企業(yè)電子公文無(wú)紙化歸檔實(shí)踐

王天福

摘要：本文探討電子公文這一無(wú)紙化歸檔的具體實(shí)踐，在具體的信息化執(zhí)行方案下，分析其工作流程，電子公文歸檔的基本方法，電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)等眾多細(xì)節(jié)，為企業(yè)采用電子公文無(wú)紙化歸檔方式提供實(shí)踐借鑒。

關(guān)鍵詞：歸檔；電子公文；企業(yè)；工作流

近年來(lái)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速進(jìn)步下，電子公文數(shù)量和規(guī)模越來(lái)越龐大，電子公文借助其操作便捷、傳輸快速、存儲(chǔ)空間小以及信息容量大等特征，是互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)發(fā)展下行的一種全新的歸檔管理模式。在電子文件大規(guī)模產(chǎn)生的同時(shí)，確保電子公文的高效利用，做好歸檔、挖掘等檔案管理的價(jià)值工作成為企業(yè)的新課題。

一、電子公文歸檔的優(yōu)勢(shì)和現(xiàn)狀

（1）電子公文歸檔的優(yōu)勢(shì)

首先，電子公文歸檔及時(shí)，分類(lèi)簡(jiǎn)便，歸檔快捷、準(zhǔn)確、易操作，一旦形成即可立即歸檔，文書(shū)處理人員可立即登記，且可以多次取用、多種形式輸出的效果。只需進(jìn)行一次錄入，便可對(duì)文件隨時(shí)進(jìn)行查找利用。其次，電子公文歸檔流程可塑性強(qiáng)，現(xiàn)代企業(yè)管理基于工作流而設(shè)計(jì)的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)下，可以根據(jù)自身的工作需求，對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，為電子公文的歸檔提供有力保障。第三，檔案的利用價(jià)值，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，企業(yè)的一系列文件的起草、歸檔以及檢索都可以聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。便于用戶(hù)進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)，提高文檔的利用效率，而且基于檔案管理的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)下，可以深入挖掘電子檔案的內(nèi)在信息規(guī)律，更有助于對(duì)檔案價(jià)值的挖掘。最后，儲(chǔ)存電子公文使用的空間很小，我國(guó)相當(dāng)數(shù)量的檔案館因?yàn)轲^庫(kù)的“脹庫(kù)”不得不擴(kuò)大新館建設(shè)。2015年，中國(guó)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總量0.8ZB，大概需要8.5億塊1TB的硬盤(pán)存儲(chǔ)，而如果采用紙質(zhì)存儲(chǔ)幾乎是不可能的，所以建立電子公文歸檔實(shí)踐是大勢(shì)所趨。

（2）電子公文歸檔的現(xiàn)狀

根據(jù)電子公文歸檔的需要，越來(lái)越多的企業(yè)，尤其是大型國(guó)企響應(yīng)《電子公文歸檔管理暫行辦法》在大原則不變的前提下，展開(kāi)電子檔案管理實(shí)踐，已初顯成效。從功能上看，現(xiàn)在國(guó)企集團(tuán)基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)完全以電子文件的方式運(yùn)行，取消了紙質(zhì)文件的運(yùn)作。從工作流來(lái)看，如下所示：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件庫(kù)檔案服務(wù)器緩存庫(kù)檔案管理系統(tǒng)臨時(shí)庫(kù)檔案管理系統(tǒng)總庫(kù)。國(guó)企辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件采取實(shí)時(shí)歸檔的方式，也就是從上級(jí)來(lái)文的及時(shí)辦結(jié)到文件發(fā)布的即使歸檔，工作請(qǐng)示、通知公告等全工作流都實(shí)現(xiàn)了即使歸檔。

（3）電子公文歸檔的實(shí)踐方法

公文歸檔的信息化應(yīng)用減輕檔案工作人員的工作量，又滿(mǎn)足了資源共享的目的。其操作方法是，首先，根據(jù)公司的檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)鑒別。分類(lèi)方案是電子公文歸檔移交系統(tǒng)的核心之一，通過(guò)構(gòu)建結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性的分類(lèi)方案，通過(guò)類(lèi)和案卷之間的聯(lián)系，建立起一個(gè)系統(tǒng)性的電子公文體系。下圖1是最常見(jiàn)的電子公文分類(lèi)方案，層級(jí)數(shù)目不會(huì)受到限制，些特殊情況的實(shí)際需要，案卷也可以作為分類(lèi)方案中的最高層級(jí)。

