規(guī)范現(xiàn)金日記賬登記管理需抓好四個(gè)環(huán)節(jié)

魯建

現(xiàn)金日記賬是由出納員根據(jù)現(xiàn)金收支原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，逐筆登記，反映本單位現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出和現(xiàn)金結(jié)余的序時(shí)賬簿，其記載的內(nèi)容力求準(zhǔn)確、明細(xì)、精煉、整潔。但在實(shí)際工作中，有的單位不按要求填寫賬簿啟用表；有的賬簿登記不及時(shí)，“日記賬”變成了“月記賬”，甚至“季記賬”；有的先用鉛筆記賬，待簽字手續(xù)齊全后再用鋼筆描一遍；有的隔行、隔頁(yè)登記賬簿；有的發(fā)現(xiàn)錯(cuò)記的業(yè)務(wù)就采用亂涂、亂刮、亂劃等不規(guī)范的方法糾正……如此一來(lái)，不僅增加了財(cái)會(huì)人員的工作量，現(xiàn)金日記賬登記不整潔、不規(guī)范，而且一旦出現(xiàn)賬務(wù)問(wèn)題，往往難以較快分清責(zé)任，所以要規(guī)范單位現(xiàn)金日記賬的登記管理。

登記現(xiàn)金日記賬總的要求是：分工明確、專人負(fù)責(zé)、憑證齊全、內(nèi)容完整、登記及時(shí)、賬款相符、數(shù)字真實(shí)、表達(dá)準(zhǔn)確、書(shū)寫工整、摘要清楚、便于查閱、不重記、不漏記、不錯(cuò)記、按期結(jié)賬、不拖延擠壓、按規(guī)定方法更正錯(cuò)賬等。具體要注意抓好以下4個(gè)環(huán)節(jié)。

一、正確填寫賬簿啟用表

“賬簿啟用表”，又稱賬簿啟用和經(jīng)管交接表、賬簿啟用及交接表等。其主要內(nèi)容包括：?jiǎn)挝幻Q、賬簿名稱、賬簿編號(hào)、頁(yè)數(shù)、會(huì)計(jì)姓名、職別、啟用時(shí)間，以及會(huì)計(jì)人員變動(dòng)交接時(shí)間、簽章等信息。其作用是可以讓查閱者盡快地了解賬簿的使用狀況，以及負(fù)責(zé)登記的財(cái)會(huì)人員概況等。

在同一會(huì)計(jì)年度財(cái)會(huì)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要在賬簿啟用表的人員變動(dòng)欄內(nèi)注明，并由交接雙方在結(jié)賬后的現(xiàn)金余額處簽字確認(rèn)，原賬簿繼續(xù)使用，即：人換賬不換 。這樣，交接前后的記賬責(zé)任便一清二楚。

二、正確登記現(xiàn)金日記賬

1.上年余額結(jié)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確。年初建立新賬時(shí)，首先要結(jié)轉(zhuǎn)上年余額，結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)間為****年1月1日，結(jié)轉(zhuǎn)余額的數(shù)額、方向要準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.業(yè)務(wù)登記要及時(shí)。按照財(cái)務(wù)管理制度“日清月結(jié)”的規(guī)定，出納員對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)該當(dāng)天入賬。這樣，現(xiàn)金日記賬的記賬時(shí)間，也就是本單位現(xiàn)金收、支業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間。如果出現(xiàn)原始單據(jù)的開(kāi)具時(shí)間與現(xiàn)金收支時(shí)間不一致的情況，應(yīng)該依據(jù)現(xiàn)金收支的時(shí)間登記《現(xiàn)金日記賬》。同時(shí)，可在摘要欄內(nèi)注明原始單據(jù)的開(kāi)具時(shí)間。

例如：某單位2016年7月5日，干部王某找會(huì)計(jì)報(bào)銷2016年3月12日去市參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)費(fèi)用共計(jì)520元（發(fā)票上經(jīng)手人、審批人簽字齊全，之前一直未結(jié)算）。該筆業(yè)務(wù)的記賬時(shí)間應(yīng)為“2016年7月5日”，“摘要”欄內(nèi)可注明“付王某3月12日培訓(xùn)費(fèi)”，金額520元。

另外，現(xiàn)金日記賬登記的依據(jù)是“三字”（經(jīng)辦人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字）齊全的原始單據(jù)。

