高校信息化檔案管理的研究

倫鳳梅

摘 要： 隨著21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，從事檔案存儲(chǔ)的單位面臨著新的發(fā)展趨勢(shì)，最值得我們認(rèn)真思考和解決的問(wèn)題是如何實(shí)現(xiàn)高校的信息化檔案管理。本文通過(guò)文獻(xiàn)和邏輯分析的方法，針對(duì)高校的信息化檔案管理問(wèn)題進(jìn)行深入研究，針對(duì)高校的信息化檔案管理的重要性進(jìn)行解析，著重解析高校的信息化檔案管理在新時(shí)期發(fā)展的重要戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：信息化檔案管理 高校 檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）12-0136-01

在如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)綜合發(fā)展的背景下，高校的檔案管理表現(xiàn)出了一個(gè)信息化發(fā)展趨勢(shì)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化開(kāi)展工作有利于提高高校在檔案管理工作中的工作效率及檔案的查全率，使死檔變活檔，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。為了試著搜索和探尋高校的信息化檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略，我試著從解析高校的信息化檔案管理信息技術(shù)發(fā)展的重要作用作為出發(fā)點(diǎn)。

一、信息化高校檔案管理的重要作用解析

現(xiàn)如今我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)信息和相關(guān)應(yīng)用軟件的研究和發(fā)展，為我國(guó)高校的檔案管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的延伸和相關(guān)檔案信息化軟件的研發(fā)的各方面角度來(lái)觀察，檔案管理的信息化工作是如今檔案管理的重中之重，同時(shí)本人也對(duì)高校檔案管理做出了以下幾點(diǎn)分析。

在當(dāng)今我國(guó)對(duì)于科學(xué)技術(shù)的研究和信息化儲(chǔ)存信息的軟件研發(fā)上的深入，為我國(guó)高校的信息化檔案管理的量化和細(xì)化打下了非常好的基石。從信息技術(shù)和新的檔案管理軟件研發(fā)和發(fā)展的角度來(lái)看，原始文件的信息化是檔案管理的首要作用，為此做了以下分析。

1.高校的信息化檔案管理發(fā)展能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久的保留檔案信息

高校里傳統(tǒng)檔案管理模式最常用的保存信息形式是使用紙質(zhì)文件?？墒莻鹘y(tǒng)的保存方式，有很大的躲避不開(kāi)的缺點(diǎn)，一方面，需要我們?nèi)セㄙM(fèi)大量的時(shí)間對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查找；另一方面，容易受到天氣和各方面因素的影響。同時(shí)，紙質(zhì)文件在潮濕的環(huán)境下非常容易霉變，一旦出現(xiàn)霉變的紙張文件，那么原始文件信息將會(huì)不能繼續(xù)保存，這將意味著一些重要的文件信息很可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法繼續(xù)被人們利用的情況。

實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化開(kāi)展之后，將能夠成功備份檔案的各方面數(shù)據(jù)，同時(shí)，將檔案信息存儲(chǔ)在硬盤(pán)、陣列等存儲(chǔ)設(shè)備中，將會(huì)大大節(jié)省檔案信息存儲(chǔ)的空間，還改進(jìn)了檔案信息永久存儲(chǔ)的可能性，因?yàn)殡娮邮降臋n案信息不受控天氣和其他各方面因素的影響。

2.高校信息化檔案的加深可以很容易找到相關(guān)信息

高校傳統(tǒng)的檔案管理的方式方法是非常復(fù)雜的，使用或訪問(wèn)檔案信息往往是通過(guò)復(fù)雜或者更復(fù)雜的過(guò)程進(jìn)行歸類(lèi)或者查找。啟用高校的信息化檔案管理之后，可以根據(jù)關(guān)鍵詞查找所需檔案信息，另外，操作程序的特點(diǎn)是十分容易。而且，對(duì)于檔案信息的查找也可以隨時(shí)隨地，不受任何因素的影響。

