探究醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

龍一鳴+韓長(zhǎng)竹+田超

摘 要：近年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，為了滿足人們?cè)絹?lái)越高的生活質(zhì)量需求，我國(guó)積極進(jìn)行了醫(yī)療體系的建設(shè)和完善，在這種情況下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，服務(wù)也更加全面。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅同患者的健康息息相關(guān)，同時(shí)對(duì)我國(guó)醫(yī)療技術(shù)的創(chuàng)新以及醫(yī)療水平的整體提升具有重要的價(jià)值。正因?yàn)槿绱?，新時(shí)期我國(guó)在積極進(jìn)行醫(yī)療體系建設(shè)的過程中，必須增加對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視，為不斷提升我國(guó)醫(yī)療服務(wù)水平奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理工作 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2017） 04-0021-02

醫(yī)院運(yùn)行過程中，各項(xiàng)工作的開展都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，如護(hù)理、藥品管理以及行政管理等，這些資料通常會(huì)以聲像、影像、數(shù)據(jù)以及文字等形式構(gòu)成，是醫(yī)院未來(lái)優(yōu)化各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。由此可見，醫(yī)院日常運(yùn)行過程中，一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作就是檔案管理。然而，我國(guó)傳統(tǒng)醫(yī)院運(yùn)行過程中，在檔案管理工作方面還存在一定缺陷，新時(shí)期這一問題必須引起相關(guān)部門的高度重視，并有針對(duì)性的提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，才能夠?yàn)樘嵘陨淼木C合競(jìng)爭(zhēng)力奠定良好的基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的重要性

作為歷史記錄，檔案能夠從各個(gè)角度出發(fā)，對(duì)醫(yī)院運(yùn)行過程中的醫(yī)療水平、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行反映，在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行全面觀察的過程中可以發(fā)現(xiàn)，不同的歷史時(shí)期里，醫(yī)院呈現(xiàn)出了不同的醫(yī)療水平以及醫(yī)療技術(shù)能力，同時(shí)，各項(xiàng)檔案還對(duì)醫(yī)院的改革和創(chuàng)新進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，是醫(yī)院成長(zhǎng)和革新的重要見證。同時(shí)，這些歷史記錄也能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)和資料依據(jù)，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、提升自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵[1]。但是要想將醫(yī)院檔案的功能充分發(fā)揮出來(lái)，就要求醫(yī)院管理人員在日常工作中增加對(duì)檔案管理工作的重視，新時(shí)期，努力促進(jìn)信息技術(shù)同檔案管理工作的融合，提升信息搜集和分析處理效率，在科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的背景下，為檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。因此，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院在運(yùn)行過程中，必須努力進(jìn)行檔案管理工作方法以及模式的創(chuàng)新。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱

我國(guó)醫(yī)院傳統(tǒng)的運(yùn)行過程中，其將管理工作的重點(diǎn)放在了醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新方面，各種資金多數(shù)都被應(yīng)用在了學(xué)術(shù)研究方面，但是對(duì)檔案信息管理投入幾乎為零[2]。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是我國(guó)醫(yī)院相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理的重要性沒有產(chǎn)生深刻的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作只是單純的資料收集和儲(chǔ)存，不規(guī)范的檔案管理流程導(dǎo)致醫(yī)院工作人員在查找檔案的過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，更重要的是管理工作開展難度越來(lái)越高，一定程度上制約了醫(yī)院的全面發(fā)展。

