引入ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)于高校檔案工作的可行性分析

郁媛媛

摘要：高校檔案工作是高校的一項基礎(chǔ)性工作，也是一項對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定，被世界各企業(yè)、政府單位廣泛運用的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。它包含的八條質(zhì)量管理理念是由世界頂尖級的從事質(zhì)量管理事業(yè)的專家總結(jié)出來的，是這些專業(yè)人士多年的質(zhì)量管理經(jīng)驗和精華。本文以ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)為切入點，探討分析如何運用ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范高校檔案管理工作，使檔案工作質(zhì)量效率不斷的提升進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：ISO9000族標(biāo)準(zhǔn) 檔案工作 質(zhì)量管理

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0140-02

近年來，高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，高校教學(xué)、科研和行政管理工作在不同程度上有著不同要求，但始終將化為檔案保存，這就對高校檔案工作提出了更高要求。要保障高校各項工作繼續(xù)順利開展，就需進(jìn)一步提高檔案工作的質(zhì)量和效率。高校檔案工作原則以ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的八項質(zhì)量管理原則為基礎(chǔ)，從四個方面進(jìn)行規(guī)范檔案質(zhì)量管理工作。

一、ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)簡介

1994年國際化標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）提出了ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，它并不是產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，而是針對組織的管理結(jié)構(gòu)、人員、技術(shù)能力、各項規(guī)章制度、技術(shù)文件和內(nèi)部監(jiān)督機制等一系列體現(xiàn)組織保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的管理措施的標(biāo)準(zhǔn)。它總結(jié)匯集了世界各地質(zhì)量管理的理論和實踐經(jīng)驗的精華，歷經(jīng)十多年的技術(shù)更新和經(jīng)驗完善，現(xiàn)已經(jīng)廣泛運用于各種類型、規(guī)模的企業(yè)單位和提高不同產(chǎn)品服務(wù)的組織。ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)有八項管理原則，它是ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的理論基礎(chǔ)。八項原則如下：顧客為關(guān)注集中點、全員參與、領(lǐng)導(dǎo)力作用、管理的系統(tǒng)方法、與供應(yīng)方互利的關(guān)系、過程方法、基于事實的決策方法和持續(xù)改進(jìn)。

二、如何將ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)引進(jìn)到高校檔案工作中

（一）是否適用高校檔案工作范圍

ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，在一個國家或一個組織實行ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)并非是一個外部命令，而是現(xiàn)代組織的本質(zhì)要求。高校組織在機構(gòu)設(shè)置上如同企業(yè)一樣分工明確，而檔案工作涉及檔案的流程管理，與企業(yè)的流水線生產(chǎn)如出一轍。既然ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)產(chǎn)品的加工生產(chǎn)過程當(dāng)中起到了全程控制、質(zhì)量監(jiān)督的優(yōu)勢，那么若能建立檔案工作的規(guī)范質(zhì)量管理也將產(chǎn)生高效、規(guī)范、可信賴的管理效果，或許還能帶來舉一反三地建立健全其他管理制度的意外驚喜?？傊@是一項值得嘗試并無實際損失的創(chuàng)新舉措。

（二）檔案部門的機構(gòu)設(shè)置與“顧客”關(guān)系

ISO9000認(rèn)證族標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定了為保證產(chǎn)品質(zhì)量而必須建立的管理機構(gòu)及職責(zé)權(quán)限。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案管理員形成高校檔案部門，負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的檔案管理制度、工作規(guī)范、歸檔范圍和保管期限，保證每年的檔案培訓(xùn)與檔案移交、保管、利用。將ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)引入到組織中，先了解組織的“產(chǎn)品”是什么、然后要對使用者也就是“顧客”和產(chǎn)品的質(zhì)量都有認(rèn)知基礎(chǔ)。檔案部門的產(chǎn)品就是存儲檔案資料、為他人提供檔案信息服務(wù)，而顧客就是指使用這些檔案信息的師生、校友、學(xué)校和社會。那么這一項服務(wù)載體就是檔案部門整理的文案宗卷。檔案部門的文案宗卷作為檔案部門的服務(wù)信息的載體，其制作質(zhì)量對檔案信息的質(zhì)量有直接的影響。檔案信息的特征還包含：齊全性、功能性、真實性、準(zhǔn)確性、舒適性。

