ACCESS數(shù)據(jù)庫操作中的注意事項

董雪

摘要：Access有7個基本對象：表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁，宏和模塊。表用于存儲數(shù)據(jù)；查詢用于檢索、維護(hù)數(shù)據(jù)；窗體用于輸出數(shù)據(jù)，提供各種顯示界面；報表用于分析和打印數(shù)據(jù)；頁（又稱數(shù)據(jù)訪問頁）是一種特殊類型的WEB頁，可與Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行連接；宏是一系列特定操作的集合；模塊式一種應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境。在這些對象中，表、查詢、窗體和報表需要設(shè)計人員在設(shè)計視圖下設(shè)計完成，本文針對上述幾個對象在實際設(shè)計過程中需要注意的要點進(jìn)行分析和總結(jié)。

關(guān)鍵字：access；表；查詢；窗體和報表；設(shè)計視圖

表的設(shè)計要點

在建立表格的過程中，通常采用表格的設(shè)計視圖。需要注意的事項如下：首先編號、ID、電話號、郵政編碼全應(yīng)設(shè)置為文本型。單價、數(shù)量、工資、年齡全是數(shù)字型，其中如果有小數(shù)點的用單精度型。如果要求小數(shù)點位數(shù)，選擇固定及位數(shù)。主鍵根據(jù)題目要求設(shè)置，一般為編號、ID。多個字段作主鍵，按住ctrl，選擇字段設(shè)置主鍵。日期時間型數(shù)據(jù)，在輸入時只考慮值，不考慮格式，一般為“1997/3/5”。如果在設(shè)計中報錯，可以點擊右上角的“×”關(guān)閉，打開重做。做的時候注意及時保存。

可以在常規(guī)選項卡下設(shè)置字段的格式、掩碼和有效性規(guī)則。其中格式主要用于日期為文本型數(shù)據(jù)。日期的格式如果為1999年01月01日，則在格式中輸入“yyyy年mm月dd日”，如果是”1999/01”則輸入“”yyyy/ mm“。掩碼輸入時，盡量用向?qū)?，但是注意日期時間的掩碼如果為“0000/99/99；0；_”，刪除后面的“；0；_”。如果有效性規(guī)則的表達(dá)式中包含字段本身，如設(shè)置某職工的聘用時間必須是9月，則應(yīng)在表屬性對話框的有效性規(guī)則中輸入“Month （[聘用時間]） =9”。

除了使用設(shè)計視圖，也可以從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)入access生成表格。導(dǎo)入注意文件類型，常用的包括Microsoft Excel（ *.xls） 、text file （*.txt）；注意第一行是否包含列標(biāo)題。其次在access中表、查詢、窗體、報表、控件、所用名稱均區(qū)分大小寫。

查詢的操作要點

查詢默認(rèn)均在設(shè)計視圖下創(chuàng)建。創(chuàng)建查詢之前一定要查看相關(guān)表的內(nèi)容。建立查詢時用最少的表格完成要求。如果是多個表，表格之間要求有關(guān)系，關(guān)系最好用主鍵對應(yīng)的字段建立。選擇字段時，如果兩個表中有相同字段，一般選擇是主鍵的那個。

字段的別名一律在字段行用“字段名：”表示。字段可以參與運算，采用如下格式“[字段名]”。按照單一字段分組統(tǒng)計時，才打開總計行。其他字段都是統(tǒng)計的值或者條件。不用“總計”時不要打開。知道“出生日期”計算年齡 用“year（date（））-year（[出生日期]）”，取“學(xué)號”的前4位，用“l(fā)eft（[學(xué)號]，4）“。這些都是寫在字段行。

在設(shè)計查詢條件時應(yīng)注意：數(shù)據(jù)類型要與對應(yīng)字段定義的類型一致，否則會出現(xiàn)數(shù)據(jù)類型不匹配的錯誤。Access的操作運算符分為算術(shù)操作符、賦值和關(guān)系操作符、邏輯操作符、連接操作符、標(biāo)識符操作符、特殊操作符。

