淺析企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的問題與對策

馬春燕

摘 要：人力資源管理信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，信息時代的發(fā)展對全球經(jīng)濟影響深遠，作為企業(yè)管理中發(fā)揮戰(zhàn)略性作用的人力資源管理，需要借助于最新的計算機和信息傳遞技術(shù)，實施科學的管理方式，實現(xiàn)從職能部門到戰(zhàn)略部門的徹底轉(zhuǎn)型。本文在分析企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)涵和意義的基礎(chǔ)上，找出目前存在的問題，并提出相應(yīng)對策，以期為企業(yè)建立人力資源服務(wù)體系網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 管理信息系統(tǒng) 問題

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）03（b）-091-02

1 人力資源管理信息系統(tǒng)的內(nèi)涵和意義

建立人力資源管理信息系統(tǒng)是人力資源管理發(fā)展的必然趨勢，由于它能以較低的成本實現(xiàn)高效、精準管理的目標，因此越來越受到公司企業(yè)的歡迎。那么究竟什么是人力資源管理信息系統(tǒng)呢？主要是指將先進的信息技術(shù)運用于人力資源管理，為企業(yè)建立人力資源服務(wù)體系網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)[1]，從人力資源數(shù)據(jù)、管理方式到管理流程實現(xiàn)電子化，減少人為干擾或者失誤造成的成本浪費。

人力資源管理信息系統(tǒng)建立的意義從根本上來說是幫助企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，運用科學先進的管理方法和理念，實現(xiàn)全面、系統(tǒng)的人力資源管理。人力資源管理信息系統(tǒng)的建立需要實現(xiàn)三個方面信息化，第一是數(shù)據(jù)信息化，是把不同崗位、職能、職級的人力資源信息以數(shù)據(jù)的形式保存起來，可以方便任何人隨時查閱，還能夠妥善地保存信息；第二是流程信息化，是把企業(yè)已經(jīng)規(guī)范化的流程以軟件程序的方式固定下來，例如員工晉升、培訓、績效考核流程等，這樣所涉及崗位員工的工作可以更加高效和規(guī)范化；第三是管理信息化，用一些數(shù)學邏輯模型、信息傳輸模型代替復雜的組織架構(gòu)和復雜的審批流程，可以幫助企業(yè)優(yōu)化戰(zhàn)略分析，從而為企業(yè)管理和決策提供支持。

2 人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

（1）無法適應(yīng)新管理體制的需要。目前人力資源信息化進程跟不上管理體制的變化，由于國內(nèi)集團公司已從勞動密集型產(chǎn)業(yè)向資本密集型、技術(shù)密集型、人才密集型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型，企業(yè)結(jié)構(gòu)也發(fā)生著重大變化，從管理幅度到管理深度上均面臨著創(chuàng)新改革的需求，而很多企業(yè)在人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中缺乏背景調(diào)研，也沒有考慮到管理變革和運行維護之間的聯(lián)系，導致新系統(tǒng)無法適應(yīng)新管理體制的需要，如果強制推行下去，不僅會占用員工大量的時間，影響工作效率，收集到的信息也不準確，有滯后的問題。

（2）缺少組織規(guī)劃和復合型人才。在人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實踐中，需要擅長組織規(guī)劃的精通信息技術(shù)的復合型人才，熟悉企業(yè)架構(gòu)，同時掌握最新的管理模式，還可以熟練操作信息化系統(tǒng)。但事實上正因為缺少了既懂得管理、又擅長技術(shù)的綜合性人才，不僅令人力資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)、推廣、運行維護十分吃力，遇到技術(shù)問題第一時間不得不求助于軟件開發(fā)團隊，而且沒有第一負責人來處理集團公司各部門協(xié)調(diào)的工作，也導致人力資源管理信息系統(tǒng)無法有效地建設(shè)。

（3）無法實現(xiàn)企業(yè)整體管理功能。人力資源管理信息系統(tǒng)需要集成大部分企業(yè)管理功能，但多數(shù)企業(yè)在軟件公司開發(fā)之前并沒有對自身需求進行整體調(diào)研，導致項目完成后，雖然在一定程度上對企業(yè)的人力資源管理有了幫助，但是缺乏一個統(tǒng)一、有機的結(jié)合體制，在建立數(shù)據(jù)庫模型的時候功能單一且缺少前瞻性，無法實現(xiàn)人力信息與CRM、OA、物流、供需系統(tǒng)無縫連接，往往在處理某個信息數(shù)據(jù)時，要進行許多重復的勞動，失去了統(tǒng)一管理的意義。

3 人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的對策

人力資源管理信息對組織生存與發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，因此集團公司絕不能滿足于基本的人力資源管理職能系統(tǒng)平臺，而建立企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要項目各方密切配合、隨時溝通[2]，還要保證質(zhì)量、保證工期以及執(zhí)行，筆者通過參與人力資源管理信息系統(tǒng)項目開發(fā)和推廣工作，深切體會到建設(shè)人力資源管理信息系統(tǒng)需要注意以下幾個問題。