2.管理制度有待完善

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，功能得到了完善，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代醫(yī)院運(yùn)行的需求，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法高效、全面搜集檔案資料，在實(shí)施管理的過程中也呈現(xiàn)出相對(duì)分散的特點(diǎn)，最終導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值無(wú)法充分的發(fā)揮出來(lái)。事實(shí)上，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院在運(yùn)行的過程中已經(jīng)意識(shí)到加大內(nèi)部管理的重要性，各個(gè)部門在實(shí)際運(yùn)行中，為了提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，都有針對(duì)性的制定了相對(duì)完善的規(guī)章制度，通過規(guī)范性較強(qiáng)的日常管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療水平的提升[3]。相比之下，檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)卻存在嚴(yán)重的滯后性，這主要體現(xiàn)在檔案管理部門并沒有針對(duì)具體的檔案管理流程進(jìn)行明確的規(guī)定，同時(shí)也沒有對(duì)檔案管理工作人員的操作行為等進(jìn)行規(guī)范化管理，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料的搜集、儲(chǔ)存、處理和分析的力度相對(duì)較低，檔案信息的不完善，導(dǎo)致嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象產(chǎn)生于檔案管理和醫(yī)院運(yùn)行中的海量檔案信息之間，因此積極加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)勢(shì)在必行。

3.醫(yī)院檔案管理缺少對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用

近年來(lái)，信息技術(shù)以日新月異的速度飛速發(fā)展，給人們的工作及生活帶來(lái)了極大的轉(zhuǎn)變[4]。多數(shù)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，為了有效面對(duì)較高的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)壓力，都將信息技術(shù)同企業(yè)管理進(jìn)行了有效融合，極大的提升了企業(yè)管理的效率和質(zhì)量，為提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力做出了重要的貢獻(xiàn)。相比之下，企業(yè)檔案管理工作在開展的過程中，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用程度卻相對(duì)較低，在對(duì)檔案進(jìn)行記錄的過程中，并未有針對(duì)性的開發(fā)、設(shè)計(jì)醫(yī)院專用的計(jì)算機(jī)軟件，與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員的信息技術(shù)水平也相對(duì)較低，因此，在實(shí)際進(jìn)行檔案記錄的過程中，不僅需要面對(duì)復(fù)雜的檢索過程，同時(shí)在檔案輸入和查詢的過程中速度也相對(duì)較慢。

4.醫(yī)院檔案管理工作效率低

從整體上來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)多數(shù)醫(yī)院在運(yùn)行中都制定了相對(duì)健全的檔案管理體制，但是在歸檔以及搜集檔案信息的過程中，始終擁有相對(duì)緩慢的速度，檔案的功能以及優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分的發(fā)揮出來(lái)，一定程度上制約了醫(yī)院的全面進(jìn)步。并且，醫(yī)院內(nèi)部是管理人員匯編以及搜集檔案資料的主要陣地，因此其所掌握的檔案信息無(wú)法對(duì)社會(huì)需求進(jìn)行充分的反映。再加上檔案管理人員在日常工作中沒有意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的重要性，更沒有樹立良好的服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際搜集資料中缺乏主動(dòng)性，因此導(dǎo)致滯后性在檔案搜集以及編制工作中體現(xiàn)出來(lái)。在這一過程中，醫(yī)院各個(gè)發(fā)展階段的實(shí)際運(yùn)行情況、取得的成就以及缺陷等都無(wú)法充分的反映出來(lái)，檔案管理的作用無(wú)法充分發(fā)揮。

5.醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提升

新時(shí)期，要想提升醫(yī)院檔案管理工作效率，將檔案的功能充分發(fā)揮出來(lái)，相關(guān)管理人員不僅應(yīng)當(dāng)擁有較強(qiáng)的專業(yè)管理能力，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)能夠?qū)τ?jì)算機(jī)知識(shí)等進(jìn)行充分的應(yīng)用，并且，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療水平、運(yùn)行特點(diǎn)等也應(yīng)當(dāng)有所了解，只有這樣，才能夠在日常管理工作中提升針對(duì)性，通過熟練的操作獲取全面的檔案管理信息，并在對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行充分利用的背景下，高效展開歸檔、整理以及編號(hào)等操作[5]。由此可見，新時(shí)期，在積極加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。

三、新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

1.樹立良好檔案管理意識(shí)

