如：郵政企業(yè)目前在使用的“報(bào)銷(xiāo)報(bào)賬系統(tǒng)”，設(shè)置了一千多個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，對(duì)應(yīng)不同的核算科目和預(yù)算科目，由業(yè)務(wù)人員發(fā)起報(bào)賬選擇經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)審核支付成功后，費(fèi)用報(bào)表信息、付款信息（包含會(huì)計(jì)科目信息、預(yù)算會(huì)計(jì)科目信息、管理會(huì)計(jì)信息）傳送到ERP的應(yīng)付模塊、總賬模塊、預(yù)算模塊、管理會(huì)計(jì)模塊，確保了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范性、一致性。

2.3 業(yè)財(cái)協(xié)同，確保經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)真實(shí)有效

ERP將原來(lái)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)管理緊密聯(lián)系在一起，改變了郵政企業(yè)手工做賬的傳統(tǒng)核算模式，依托業(yè)財(cái)集成，實(shí)現(xiàn)核算自動(dòng)化；促進(jìn)業(yè)務(wù)部門(mén)將所有業(yè)務(wù)活動(dòng)納入信息系統(tǒng)進(jìn)行處理。業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)各司其職，業(yè)財(cái)協(xié)同，“業(yè)務(wù)源端發(fā)起、數(shù)據(jù)全程共享”的理念得以扎實(shí)落地，確保經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)真實(shí)有效。

3 郵政企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP系統(tǒng)的建設(shè)方法及效果觀察

中國(guó)郵政集團(tuán)公司從2015年開(kāi)始全面實(shí)施及推廣ERP系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)管理方面取得了良好的成效，具體情況如下所述。

3.1 郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設(shè)方法

3.1.1 ERP系統(tǒng)的應(yīng)用管理

ERP系統(tǒng)是一個(gè)跨業(yè)務(wù)、跨部門(mén)的綜合管理系統(tǒng)，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能造成系統(tǒng)無(wú)法有效運(yùn)行。因此，必須通過(guò)建立ERP應(yīng)用通報(bào)機(jī)制，強(qiáng)化應(yīng)用管理，提升系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量。系統(tǒng)使用初期，郵政集團(tuán)公司主要考核各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)處理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，具體實(shí)施如下：（1）集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定ERP財(cái)務(wù)模塊應(yīng)用指引，指導(dǎo)各級(jí)部門(mén)利用ERP系統(tǒng)開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作。負(fù)責(zé)研究制定ERP應(yīng)用考核指標(biāo)，指導(dǎo)集團(tuán)運(yùn)行支持中心開(kāi)展各單位應(yīng)用考核通報(bào)工作。（2）各省分公司結(jié)合本省實(shí)際情況，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，制定本省ERP應(yīng)用管理辦法及實(shí)施細(xì)則。根據(jù)集團(tuán)制定的ERP應(yīng)用考核指標(biāo)，定期開(kāi)展系統(tǒng)應(yīng)用情況分析，并上報(bào)集團(tuán)公司。（3）集團(tuán)運(yùn)行支持中心負(fù)責(zé)定期從系統(tǒng)中提取各省運(yùn)行指標(biāo)數(shù)據(jù)，監(jiān)督檢查各省分公司的應(yīng)用情況，定期進(jìn)行應(yīng)用情況通報(bào)。各省運(yùn)行支持中心負(fù)責(zé)開(kāi)展省內(nèi)應(yīng)用情況考核通報(bào)工作。

3.1.2 ERP系統(tǒng)各模塊功能的實(shí)現(xiàn)流程

ERP系統(tǒng)的核心理念是業(yè)財(cái)一體化：（1）信息收集流程：按照ERP業(yè)務(wù)源端發(fā)起原則，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)生部門(mén)統(tǒng)稱(chēng)為業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在ERP采購(gòu)/投資等模塊或業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)原始單據(jù)的審核確認(rèn)，提交到財(cái)務(wù)部門(mén)作為入賬依據(jù)。（2）財(cái)務(wù)信息處理流程：ERP系統(tǒng)集成的業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)憑證由系統(tǒng)自動(dòng)生成；財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)單據(jù)，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或自動(dòng)生成的憑證進(jìn)行核對(duì)審核，完成財(cái)務(wù)入賬；非ERP集成業(yè)務(wù)，由財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)手工在總賬核算。（3）財(cái)務(wù)報(bào)表生成流程：全國(guó)系統(tǒng)管理員將ERP系統(tǒng)總賬模塊所有數(shù)據(jù)集入合并報(bào)表環(huán)境，由財(cái)務(wù)部門(mén)用戶(hù)登錄系統(tǒng)進(jìn)入流程控制運(yùn)行計(jì)算，完成所有財(cái)務(wù)報(bào)表編制工作。