三、如何運用ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)理念定制高校檔案工作管理模式

（一）搭建標(biāo)準(zhǔn)程序?qū)ⅰ邦櫩汀睗M意度最大化

ISO9000認(rèn)證族標(biāo)準(zhǔn)程序指組織的產(chǎn)品生產(chǎn)必須制定規(guī)章制度、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系操作檢查程序，并使之文件化。在高校檔案管理工作中，檔案大多作為紙質(zhì)文件已經(jīng)具有天然制度性，這項制度的質(zhì)量方案以“顧客”滿意度標(biāo)準(zhǔn)建立。首先要調(diào)查理解檔案使用者的需求，根據(jù)其需求來制定和分類檔案，定制檔案整理工作的一個要求標(biāo)準(zhǔn)，比如說要求檔案的全面性、準(zhǔn)確性，服務(wù)滿意度達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。并讓相關(guān)工作人員制作出相應(yīng)的文件作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)查檔案使用者的滿意度，并且分析調(diào)查結(jié)果、改進(jìn)檔案管理工作，使檔案使用者的滿意度達(dá)到最高。

（二）領(lǐng)導(dǎo)和全員的工作配合提升檔案工作的硬件水平

ISO9000提出“組織機構(gòu)管理不但要有領(lǐng)導(dǎo)者的正確領(lǐng)導(dǎo)，還需要全員協(xié)力參與”，一個團體的領(lǐng)導(dǎo)者對團體內(nèi)的工作施展具有決策權(quán)。首先檔案部門要確定領(lǐng)導(dǎo)成員，進(jìn)行職責(zé)劃分，制定各級職位的工作要求、職責(zé)，使其清楚檔案工作范圍、要求、方法，且對此工作負(fù)責(zé)；二是部門的經(jīng)費要預(yù)算好，便于檔案部門的各類硬件設(shè)施投入；三是保證部門檔案工作人員人數(shù)充足；四是檔案部門可定期舉行檔案知識的培訓(xùn)、講座和考試，給部門全體人員宣講檔案工作知識，提高檔案工作人員的檔案知識水平和工作能力；五是制定帶有獎勵機制的工作考核方案，激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)、工作積極性，使整個檔案的管理工作完善程度達(dá)到100%，保證檔案的齊全、提高服務(wù)質(zhì)量，也就是使高校檔案最大發(fā)揮作用。

（三）通過嚴(yán)格監(jiān)督把控過程確保檔案工作質(zhì)量

ISO9000認(rèn)證族標(biāo)準(zhǔn)的過程是面的控制，而不是點的控制，是全部生產(chǎn)過程的質(zhì)量控制，并要求過程具有標(biāo)識性、監(jiān)督性、可追溯性。ISO9000提出“任何一個組織活動都是一個過程”，在檔案工作的過程中每一個環(huán)節(jié)都影響著檔案工作的質(zhì)量，所以必須對工作整個過程做一個嚴(yán)格的質(zhì)量把控，防止錯誤發(fā)生。要做到過程控制，首先要明確了解檔案工作流程的每個環(huán)節(jié)，以及其特征，采用過程監(jiān)控的方法，把控好每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，出現(xiàn)問題及時解決，遏止一切可能出現(xiàn)的錯誤。

（四）不斷改進(jìn)保證檔案質(zhì)量的螺旋上升

ISO9000認(rèn)證族標(biāo)準(zhǔn)最后一項是持續(xù)改進(jìn)。不斷改進(jìn)保證檔案質(zhì)量的螺旋上升，“顧客對于組織單位的服務(wù)和產(chǎn)品的需求是不斷變化的，只有不斷改進(jìn)才能保證組織團體持續(xù)進(jìn)步發(fā)展”。因此ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)運用了PDCA循環(huán)方式，按照這一循環(huán)可以作出高校檔案使用服用過程的流程圖，如下。

（五）動員檔案需求者參與檔案工作

ISO9000提出“處理好組織機構(gòu)的供應(yīng)方的關(guān)系，不但能影響組織是否穩(wěn)定的發(fā)展，組織和供應(yīng)方達(dá)成互利互惠的共識，供應(yīng)方幫助組織去創(chuàng)造更高的價值”。首先我們明確高校檔案部門的主要服務(wù)對象就是學(xué)校學(xué)生和職工，其也是檔案工作的最大供應(yīng)方，可以與其達(dá)到互利的關(guān)系。比如在各團體部門進(jìn)行先進(jìn)評選、學(xué)術(shù)研究等方面提供相關(guān)的檔案，讓其感受到檔案服務(wù)帶來的便利，主動及時提交相關(guān)材料。

三、結(jié)語

將ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)引入高校檔案工作管理中是非常有利可行的。這樣可以穩(wěn)步提升高校檔案工作服務(wù)質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)于顧客，滿足檔案需求者的需要，為其提供最好的服務(wù)，建立一個強大的、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)平臺。

參考文獻(xiàn)：

[1]裴敏.ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)在高職院校教學(xué)質(zhì)量管理體系中的實踐研究[D]. 北京：中國科學(xué)院大學(xué)（工程管理與信息技術(shù)學(xué)院），2014.

[2]王海林.基于ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的高校教育質(zhì)量管理體系應(yīng)用研究[J].中國成人教育，2014（19）：27-29.

責(zé)任編輯：楊國棟