醫(yī)院管理工作中，一個(gè)重要組成部分就是檔案管理，加強(qiáng)檔案管理不僅可以對(duì)醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分的反映，同時(shí)還可以高效指導(dǎo)醫(yī)院未來(lái)的健康發(fā)展。而新時(shí)期要想提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者以及檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)樹立良好的檔案管理意識(shí)[6]。只有這樣，醫(yī)院運(yùn)行中，管理人員才會(huì)增加在檔案管理工作方面的投入，積極聘請(qǐng)綜合能力較強(qiáng)的檔案管理人員和先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，為檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.健全檔案管理制度

要想促使檔案管理工作質(zhì)量提升，必須對(duì)管理制度進(jìn)行完善，從而對(duì)管理人員的操作行為以及整個(gè)管理流程進(jìn)行規(guī)范。眾所周知，檔案管理工作具有復(fù)雜性、條理性強(qiáng)等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一定的隨意性，一定程度上降低了檔案管理工作質(zhì)量。而新時(shí)期，醫(yī)院必須從自身內(nèi)部運(yùn)行特點(diǎn)出發(fā)，有針對(duì)i型能夠的不斷健全檔案管理制度，并在對(duì)《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)進(jìn)行遵守的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的展開庫(kù)房管理、檔案移交和借閱等管理工作，確保各項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)有據(jù)可依，通過統(tǒng)一管理不同載體的檔案，為推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

3.加大醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)力度

新時(shí)期，要想切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，增加對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用是關(guān)鍵。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，需要在檔案管理工作開展的各個(gè)環(huán)節(jié)中融入信息技術(shù)，提升檔案搜集、儲(chǔ)存以及整理的效率[7]。同時(shí)，醫(yī)院相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)加大資金投入，聘請(qǐng)專業(yè)人員針對(duì)醫(yī)院需求開發(fā)響應(yīng)的檔案管理軟件，在對(duì)復(fù)印機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行綜合應(yīng)用的背景下，為從整體上提升檔案管理工作質(zhì)量做準(zhǔn)備。

4.提升醫(yī)院檔案編制水平

在提升檔案管理工作效率的過程中，促進(jìn)檔案編制水平的提升是關(guān)鍵。醫(yī)院應(yīng)加大管理力度，以自身發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)，有針對(duì)性的展開檔案編制管理，檔案管理人員應(yīng)有針對(duì)性的制定編制計(jì)劃，提升這一計(jì)劃的完整性，并通過有效監(jiān)督，確保檔案編制工作得以高效落實(shí)，為醫(yī)院充分利用編制結(jié)果，促進(jìn)自身的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

5.提高醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)

新時(shí)期，要想提升檔案管理工作質(zhì)量，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高。因此，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，展開對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)[8]。首先，從思想上加大教育力度，促使其樹立檔案管理服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部和外部資源的全面搜集和整理；第二，加大對(duì)管理人員信息技術(shù)水平的培訓(xùn)，促使其能夠在檔案管理工作中，熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)硬件和軟件展開檔案搜集、儲(chǔ)存、分析工作，為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的全面提升做準(zhǔn)備。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，近年來(lái)，我國(guó)積極落實(shí)了醫(yī)療體制改革，醫(yī)院在運(yùn)行過程中需要面對(duì)更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，要想提升自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，不僅應(yīng)從提升醫(yī)療技術(shù)和水平入手，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加大內(nèi)部管理力度，在這一過程中，醫(yī)院檔案管理工作的重要性突顯出來(lái)。新時(shí)期，此項(xiàng)工作必須引起相關(guān)管理人員的高度重視，并在同信息技術(shù)進(jìn)行緊密融合的背景下，提升檔案管理效率和質(zhì)量，只有這樣才能夠?yàn)獒t(yī)院的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：

龍一鳴（1981-），女，籍貫呼和浩特，學(xué)歷，本科，單位，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院，辦公室副主任，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

韓長(zhǎng)竹（1983-），女，籍貫遼寧省營(yíng)口，學(xué)歷：碩士，單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院，宣傳部部長(zhǎng)，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

通訊作者：田超（1987-），女，籍貫：黑龍江漠河，學(xué)歷：本科，單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院，團(tuán)委副書記，研究方向：醫(yī)院檔案管理。