二、高校信息化檔案管理的發(fā)展主要方針?lè)治?/p>

實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化有著重要的作用和意義，這不僅可以?xún)?chǔ)存高校檔案的信息，也是研究高校的檔案管理信息化完善和發(fā)展的方式，對(duì)其他企事業(yè)單位檔案的管理有促進(jìn)和完善的作用。

1.著重針對(duì)高校的相關(guān)檔案人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)

提升高校信息化檔案管理中檔案人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能占有非常重要的地位，信息化檔案管理工作的深入程度直接影響了檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。因此，在實(shí)施信息化檔案管理的道路上，需加強(qiáng)對(duì)在崗的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練的掌握和操作計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)平臺(tái)，提高他們使用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)水平來(lái)解決工作中經(jīng)常面臨的重要問(wèn)題的能力，有效地促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的信息化發(fā)展。

2.在高校的信息化檔案管理上加大資金投入，才能推進(jìn)信息化檔案的發(fā)展

在信息化檔案管理過(guò)程中需要具有延續(xù)性的資金投入，使軟件和硬件設(shè)備在更新過(guò)程中，能更好的提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校的信息化檔案管理過(guò)程的快速發(fā)展。

3.不斷完善與開(kāi)發(fā)在高校的檔案管理中的相關(guān)軟件

在如今的信息化發(fā)展進(jìn)程中，相關(guān)應(yīng)用軟件的檔案管理也應(yīng)當(dāng)被給予相當(dāng)?shù)闹匾?，?duì)所需軟件必須給予充足的配備并及時(shí)進(jìn)行研發(fā)和更新，做好研發(fā)和更新軟件的檔案管理，對(duì)我國(guó)高校的信息化檔案管理具有重要的意義。

4.對(duì)高校的信息化檔案管理發(fā)展平臺(tái)強(qiáng)化營(yíng)銷(xiāo)模式的建立

信息化檔案管理平臺(tái)，可以完善高校檔案管理的發(fā)展模式，為廣大用戶(hù)的信息需求，提供更好的服務(wù)。檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展可以提高檔案管理的可見(jiàn)性和顯著性，并且增加檔案管理信息平臺(tái)的影響力。此外，需要大公司的信息化管理的先進(jìn)理念和成功經(jīng)驗(yàn)，以此提高檔案管理平臺(tái)的效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理平臺(tái)的信息化程度。

5.要加強(qiáng)和重視對(duì)于高校的信息化檔案管理發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理發(fā)展具有非常重要的意義。必須更加重視領(lǐng)導(dǎo)方向，才能將信息化檔案管理作為重要內(nèi)容開(kāi)展。第一方面，要注意保密性在檔案管理方面的作用；首先，需要有一個(gè)安全、干燥和穩(wěn)妥的地方進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員必須及時(shí)做好門(mén)、窗的加固工作，并確保安全；其次，在檔案信息的保密和存儲(chǔ)程度方面，信息化檔案管理的辦公及設(shè)備存放場(chǎng)所都需有人全天候看護(hù)，并且無(wú)關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入，如確須進(jìn)入該場(chǎng)所或相關(guān)系統(tǒng)時(shí)，必須做好注冊(cè)和登記工作。第二方面，相關(guān)的高校對(duì)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員需要進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高他們的管理水平，使他們能夠勝任信息化檔案管理工作這個(gè)首要任務(wù)。

三、總結(jié)

高校的信息化檔案管理是在如今信息和軟件絕對(duì)發(fā)展的情況下，對(duì)檔案管理趨勢(shì)已經(jīng)有了很明確結(jié)果，能夠跟隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況和當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)高校具有十分重要的意義。高校的信息化檔案管理的信息平臺(tái)在新時(shí)期需要采取更多有效的措施來(lái)不斷推廣，為了檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且提高高校的檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多樣化。只有這樣，我們的高校才能夠完成檔案管理的時(shí)間和空間的延長(zhǎng)性，確保今后的信息化檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

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