論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

丁寶華

摘 要：紙質(zhì)檔案的主要存在形式，就是通過筆和紙的形式來對于人或者社會的活動進(jìn)行記錄，可以是文字形式，也可以是圖表形式。雖然隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的使用范圍變得越來越廣，但是紙質(zhì)檔案的存在對于檔案信息化管理依舊具有重要的意義。本文主要對于紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中存在的重要性進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；紙質(zhì)檔案

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理成為了檔案發(fā)展的必然趨勢，在檔案信息化管理的過程中，紙質(zhì)檔案的存在一直是檔案管理人員爭論的主要議點，電子化的檔案在管理上更加便捷，并且進(jìn)行更改以及修復(fù)相對于紙質(zhì)檔案更加簡單，但是電子檔案在修改以及變更上也更加容易，導(dǎo)致其真實可靠性受到質(zhì)疑，所以電子檔案就不可能完全的取代紙質(zhì)檔案，在檔案信息化的管理過程中，也只有保持二者共同發(fā)展，才能更好地實現(xiàn)檔案管理的意義。確保檔案管理的科學(xué)合理化。

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對于事件進(jìn)行記錄的形式，通過文字或者圖標(biāo)的方式來表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢分析

（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質(zhì)存儲介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對于檔案信息進(jìn)行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實現(xiàn)信息的應(yīng)用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對于歷史發(fā)生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進(jìn)行長時間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進(jìn)行保管的過程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢分析

隨著計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）紙質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時候應(yīng)用計算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會需求。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因為計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開與計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)論

在檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理的重要性，重視紙質(zhì)檔案的存在，充分了解紙質(zhì)檔案對于檔案管理的意義，明白其真實可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的信息化管理提高了電子檔案的利用率，但是在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，檔案管理人員要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，將二者互補(bǔ)，只有共同發(fā)展，才能確保檔案利用得到最佳效果。

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