可以設(shè)置查詢屬性中的唯一值為“是”，去掉重復(fù)記錄。另外可以設(shè)置字段的屬性，設(shè)置查詢字段的顯示格式。查詢建立完成之后，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖查看結(jié)果。保存查詢。

窗體和報表的操作要點

窗體的所有信息都包含在控件中?？丶且环N可視化對象，通常用于顯示數(shù)據(jù)，完成某些操作，或者僅起到裝飾的作用。報表則是主要用于打印輸出的，在設(shè)計視圖下，窗體和報表的設(shè)計方法有很多類似的地方。本文以報表的設(shè)計為例，進(jìn)行要點的介紹。

報表由報表頁眉、頁面頁眉、分組面眉、主體、分組頁腳、頁面頁腳、報表頁腳7個部分（節(jié)）組成。查看報表的屬性。在報表的“設(shè)計視圖”下，雙擊報表左上角的“報表選擇器”；或者單擊工具欄上的“屬性”按鈕。

添加時間和日期。在報表中選擇一個未綁定的文本框，輸入表達(dá)式“= Now（）”或“=date（）”即可為報表添加當(dāng)前時間和日期。Now（）函數(shù)返回系統(tǒng)當(dāng)前的日期和時間，Date（）函數(shù)返回系統(tǒng)當(dāng)前的日期。或者單擊"插入"日期和時間"命令，在彈出的"時期和時間"對話框中選擇日期和時間的格式，單擊"確定"按鈕。

添加頁碼。在報表中。選定一個未綁定的文本框，輸入"=[page]"即可。若要顯示"第×頁"，可輸入“="第"&[page]&"頁"”，還可以使用pages函數(shù)來顯示報表的總頁數(shù)，例如在文本框中輸入表達(dá)式“="共"&[pages]&"頁"”?；蛘邌螕?插人"→"頁碼"命令，在彈出的"頁碼"對話框中設(shè)置頁碼的格式、位置對齊方式等，單擊"確定"按鈕。

報表排序和分組。在報表中對記錄進(jìn)行排序需要首先打開一個報表并切換到設(shè)計視圖；然后單擊工具欄上的〝排序與分組〝按鈕，打開"排序與分組"對話框，單擊"字段/表達(dá)式"列的第一行，單擊右側(cè)的下拉按鈕，從列表中選擇一個用于排序的字段名稱或輸入一個表達(dá)式；最后單擊"排序次序"列的第一行，單擊右側(cè)的下拉按鈕，在下拉列表中選擇"升序"或"降序"，關(guān)閉"排序與分組"對話框。

組是由相關(guān)幾條記錄組成的集合報表分組后，相關(guān)的記錄將會顯示在一起，用戶還可以為每個組設(shè)置子標(biāo)題和匯總信息。組屬性包括組頁眉、組頁腳、分組形式、組間距、保持同頁等。分組和排序的操作步驟類似，但是需要在排序的基礎(chǔ)上，在“排序與分組"對話框下面的“組屬性"框中，設(shè)置組屬性，包括組頁眉、組頁腳的顯示與否、分組形式等，關(guān)閉“排序與分組”對話框?？蛇M(jìn)一步設(shè)置組頁眉、組頁腳等，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕。

結(jié)論：

在access數(shù)據(jù)庫中，表的設(shè)計師數(shù)據(jù)庫設(shè)計的基礎(chǔ)。因此本文首先針對表格設(shè)計中可能出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行描述。表格設(shè)計好之后，查詢也是數(shù)據(jù)庫的常用對象，本文中對查詢中的一些小技巧也進(jìn)行了描述。窗體和報表是用戶可以直觀看到的數(shù)據(jù)庫對象。尤其是報表是用來打印輸出的，擁有強(qiáng)大的分組統(tǒng)計功能。因此本文重點從報表的排序和分組操作要點進(jìn)行描述。以上的要點都是作者結(jié)合實際學(xué)習(xí)和工作中的應(yīng)用總結(jié)而來，難免有所疏漏，歡迎讀者批評指正。

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（作者單位：濟(jì)南大學(xué)）