根據(jù)企業(yè)的要求，按照歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行鑒別，對(duì)應(yīng)歸檔的文件是否屬歸檔范圍，通過(guò)電子簽章來(lái)完成歸檔章，并標(biāo)明歸檔部門(mén)、保管期限和文件頁(yè)數(shù)。其次，管理人員找到電子文件，填寫(xiě)電子公文的歸檔信息，主要包含了期限、責(zé)任者、成文日期等，在這些信息的核對(duì)審查之后，進(jìn)入歸檔的接口程序。第三，在接口程序中找到已轉(zhuǎn)入的文件，逐份與紙質(zhì)文件核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后選擇轉(zhuǎn)換標(biāo)志，此時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)入預(yù)歸檔。第四，在預(yù)歸檔中找到相應(yīng)年度，將歸檔文件按順序裝盒，并按保管期限和檔案號(hào)打印出檔案盒背脊標(biāo)簽。根據(jù)企業(yè)的要求，實(shí)現(xiàn)歸檔。

二、電子公文歸檔的要求和關(guān)鍵點(diǎn)

（1）要求

第一，歸檔的電子公文應(yīng)是齊全完整的，電子公文應(yīng)具有文件存儲(chǔ)格式、屬性及文字的相關(guān)解釋文件，對(duì)不同的途徑生成的文件類(lèi)型，如掃描儀獲得的應(yīng)換成通用格式；用通用軟件產(chǎn)生的電子公文，應(yīng)同時(shí)具有其軟件的說(shuō)明資料，專(zhuān)用軟件的則應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成通用格式。

第二，歸檔前后均應(yīng)保證電子公文的真實(shí)有效，經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等方面的真實(shí)性應(yīng)得到保障。擁有完善的審計(jì)追蹤系統(tǒng)，保障其真實(shí)性。

第三，功能需求，能夠提供如下功能和控制手段：將公文劃歸一個(gè)或者多個(gè)案卷、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成、元數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行控制和必要的完整性檢驗(yàn)；系統(tǒng)必須能夠接收電子公文的相關(guān)元數(shù)據(jù)；允許同一份電子公文被劃分到多個(gè)案卷中；通過(guò)電子公文元數(shù)據(jù)的提取，進(jìn)行一些項(xiàng)目和內(nèi)容的自動(dòng)登記；防止任何用戶(hù)包括管理員對(duì)電子公文的內(nèi)容進(jìn)行修改；保持公文結(jié)構(gòu)上的完整性，檢索、顯示、管理時(shí)的整體性，處置過(guò)程中的整體性。

第四，電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求。標(biāo)識(shí)信息，公文制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予的順序號(hào)。內(nèi)容信息包括公文題名、其他題名、主題詞、內(nèi)容描述、附件名稱(chēng)、附件描述；背景信息包括簽發(fā)人、責(zé)任者、歸檔機(jī)構(gòu)、形成時(shí)間、歸檔時(shí)間、頁(yè)數(shù)、文種、密級(jí)、保密期限、關(guān)聯(lián)公文ID、關(guān)聯(lián)類(lèi)型、關(guān)聯(lián)描述、控制標(biāo)識(shí)、語(yǔ)種、主送單位、抄送單位、公文接收者、收文時(shí)間、載體類(lèi)型、規(guī)格、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、相關(guān)軟件；結(jié)構(gòu)信息包括數(shù)據(jù)類(lèi)型、數(shù)據(jù)格式、模板、公文存儲(chǔ)名、存儲(chǔ)路徑；安全信息包括數(shù)字水印、數(shù)字簽名、加密方式。

（2）關(guān)鍵點(diǎn)

第一，電子公文歸檔的數(shù)據(jù)安全保障措施，如數(shù)字水印技術(shù)、電子簽章技術(shù)、文件離線保護(hù)技術(shù)、服務(wù)器安全加固關(guān)鍵技術(shù)等，從數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)可追溯性等方面進(jìn)行多重保障。第二，公文系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對(duì)分析，將OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，做出如下對(duì)應(yīng)關(guān)系分析。依據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系分析表，在公文管理系統(tǒng)內(nèi)建立歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)生成和推送。第三，文件管理和檔案管理關(guān)聯(lián)性要強(qiáng)，兼容性要好。文件周期過(guò)程中各個(gè)階段間的文件質(zhì)量是密切相關(guān)、相互影響的，必須納入一個(gè)體系內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一管理。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：福建建工集團(tuán)有限責(zé)任公司）