3.賬簿登記要規(guī)范。（1）登記《現(xiàn)金日記賬》應(yīng)使用藍(lán)黑色鋼筆或碳素筆，不能用圓珠筆，更不能用鉛筆；年、月、日、憑證編號(hào)、摘要、金額等有關(guān)項(xiàng)目應(yīng)登記齊全，字跡工整清晰。在登記書(shū)寫時(shí)，不要濫造簡(jiǎn)化字，不得使用同音異義字，不得寫怪體字；摘要文字緊靠左線，應(yīng)以能夠清楚地表達(dá)業(yè)務(wù)內(nèi)容為度，便于事后查對(duì)，現(xiàn)金日記賬應(yīng)逐筆分行記錄，不得將收款憑證和付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記；同一月份內(nèi)的業(yè)務(wù)，從第二筆開(kāi)始，月份可以省略，但日期不能省略。（2）書(shū)寫數(shù)字字體大小適中，數(shù)字要寫在金額欄內(nèi)，不得越格錯(cuò)位參差不齊，緊靠下線書(shū)寫，并要按規(guī)定留好更正空間（登記的數(shù)字不能超過(guò)賬簿行間距的二分之一）；記錄金額時(shí)，如沒(méi)有角分的整數(shù)，應(yīng)分別在角分欄內(nèi)寫“0”，不得省略不寫或以“-”號(hào)代替；阿拉伯?dāng)?shù)字一般可自左向右適當(dāng)傾斜，以使會(huì)計(jì)賬簿記錄整齊清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時(shí)不要翻動(dòng)賬頁(yè)。（3）現(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿，其賬頁(yè)不得以任何理由撕去，作廢的帳頁(yè)也必須留在賬簿中。在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，現(xiàn)金日記賬的賬簿尚未用完時(shí)，不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁(yè)。賬簿登記必須逐行、逐頁(yè)使用，不能跳行或隔頁(yè)登記賬簿，如不慎發(fā)生跳行、隔頁(yè)時(shí)，應(yīng)在空行中間劃紅線，空頁(yè)中間打紅叉加以注銷，或注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣，并由記賬人員在空行、空頁(yè)中間蓋章以示負(fù)責(zé)。（4）賬簿單頁(yè)或年度記完后，必須按規(guī)定轉(zhuǎn)頁(yè)或轉(zhuǎn)賬。為便于計(jì)算了解現(xiàn)金記賬中連續(xù)記錄的累計(jì)數(shù)額，并使前后賬頁(yè)的合計(jì)數(shù)據(jù)相互銜接，現(xiàn)金日記賬的每頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，應(yīng)結(jié)出本頁(yè)發(fā)生額合計(jì)數(shù)和余額，寫在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行的有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)用紅色字跡注明“過(guò)此頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣。每月結(jié)賬時(shí)，要結(jié)出本月發(fā)生額和累計(jì)余額，在摘要欄內(nèi)紅色字跡上下兩欄內(nèi)注明“本月合計(jì)”“累計(jì)”字樣，并在下面通欄劃單紅線。年度終了時(shí)，現(xiàn)金日記賬有余額，要將余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄紅色字跡注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一年度新建賬簿首頁(yè)首行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)余額，并在摘要欄內(nèi)紅色字跡注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。

三、要按規(guī)定修改錯(cuò)記的業(yè)務(wù)

對(duì)于寫錯(cuò)的數(shù)碼或文字，不得隨意涂改、刮擦、挖補(bǔ)、撕毀賬頁(yè)或使用化學(xué)藥物清除字跡等改動(dòng)賬簿，也不準(zhǔn)另建賬簿重新抄寫，而應(yīng)該根據(jù)錯(cuò)記業(yè)務(wù)的具體情況，按規(guī)定采用相應(yīng)的方法進(jìn)行更正。

1.劃線更正法，又叫直接改正法或紅線更正法。結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中的文字或數(shù)字有錯(cuò)，可采取用紅線劃去錯(cuò)誤的文字或數(shù)字，然后在劃線的上方用藍(lán)字填寫正確的文字或數(shù)字的方法（注意：僅有個(gè)別數(shù)碼錯(cuò)誤時(shí)，也要將整個(gè)數(shù)字全部劃去，然后在上方寫上正確的數(shù)碼，并加蓋會(huì)計(jì)人員私章）。

2.紅字沖銷法——又叫紅字更正法。單位會(huì)計(jì)結(jié)賬后，發(fā)現(xiàn)某筆業(yè)務(wù)不符合相關(guān)規(guī)定，在本月應(yīng)撤出整改的收支單據(jù)，應(yīng)用紅字金額登記入賬，在摘要欄內(nèi)注明“沖銷*月*日*號(hào)憑證”，沖銷原記錄。

3.補(bǔ)充登記法。發(fā)現(xiàn)所記金額小于應(yīng)記金額時(shí)，采用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。

四、年終《現(xiàn)金日記賬》要?dú)w檔保存

現(xiàn)金日記賬是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。出納員月度與年終結(jié)賬后均應(yīng)與會(huì)計(jì)對(duì)賬，核對(duì)無(wú)誤相互簽證確認(rèn)，并于年度建立新賬后，將上一年度現(xiàn)金日記賬交給單位會(huì)計(jì)，與其他會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案一并歸檔妥善保存！