（1）梳理流程是基礎(chǔ)。流程梳理可以圍繞企業(yè)的生存環(huán)境和內(nèi)部現(xiàn)狀，對企業(yè)經(jīng)營的問題進行深入細致地分析、整理，才能明確管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重點、關(guān)鍵點。由于人力資源業(yè)務(wù)的特殊性、復雜性以及專業(yè)性，梳理流程十分必要，不僅是為了給組織者、執(zhí)行者和參與者一個長期的、可靠的運行軌道，而且是進一步明確權(quán)、責、利，從而幫助各部門進行分工、協(xié)調(diào)。集團公司企業(yè)大小事都應(yīng)該嚴格遵循“管理規(guī)范在前，軟件應(yīng)用在后，邊建設(shè)邊應(yīng)用”的原則，這樣才能穩(wěn)步推進人力資源管理信息化建設(shè)[3]。

完善人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)流程，需要從企業(yè)的實際需要出發(fā)，針對當前集團公司所面臨的各種實際問題，找準切人點和突破口，例如可以通過實行有效地“問題”處理和監(jiān)督流程，采用問題日報、周報并按問題類型督辦等形式，為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供全面可行的解決方案。同時還要建立科學的管理步驟、運行機制，為領(lǐng)導決策、指導、服務(wù)工作提供支持。集團企業(yè)一定要清楚自己要建立一個怎樣的人力資源管理信息系統(tǒng)，將每一個細節(jié)都謹慎思考，才能全面規(guī)劃、分步實施。

（2）更新觀念是關(guān)鍵。不要認為人力資源管理信息化只是一種管理方式的轉(zhuǎn)變，它同時也是管理觀念的變革。雖然人力資源管理轉(zhuǎn)型需要IT技術(shù)的支撐，但真正影響和決定管理信息系統(tǒng)建設(shè)水平的是人，人的意識沒有改變那么任何軟件都形同虛設(shè)。那么幻想簡單地用計算機代替手工勞動，想要把傳統(tǒng)的管理方式照搬到計算機網(wǎng)絡(luò)中也都是不可行的，真正的辦法是通過借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的管理理念和方法，將落后的管理模式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理方式一并替換掉，只有把管理理念徹底的革新，才能推進人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

管理理念的轉(zhuǎn)變需要全體員工的共同努力，從管理層、HR、IT到基層員工都應(yīng)該發(fā)揚參與意識、培養(yǎng)民主管理意識。信息化需要自上而下的安排部署，因此需要管理層給予相當?shù)年P(guān)注并親自參與[4]，一方面要時刻督促自身提高管理水平，另一方面改變傳統(tǒng)的管理方式，才能發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢；對于人力資源部門的同事來說，由于他們即是組織者，也是參與者，一定要付出足夠的熱情，努力地實踐，逐步實現(xiàn)從對人、對事的管理向過程管理、程序管理的轉(zhuǎn)變；讓IT部同事們更多參與到人力資源事務(wù)中，可以讓他們熟悉流程運行的規(guī)則，通過專業(yè)的程序設(shè)計幫助提高日常工作的效率；要想調(diào)動基層員工的積極性和主動性，就需要培訓提高他們計算機操作能力，把信息系統(tǒng)作為他們?nèi)粘９ぷ鞯暮诵墓ぞ?，同時組織基層員工和領(lǐng)導班子共同參與考核。

（3）可靠的合作伙伴是保障。集團企業(yè)為了企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)，從硬件、網(wǎng)絡(luò)、軟件、安全等多方面投入了大量資金，當然要選擇可靠的合作伙伴才能實現(xiàn)成功。人力資源管理信息系統(tǒng)是一個龐大、復雜的系統(tǒng)，同時也是其他企業(yè)管理軟件的基礎(chǔ)，因此需要軟件供應(yīng)商可以提供完善的后期服務(wù)和技術(shù)支持。選擇可以長期合作的軟件開發(fā)商需要注意以下幾點：一是擁有相關(guān)資質(zhì)。有實力的軟件合作商，往往對集團企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)擁有豐富的經(jīng)驗，有成型的案例可以借鑒，而且最好還會有常駐的外派技術(shù)員。二是技術(shù)領(lǐng)先同行。技術(shù)包含硬實力——軟件開發(fā)能力，即對企業(yè)預期攝像的功能提供合理化設(shè)計，技術(shù)還包含軟實力——管理能力，即對不同行業(yè)的管理和先進的人力資源管理方法有一定的研究。三是商業(yè)信譽可靠。人力資源管理由于涉及員工的詳細資料和企業(yè)的核心管理領(lǐng)域，這些都是企業(yè)的商業(yè)機密，因此選擇的合作商必須擁有良好的商業(yè)信譽，不會泄露企業(yè)的機密。

4 結(jié)語

當前集團公司建設(shè)應(yīng)該以人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)為核心，整合資源、提高效率，減少人工和辦公成本支出，為其他管理系統(tǒng)（如采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)）提供基礎(chǔ)平臺，實現(xiàn)電子化操作和無紙化辦公的新能源工作環(huán)境。但實現(xiàn)人力資源管理信息化不是一朝一夕的事，需要企業(yè)結(jié)合行業(yè)背景和自身發(fā)展戰(zhàn)略，進行客觀的評價和科學的分析，從企業(yè)需求和面臨的問題出發(fā)，經(jīng)過統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、試驗摸索、創(chuàng)新改革等多個階段，才能保證人力資源管理和管理信息系統(tǒng)有效結(jié)合。

參考文獻

[1] 潘寶利.信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技，2012（19）.

[2] 李志剛，張韜.淺談人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].東方企業(yè)文化，2012（18）.

[3] 陶會平.人力資源管理信息化分析[J].企業(yè)經(jīng)濟，2008（11）.

[4] 王海紅.淺談煙草行業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)[J].科技傳播，2010（15）.