檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

宋莉萍

摘 要： 發(fā)展檔案信息化能在一定程度上增強(qiáng)檔案管理效率和服務(wù)能力，從對檔案管理的全面優(yōu)化發(fā)揮著積極意義。在檔案信息化建設(shè)期間，對應(yīng)的管理人員要放眼未來，開拓創(chuàng)新，了解各項(xiàng)理論知識，熟練操作各項(xiàng)專業(yè)技能，掌握檔案管理新型思路。這篇文章我們對檔案信息化發(fā)展及檔案管理內(nèi)容是實(shí)施探究，解決當(dāng)前問題并提出建議，進(jìn)而為檔案管理高效發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的全面提升。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 信息化建設(shè) 檔案管理

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0014-01

前言

檔案信息化發(fā)展是當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵要素，相關(guān)管理人員在利用檔案信息化的基礎(chǔ)上實(shí)施檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的工作水平，降低管理失誤。檔案管理人員要積極推行檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理效率，達(dá)到檔案資源交流共享，由數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。

一、檔案信息化建設(shè)意義與特點(diǎn)

檔案信息化通常是在檔案管理機(jī)構(gòu)的集中指導(dǎo)下，結(jié)合信息技術(shù)來實(shí)施檔案管理工作，對檔案信息資源全面科學(xué)的處理，從而增強(qiáng)檔案管理工作效率。檔案信息化建設(shè)通常是把檔案實(shí)體保管任務(wù)作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從多方面研究檔案資源管理狀況。一般涉及到：第一，對檔案信息的獲取和保存過程實(shí)施管理，確保其科學(xué)性和一致性。第二，確保檔案管理模式是依據(jù)信息化目標(biāo)完成的改革。第三，要確保檔案信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，全面增強(qiáng)檔案信息資源的共享交流性。

檔案信息化內(nèi)容通常就是管理內(nèi)容的多樣性，一般有以下幾點(diǎn)：第一，檔案信息化能夠解決以往檔案管理工作的不足，在一定程度上增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量；第二，檔案信息化建設(shè)能充分運(yùn)用檔案檢索技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對檔案信息資源實(shí)施管理。第三，檔案信息化管理對計(jì)算機(jī)要求高，要全面利用多媒體技術(shù)的儲存特點(diǎn)，增強(qiáng)檔案管理水平。第四，檔案管理信息化發(fā)展與檔案管理工作的開展，要技術(shù)人員充分研究推行數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用效益，并且，要利用電子文件的管理網(wǎng)站，建立完善的檔案管理體系。

二、檔案信息化建設(shè)面臨的問題

在檔案信息化建設(shè)期間，面臨很多局限，阻礙著檔案管理工作的順利開展，一般有以下幾點(diǎn)：

第一，數(shù)據(jù)來源種類多，復(fù)雜。檔案信息化發(fā)展中，不同的檔案數(shù)據(jù)會交由各單位機(jī)構(gòu)管理，因不同的機(jī)構(gòu)單位數(shù)據(jù)庫有所差異，所以，在對各數(shù)據(jù)資源實(shí)施管理和傳輸期間，都會面臨很多差距，使得檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源更復(fù)雜。

第二，數(shù)據(jù)分散程度深。檔案信息化建設(shè)期間，檔案資源的分散程度較深，如，在處理建設(shè)局和稅務(wù)局的財(cái)務(wù)資料時，會面臨很多種類的信息，數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)在歸納財(cái)務(wù)報(bào)表期間，僅僅開展分散性管理，對檔案信息化建設(shè)的工作水平提升有一定的制約性。

第三，管理方式陳舊。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)期間，檔案管理形式陳舊，無法確保檔案管理質(zhì)量和效率，每十年開展一次檔案移交工作，每年對檔案進(jìn)行目錄匯總，使得檔案管理水平難以提升。

第四，認(rèn)知不足。檔案信息化建設(shè)為檔案管理提供很多發(fā)展途徑，能夠全面優(yōu)化檔案管理意識，然而，目前一些檔案信息化建設(shè)人員對檔案管理認(rèn)知不到位，無法確保檔案管理質(zhì)量和水平，更甚會引發(fā)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、檔案管理中檔案信息化建設(shè)方案

在檔案管理期間，相關(guān)工作人員一定要建立健全管理體制，增強(qiáng)管理效率和水平，更新檔案管理信息化建設(shè)體制，一般管理方法有以下幾點(diǎn)：

1.延伸檔案管理工作思路

在檔案信息化建設(shè)期間，對應(yīng)的管理人員要放眼未來，開拓創(chuàng)新，延伸檔案管理工作思路，了解各項(xiàng)理論知識，熟練操作各項(xiàng)專業(yè)技能，從而調(diào)整以往的檔案管理陳舊思想，研究出長遠(yuǎn)方案，在檔案保管的前提下，為管理人員帶來優(yōu)質(zhì)服務(wù)體驗(yàn)。

2.增強(qiáng)檔案信息管理水平

檔案信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)要足夠關(guān)注檔案信息管理水平，完善檔案管理體制。在信息技術(shù)的不斷發(fā)展更新下，電子檔案逐漸進(jìn)入到大眾視野，管理人員利用電子檔案進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息管理效率，優(yōu)化升級網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理，全面提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平。并且，檔案信息管理人員一定要把檔案電子資源作為主要途徑，發(fā)揮檔案資源的價值效益。既能夠?yàn)樯鐣斫?jīng)濟(jì)服務(wù)，還能帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。

3.建立健全檔案信息管理體制

檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)管理人員一定要足夠重視工程檔案信息管理建設(shè)，通常是由于在工程施工期間，檔案要素種類多，不管是工程立項(xiàng)還是改革，都要進(jìn)行記錄檔案，全面增強(qiáng)檔案管理水平。一方面，檔案信息管理人員要結(jié)合檔案信息化建設(shè)復(fù)雜程度來探究，把握檔案信息管理要求，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量水平。檔案管理相關(guān)人員要深入了解與明確計(jì)算機(jī)信息管理理論知識，積極參與軟件開發(fā)項(xiàng)目，利用科學(xué)的檔案工程管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理任務(wù)，并且，還有建立見我的檔案信息化管理體制，改善以往的檔案管理模式的缺陷性，增強(qiáng)工程信息共享效率，積極創(chuàng)造利于檔案管理的環(huán)境和條件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的效用。

四、總結(jié)

檔案信息化發(fā)展，是檔案管理工作的主要發(fā)展途徑，要完成好檔案信息化建設(shè)，就要技術(shù)、資金的全面支持。在檔案管理期間，相關(guān)人員一定要明確檔案信息化建設(shè)的重要意義，不斷增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效率，并且，檔案管理人員還有建立健全檔案管理體制，全面優(yōu)化檔案信息化的質(zhì)量水平，實(shí)現(xiàn)最初的檔案管理要求。檔案信息化建設(shè)能夠增強(qiáng)檔案管理工作水平，還能在一定程度上促進(jìn)檔案使用的便利性。

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