基于檔案信息化建設與檔案管理的探索

摘 要：隨著社會科技水平的不斷發(fā)展，計算機在社會經(jīng)濟各方面的運用也越來越普遍，對于計算機的運用也覆蓋到了生活與工作當中的方方面面。這在一定程度上為我們節(jié)省了時間，提高了工作效率，也為企業(yè)提高了可觀的經(jīng)濟效益。把現(xiàn)代的信息技術運用到檔案信息的管理之中，又會發(fā)生什么樣的改變？有什么樣的優(yōu)點以及需要注意的事項呢？實質上，在檔案整理與檔案管理上，運用計算機進行整理和保存可為檔案工作者節(jié)省許多時間及提高工作效率。

關鍵詞：檔案信息化；管理現(xiàn)狀；建設措施

信息科技水平的高速發(fā)展為我們的生活帶來很大便利的同時也引發(fā)了許多的問題。把現(xiàn)代高速發(fā)展的信息技術運用到檔案管理當中，對于檔案管理的信息化建設已經(jīng)是勢在必行的發(fā)展趨勢。更是加速和實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必要進程。同時在完成這種便利的同時，也需要我們面對它所體現(xiàn)出來的一些遺留問題，并對這些問題進行研究和解答。

一、檔案信息化建設的優(yōu)點

1）節(jié)約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。

2）提高工作效率。運用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術進行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節(jié)約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發(fā)展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監(jiān)督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現(xiàn)在工作責任感不強，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現(xiàn)在服務水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。

三、加強信息化檔案管理的措施

1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業(yè)的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統(tǒng)可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。

2）重視檔案信息化的建設與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。

3）加強信息安全的管理。在建設現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時，一些人利用網(wǎng)絡的便利性以及網(wǎng)絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統(tǒng)進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。

4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內(nèi)容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業(yè)務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內(nèi)容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。

四、結語

在迅速發(fā)展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統(tǒng)的紙質管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

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作者簡介：劉洋（1979-），男，漢族，天津人，本科，天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務中心，檔案館員，主要從事不動產(chǎn)登記檔案的管理和利用研究。