3.1.3 財(cái)務(wù)信息安全管理

財(cái)務(wù)信息是郵政企業(yè)的主要信息，如信息泄露，較容易對(duì)企業(yè)及客戶(hù)的利益造成損害。ERP系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，建立了嚴(yán)格的保密機(jī)制以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制，避免系統(tǒng)被病毒入侵，確保信息安全：（1）限制系統(tǒng)的登錄權(quán)限：郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員，僅具有登錄ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的權(quán)限，但可利用該模塊下的財(cái)務(wù)信息收集及查詢(xún)、處理等任何功能。業(yè)務(wù)部門(mén)的人員，僅具有登錄財(cái)務(wù)信息收集模塊的權(quán)限，負(fù)責(zé)錄入原始信息。系統(tǒng)管理員，具有使用該系統(tǒng)任何功能的權(quán)限，且可更改系統(tǒng)的設(shè)置，以使系統(tǒng)能夠更好地滿(mǎn)足企業(yè)的需求。（2）實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制：企業(yè)單獨(dú)建立了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，與外部網(wǎng)絡(luò)不連通，以降低病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，提高系統(tǒng)及財(cái)務(wù)信息的安全性。

3.2 郵政企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP系統(tǒng)的建設(shè)效果

中國(guó)郵政集團(tuán)公司自2015年開(kāi)始全面推廣實(shí)施ERP系統(tǒng)至今，財(cái)務(wù)管理工作成效斐然：（1）財(cái)務(wù)主要功能模塊紛紛上線(xiàn)，從初期的應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)、管理會(huì)計(jì)、總賬模塊到后期的內(nèi)部往來(lái)、合并報(bào)表、資金管理、預(yù)算模塊等，隨著上述新模塊、新功能的引入和擴(kuò)充，財(cái)務(wù)管理信息化手段進(jìn)一步得到豐富，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性明顯提升。（2）按照“成熟一個(gè)，接入一個(gè)”的策略，ERP財(cái)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)了與營(yíng)業(yè)、集郵、訂單、郵資封片卡、農(nóng)資連鎖配送等十多個(gè)系統(tǒng)的集成，不斷擴(kuò)大ERP業(yè)財(cái)全流程端到端互聯(lián)互通的范圍和深度，ERP“源頭取數(shù)、全程共享”的業(yè)財(cái)集成理念得以扎實(shí)落地，打破了信息孤島現(xiàn)象。（3）ERP系統(tǒng)上線(xiàn)推進(jìn)了郵政企業(yè)省級(jí)集中核算的進(jìn)程，為省級(jí)集中核算提供了堅(jiān)實(shí)的系統(tǒng)支持。ERP系統(tǒng)上線(xiàn)后，全國(guó)郵政公司基本實(shí)現(xiàn)省級(jí)集中核算，不斷強(qiáng)化省市兩級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)職能轉(zhuǎn)變和管理轉(zhuǎn)型，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理由傳統(tǒng)的“記賬型財(cái)務(wù)”“核算型財(cái)務(wù)”向“價(jià)值型財(cái)務(wù)”“服務(wù)型財(cái)務(wù)”轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)語(yǔ)

郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)的上線(xiàn)，給郵政財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，隨著ERP主要模塊上線(xiàn)，ERP系統(tǒng)建設(shè)已進(jìn)入深化應(yīng)用的新階段。要改變習(xí)慣性的傳統(tǒng)思維做法，嚴(yán)格按照ERP流程處理各類(lèi)業(yè)務(wù)，全力推進(jìn)管理新流程的落地執(zhí)行，提升財(cái)務(wù)管理手段。ERP系統(tǒng)集中和規(guī)范了組織機(jī)構(gòu)、客戶(hù)、供應(yīng)商、產(chǎn)品等主數(shù)據(jù)和客戶(hù)欠費(fèi)、應(yīng)付賬款、存貨等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，各類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的緯度和顆粒度都有了大幅的擴(kuò)展和細(xì)化，為后續(xù)的精細(xì)化管理分析奠定了基礎(chǔ)，要不斷探索這些數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用，促進(jìn)管理精細(xì)化。要借助ERP預(yù)算控制及分析功能，自動(dòng)采集預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算與經(jīng)營(yíng)、資金、投資預(yù)算間的數(shù)據(jù)邏輯檢驗(yàn)和控制分析；要結(jié)合ERP資金清分功能，強(qiáng)化對(duì)資金數(shù)據(jù)多維度、多層次的應(yīng)用，促進(jìn)資金管理工作水平提升；要利用管理會(huì)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)、環(huán)節(jié)、產(chǎn)品、客戶(hù)、渠道等分析維度的多維損益及資源利用能力分析，不斷提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

參考文獻(xiàn)

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