淺談房產(chǎn)檔案信息化管理要點(diǎn)

王妍

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的使用越來(lái)越頻繁。信息化逐漸深到社會(huì)生活的各個(gè)方面，因此在新時(shí)代下我國(guó)各個(gè)方面都要進(jìn)行科學(xué)管理，尤其是檔案方面。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不沒(méi)能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，因此信息技術(shù)的使用，不僅彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，還優(yōu)化了管理環(huán)境，使檔案的管理更加的便捷和高校。同時(shí)，房產(chǎn)檔案的信息化管理使信息共享成為了可能，使檔案的管理更加的安全。減少了儲(chǔ)藏空間的實(shí)用，使房產(chǎn)檔案的管理更加額高效。本文就房產(chǎn)檔案信息化管理要點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析，并提出了一些建議，希望對(duì)房產(chǎn)檔案的發(fā)展和完善提供幫助。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；收集；整理；信息化；管理要點(diǎn)在進(jìn)行

傳統(tǒng)檔案的管理主要是以紙質(zhì)材料為儲(chǔ)藏依據(jù)的，但是由于傳統(tǒng)的儲(chǔ)藏方式復(fù)雜且安全性不高，不僅降低了工作效率還影響了檔案的相關(guān)查閱和使用。除此之外，除此之外，由于傳統(tǒng)檔案的是由紙質(zhì)的方式來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和保存的，因此，在進(jìn)行儲(chǔ)藏時(shí)需要大量的空間，如果保存不當(dāng)?shù)脑挄?huì)引起火災(zāi)或者被水浸泡，不利于檔案的保存和使用，由此可見(jiàn)，檔案信息化管理不僅是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的變革，更是檔案管理自身的進(jìn)步和轉(zhuǎn)變，在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，不能隨隨便便的進(jìn)行記錄，只有掌握了信息檔案管理的要點(diǎn)，才能發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，才能起到事半功倍的效果，保證房地產(chǎn)行業(yè)健康有序的發(fā)展。筆者在下文中對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理要點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)的闡述。

1.房產(chǎn)檔案管理的概念

對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化的管理，其中包含了眾多的內(nèi)容，但其中最主要的是對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行管理。房產(chǎn)檔案中，文書(shū)是其中必不可少的組成部分之一，對(duì)過(guò)去以及當(dāng)前的房產(chǎn)形勢(shì)進(jìn)行有效的記錄，在一般情況下，要求文書(shū)檔案具有完整性，其中文號(hào)的編寫(xiě)是必不可少的，并且還包含外來(lái)文件、內(nèi)部發(fā)文、正件、附件等，通過(guò)管理人員的收集與整理的過(guò)程中，分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行歸檔。通過(guò)房產(chǎn)檔案，可以反映出產(chǎn)權(quán)人以及房屋的自然狀況，甚至是土地的使用情況等，其中包含的主要形式有計(jì)算材料、文字材料以及公司證照、商標(biāo)證、照片、聲像、實(shí)物、基建檔案等，可以說(shuō)檔案的載體是十分豐富的。

2.房產(chǎn)檔案的收集

在對(duì)房產(chǎn)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中，一定要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，尤其是要對(duì)一些零散的文件進(jìn)行收集，對(duì)于剛剛處理完的文書(shū)檔案就要在第一時(shí)間進(jìn)行整理并且將其收集起來(lái)，防止在今后使用過(guò)程中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，檔案收集工作大多都已經(jīng)采用現(xiàn)代化的管理方式，計(jì)算機(jī)是主要的工作載體，將文書(shū)檔案重點(diǎn)字段錄入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，安全管理檔案的概率也就因此得到了進(jìn)一步的提升。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案不同于一般的檔案，其自身具有專業(yè)性以及動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，在檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)有對(duì)屋面進(jìn)行丈量以及對(duì)土地界限進(jìn)行認(rèn)定等環(huán)節(jié)，這些必須要在檔案中得以充分的體現(xiàn)，就要嚴(yán)格遵循檔案收集的相關(guān)制度規(guī)定，并且認(rèn)清房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，讓檔案管理處在一種動(dòng)態(tài)的環(huán)境之中，當(dāng)前所采用的一種動(dòng)態(tài)房產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)充分體現(xiàn)出了動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)

3.房產(chǎn)檔案信息化管理主要手段

3.1 完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，一方面將房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類(lèi)、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，對(duì)房產(chǎn)檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的強(qiáng)檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時(shí)間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個(gè)要素都作為查詢點(diǎn)，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門(mén)提供高效的信息查詢服務(wù)。

3.2 努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

我們借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)將房產(chǎn)檔案信息傳輸?shù)饺珖?guó)各地，隨時(shí)隨地我們都能查到自己所需要的信息。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對(duì)檔案開(kāi)放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)于公眾可以開(kāi)放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對(duì)內(nèi)部開(kāi)放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易處要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門(mén)的特點(diǎn)，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，房產(chǎn)檔案的信息化管理是不可抵擋的潮流和發(fā)展方向，信息化時(shí)代下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)都要向著信息化的管家手段改革和推進(jìn)，在進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，要對(duì)信息進(jìn)行采集和整理，再結(jié)合傳統(tǒng)管理手段優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，這又這樣才能促進(jìn)我國(guó)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展和改進(jìn)，滿足社會(huì)主義初級(jí)階段對(duì)房產(chǎn)檔案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到進(jìn)一步的普及，并逐漸應(yīng)用到社會(huì)得各個(gè)方面。是我國(guó)的房產(chǎn)管理更加的有序。信息技術(shù)在房產(chǎn)管理中的應(yīng)用，不僅改變了房產(chǎn)檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，還節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力，促進(jìn)了建筑商經(jīng)濟(jì)效益的提升，和建筑行業(yè)的健康發(fā)展，就我國(guó)目前形勢(shì)來(lái)說(shuō)，房地產(chǎn)行業(yè)的管理是我國(guó)現(xiàn)階段的重點(diǎn)管理對(duì)象，因此，信息技術(shù)的應(yīng)用，是我國(guó)的管理更加的便捷。

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